KI in der Kanzlei einführen: der Einstieg in sechs Schritten
Eine Belegnachforderung am Quartalsende, eine Rückfrage zum Bescheid, eine Vollmacht, die zur Unterschrift wartet. Ansatzpunkte für KI gibt es in der Kanzlei genug. Schwieriger ist die Entscheidung, womit die Kanzlei anfangen soll. Die BStBK bezeichnet einen niedrigschwelligen Einstieg mit klar abgegrenzten Pilotfällen ausdrücklich als möglich. Mandantendaten bleiben zunächst außen vor, während ein KI-Lotse und erste Prüfregeln festgelegt werden (BStBK-FAQ, Stand 27.01.2026, abgerufen am 21.09.2026).
Schritt 1: Welcher Anwendungsfall eignet sich für den Einstieg?
Beginnen Sie mit einer Aufgabe, die klar abgegrenzt ist und sich fachlich gut kontrollieren lässt. Ein Beispiel ist der Entwurf einer internen Zusammenfassung oder die Vorbereitung eines Schreibens auf Grundlage anonymisierter Angaben. Eine Person oder ein kleines Team übernimmt die Rolle des KI-Lotsen. Jede Ausgabe durchläuft von Beginn an eine menschliche Prüfung nach dem Human-in-the-Loop-Prinzip.
Halten Sie den ausgewählten Anwendungsfall schriftlich fest. Dazu gehören die zulässigen Inhalte, die zuständige Person und der Ort der Dokumentation. Treten Zweifel an Datenschutz oder Zuverlässigkeit auf, empfiehlt die BStBK, auf das betreffende Werkzeug zu verzichten.
Eine grundlegende Einordnung finden Sie ergänzend im Beitrag KI in der Steuerberatung.
Schritt 2: Welche Daten dürfen in das Werkzeug?
Vor dem ersten Test legen Sie fest, welche Informationen verarbeitet werden dürfen. Bei personenbezogenen Daten braucht die Kanzlei einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit den vorgeschriebenen Regelungen, unter anderem zu Weisungsbindung, Sub-Auftragsverarbeitern und Löschung nach Vertragsende. Hinzu kommt die berufsrechtliche Verschwiegenheit. § 62a StBerG verlangt eine sorgfältige Auswahl sowie einen Vertrag in Textform mit Verschwiegenheitsverpflichtung und Belehrung über die strafrechtlichen Folgen nach § 203 StGB.
Auch die DStV-Musterrichtlinie (Stand April 2026, abgerufen am 21.09.2026) verlangt bei externen KI-Diensten mit Personenbezug einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine wirksame Vertraulichkeitsverpflichtung. Fehlt diese Absicherung, dürfen ausschließlich anonymisierte oder nicht identifizierbare Inhalte verarbeitet werden. Auch dann prüft ein Mensch jedes Ergebnis vor der weiteren Verwendung.
Auch der europäische AI Act wirkt in diesen Schritt hinein. Seit der Digital-Omnibus-Novelle verpflichtet Art. 4 AI Act Anbieter und Betreiber nur noch dazu, die KI-Kompetenz ihres Personals zu fördern. Ein bestimmtes Niveau müssen sie nicht mehr sicherstellen. Für KI-generierte Inhalte mit Außenwirkung gilt seit dem 2. August 2026 die Kennzeichnungspflicht nach Art. 50 AI Act. Für Systeme, die vor dem 2. August 2026 auf dem Markt waren, läuft eine technische Übergangsfrist für die maschinenlesbare Kennzeichnung bis zum 2. Dezember 2026.
Weitere Prüfpunkte erläutert der Beitrag KI datenschutzkonform einsetzen.
Schritt 3: Nach welchen Kriterien wählen Sie das Werkzeug?
Prüfen Sie das Werkzeug anhand fester Kriterien. Die BStBK nennt fachliche Eignung, Datenschutz und Sicherheit, Hosting und Jurisdiktion, Vertragsbedingungen, Transparenz sowie Integration und Skalierbarkeit. Dazu gehören Referenzen aus der Steuerbranche, der Ausschluss einer Nutzung Ihrer Eingaben für Trainingszwecke, Verschlüsselung, bevorzugt Server in der EU, nachvollziehbare Quellenangaben und geeignete Schnittstellen.
