Kanzleiprozesse einmal abbilden. milia.io führt sie automatisch aus.
Heute erinnert sich Ihr Mitarbeiter am 8. des Monats: „Ich muss die UStVA starten."
Heute
Aufgaben werden für jeden Mandanten einzeln angelegt.
Erinnerungen gehen manuell per E-Mail oder Telefon raus.
Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Ablauf.
Mit milia.io
Aufgaben entstehen für alle Mandanten automatisch.
milia.io erinnert die Mandanten automatisch.
Ein definierter Prozess für die ganze Kanzlei.
Drei Schritte zum fertigen Prozess.
Aufgaben definieren
Auslöser wählen
Als Vorlage speichern
Beispiel: die monatliche FiBu als Workflow.
Startet von selbst
Am 1. des Monats legt milia.io für jeden FiBu-Mandanten einen eigenen Vorgang an.
Erinnert ohne Zutun
Bis die Belege da sind, erinnert milia.io den Mandanten per Push und E-Mail.
Bleibt mit DATEV verbunden
Belege landen im DATEV-Belegkorb, gebucht wird wie gewohnt in DATEV.
Dokumentiert jeden Schritt
Wer was wann erledigt hat, steht im Aktivitätsverlauf des Vorgangs.
Workflow-Vorlage
Monatliche Finanzbuchhaltung
Belege für den Monat anfordern
Mandant lädt Belege hoch
FiBu in DATEV bearbeiten
Fehlende Belege nachfordern
Vorgang abschließen
Wofür Kanzleien den Workflow Builder nutzen
Jeder wiederkehrende Ablauf mit festen Schritten eignet sich als Workflow. Diese Abläufe richten Kanzleien am häufigsten ein.
Monatliche FiBu
Belege anfordern, an fehlende Unterlagen erinnern, Buchhaltung in DATEV bearbeiten und den Vorgang abschließen.
Lohn
Bewegungsdaten beim Mandanten abfragen, die Abrechnung in DATEV erstellen und Auswertungen in der Mandanten-App bereitstellen.
Einkommensteuer
Unterlagen zum Jahreswechsel anfordern, die Erklärung in DATEV erstellen und Freigabe sowie Signatur beim Mandanten einholen.
Jahresabschluss
Unterlagen anfordern, den Abschluss intern mit Vier-Augen-Freigabe prüfen und dem Mandanten zur Unterschrift bereitstellen.
Mandantenonboarding
Stammdaten, Vollmacht, erste Belege und Erstgespräch in einem Ablauf, damit neue Mandanten von Anfang an strukturiert starten.
Häufige Fragen zum Workflow Builder
Was Kanzleien vor dem Einrichten des ersten Workflows wissen wollen.
Wann startet ein Workflow?
Zeitbasiert im Rhythmus des Mandats, also monatlich, quartalsweise oder jährlich, oder manuell per Klick. Bei zeitbasierten Workflows zeigt die Vorlage vorab, wann der nächste Vorgang startet.
Kann ich einen Workflow für viele Mandanten gleichzeitig starten?
Ja. Sie weisen eine Vorlage einem oder vielen Mandanten zu, etwa allen FiBu-Mandanten. milia.io legt für jeden Mandanten einen eigenen Vorgang an.
Was passiert in DATEV?
Die Facharbeit bleibt in DATEV. Der Workflow organisiert die Aufgaben drumherum: Belege landen im DATEV-Belegkorb, und Dokumente kommen direkt aus dem DATEV DMS.
Kann ich mitgelieferte Vorlagen anpassen?
Ja. Mitgelieferte Vorlagen sind schreibgeschützt. Sie duplizieren eine Vorlage und passen die Kopie an Ihre Kanzlei an. Eigene Vorlagen bearbeiten Sie jederzeit.
Funktioniert das auch für Quartalsmandanten?
Ja. Vorgänge lassen sich quartalsweise anlegen, und Aufgaben und Nachrichten in der Vorlage können an das Quartal gekoppelt werden. Mandanten wählen bei eigenen Anfragen den passenden Zeitraum einfach aus.
Kann ein Workflow-Schritt von milia.AI geschrieben werden?
Ja, als KI-Agent (aktuell in der Beta). In der Workflow-Vorlage wählen Sie „Aufgabe durch Assistent“ oder „Nachricht durch Assistent“. Der Schritt startet nach Zeitplan wie jeder andere, standardmäßig mit einer Freigabe durch Ihr Team. Mehr zu KI-Agenten
Kann ein Leistungsbereich mehrere Automatisierungen haben?
Ja. Für einen Leistungsbereich legen Sie mehrere Automatisierungen mit eigenem Startzeitraum an, etwa die laufende FiBu und die Unterlagen für den Jahresabschluss. Im Vorgang sehen Sie jederzeit, welche Automatisierungen als Nächstes geplant sind.
„Das Belegen-Hinterherlaufen hat endlich ein Ende. Das übernimmt milia.io jetzt automatisch für uns.“