Für eine DATEV-Steuerkanzlei sollte die Integration konkret geprüft werden. milia ergänzt DATEV und ersetzt es nicht. milia hostet alle Daten in Deutschland, in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt, und arbeitet DSGVO-konform. Der Auftragsverarbeitungsvertrag enthält die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG. Kundendaten werden nicht zum Training externer KI-Modelle genutzt. milia ist vom DStV empfohlen und autorisierter DATEV-Schnittstellenpartner.
Auch bei einem fachlich ausgerichteten Werkzeug gilt Human-in-the-Loop. Die KI-Assistenz bereitet Inhalte vor, ein Mensch prüft und gibt sie frei. Der Selbstcheck umfasst acht Fragen und dauert unter fünf Minuten. Der Beitrag KI-Tools im Vergleich bietet eine Marktübersicht.
Dokumentieren Sie die Auswahlentscheidung so, dass jedes Kriterium eine Anbieterangabe, ein Vertragsdokument oder ein Testergebnis als Beleg hat.
Schritt 4: Wie begrenzen Sie den Pilot zeitlich und fachlich?
Starten Sie die Testphase mit unverfänglichen Daten. IT und Datenschutzbeauftragte werden vor der Einführung eingebunden. Legen Sie vorab fest, wie Zeitersparnis, Fehlerquote und Mandantenzufriedenheit erfasst werden.
Während der Testphase kontrolliert der KI-Lotse die Nutzung. Fachliche Ergebnisse werden durch eine zuständige Person geprüft und freigegeben. Fehlen belastbare Erfahrungen oder häufen sich unzuverlässige Ergebnisse, wird das Werkzeug noch nicht für den Regelbetrieb freigegeben.
Schritt 5: Wer prüft und gibt KI-Ergebnisse frei?
Eine allgemeine Vorgabe wie „Ergebnisse bitte kontrollieren“ reicht organisatorisch nicht aus. Die DStV-Richtlinie sieht ein KI-Tool-Verzeichnis und ein Use-Case-Verzeichnis vor. Das erste hält fest, welches Werkzeug für welchen Zweck freigegeben ist und wer zuständig ist. Das zweite ordnet jedem Anwendungsfall eine Risikostufe zu. Nur erfasste Werkzeuge und Anwendungsfälle gelten als freigegeben.
Bei hoher fachlicher oder haftungsrechtlicher Tragweite steigt die Prüfintensität. Für Anwendungen der Risikostufe 3 verlangt die Richtlinie eine fachliche Prüfung vor jeder Weiterverwendung und die Freigabe durch eine verantwortliche Person. In der Risikostufe 4 entscheidet ausschließlich der Berufsträger oder die Kanzleileitung nach einer Einzelfallprüfung über die Verwendung.
Auch milia.AI arbeitet nach dem Human-in-the-Loop-Prinzip. Generierte Berichte, Schreiben und Analysen können vor dem Versand geprüft, bearbeitet und angepasst werden. Kein KI-generierter Inhalt wird automatisch ohne Freigabe an Mandanten versendet.
Schritt 6: Wann darf die Kanzlei skalieren?
Die Ausweitung auf weitere Teams folgt erst nach der Auswertung. Die BStBK empfiehlt dafür eine Nutzen-Aufwand-Matrix. Vorhaben mit hohem Nutzen und niedrigem Aufwand können bei guten Erfahrungen früh ausgerollt werden. Die Entscheidung orientiert sich an den vorher bestimmten Kriterien zu Zeitersparnis, Fehlerquote und Mandantenzufriedenheit.
Legen Sie zugleich fest, wer die Human-in-the-Loop-Prüfung im größeren Nutzerkreis übernimmt. Die Freigaberegeln müssen auch dann funktionieren, wenn mehrere Teams das Werkzeug verwenden. Am Ende steht eine schriftliche Entscheidung für Regelbetrieb, weitere Pilotphase oder Abbruch. Eine Ausweitung erfolgt nur, wenn die festgelegten Kriterien erreicht wurden.
Wie sich digitale Abläufe im Regelbetrieb auswirken, zeigen zwei milia-Kanzleien. Bei der F+S Steuerberatung dauerte die Mandatsannahme früher zwei bis vier Stunden je Mandant. Heute braucht sie höchstens 15 Minuten. Bei Steuerberater Drechsel läuft das Onboarding neuer Mandanten zu 90 Prozent über milia.
Was entscheidet die KI-Assistenz nicht selbst?
Am Ende trifft der Mensch die fachliche Entscheidung, nicht die KI-Assistenz. Nach dem Vier-Augen-Prinzip der BStBK liefert KI Vorarbeit, während der Berufsträger die endgültige fachliche Bewertung trifft. Die DStV-Richtlinie beschreibt Human-in-the-Loop ebenfalls als Grundprinzip. Je größer die fachliche oder haftungsrechtliche Tragweite ist, desto intensiver fallen Prüfung und Freigabe aus.
Besonders betroffen sind Schreiben an Mandanten, fachliche Bewertungen und risikoreiche Sachverhalte. In sehr hohen Risikostufen gehört auch die Frage auf den Tisch, ob die Kanzlei auf den KI-Einsatz im konkreten Fall verzichtet. Eine KI-Assistenz hebt weder Verschwiegenheitspflichten noch berufsrechtliche Verantwortung auf.
Häufige Fragen
Wie starten Steuerkanzleien am besten in die Nutzung von künstlicher Intelligenz?
Ein klar begrenzter Pilotfall ohne Mandantendaten schafft einen kontrollierbaren Einstieg. Die Kanzlei benennt einen KI-Lotsen, legt zulässige Inhalte fest und dokumentiert, wer die Ergebnisse prüft. Der Human-in-the-Loop bleibt während des gesamten Tests bestehen. Erst nach der Auswertung von Zeitersparnis, Fehlerquote und Mandantenzufriedenheit folgt die Entscheidung über den Regelbetrieb.
Was sollte eine Steuerkanzlei bei der Auswahl einer KI-Software beachten?
Fachliche Eignung, Datenschutz, Hosting, Vertragsbedingungen, Transparenz und Integration bilden den Prüfrahmen. Relevant sind außerdem der Ausschluss der Nutzung von Eingaben für Trainingszwecke, Verschlüsselung, nachvollziehbare Quellen und passende Schnittstellen. Vor der Einführung folgt eine Testphase mit unverfänglichen Daten. Sämtliche fachlichen Ausgaben müssen im Human-in-the-Loop geprüft und freigegeben werden.
Dürfen Mandantendaten in eine KI-Assistenz eingegeben werden?
Mandantendaten dürfen erst nach einer ausreichenden vertraglichen und berufsrechtlichen Absicherung verarbeitet werden. Erforderlich sind insbesondere ein Auftragsverarbeitungsvertrag und eine wirksame Vertraulichkeitsverpflichtung des Anbieters. Fehlen diese Voraussetzungen, bleiben nur anonymisierte oder nicht identifizierbare Inhalte. Ein Mensch kontrolliert die erzeugten Ergebnisse vor jeder Verwendung im Mandat.
Wer trägt die Verantwortung für KI-generierte Inhalte?
Verantwortlich bleiben die handelnden Personen und letztlich der Berufsträger. Die KI-Assistenz bereitet Inhalte vor, trifft aber keine endgültige fachliche Entscheidung. Risikostufe und Tragweite bestimmen, wie intensiv geprüft werden muss und wer freigeben darf. Bei sehr hohen Risiken entscheidet ausschließlich der Berufsträger oder die Kanzleileitung nach einer individuellen Prüfung.
Wann sollte ein KI-Pilot in den Regelbetrieb wechseln?
Der Übergang erfolgt nach einer dokumentierten Auswertung anhand der vorab festgelegten Erfolgskriterien. Dazu zählen Zeitersparnis, Fehlerquote und Mandantenzufriedenheit. Gute Erfahrungen allein reichen ohne dokumentierte Prüfung nicht aus. Zusätzlich müssen Werkzeug und Anwendungsfall freigegeben, Verantwortlichkeiten benannt und Human-in-the-Loop-Regeln festgelegt sein. Werden die Kriterien verfehlt, folgt eine weitere Testphase oder der Abbruch.