Setzen Sie Ihre Routineprozesse auf Autopilot.

Sie definieren wiederkehrende Arbeitsprozesse einmal, danach startet milia.io sie automatisch. Typische Workflows sind die Jahresabschluss-Vorbereitung mit Checklisten und Beleganforderungen, die monatliche Lohn- oder FiBu-Vorbereitung, Umsatzsteuervoranmeldungen und das Onboarding neuer Mandanten. Ihr Team wird eingebunden, sobald eine Entscheidung oder manuelle Tätigkeit ansteht. Man kann es sich vorstellen wie eine interaktive Checkliste, in die der Mandant direkt eingebunden ist.

Ja. Auch Workflow-Automatisierungen laufen in milia.io DSGVO-konform ab. Mandantendaten liegen in Rechenzentren in Frankfurt und werden ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet. Jeder Schritt eines Workflows wird im Aktivitätsverlauf des Vorgangs dokumentiert.

Ja, die Workflow-Automatisierung von milia.io ist tief mit DATEV integriert. Workflows können auf DATEV-Daten zugreifen, etwa um Mandantenstammdaten abzurufen, Dokumente aus dem DMS zu verarbeiten oder Statusänderungen in DATEV auszulösen. Das macht milia.io zur idealen Ergänzung für alle Kanzleien, die DATEV als Kernsystem nutzen, aber ihre Prozesse drumherum digitalisieren und automatisieren möchten.

Ein Workflow ist in milia.io eine Folge von Aufgaben. Sie kombinieren Aufgabentypen wie Mandantenaufgabe, Kanzleiaufgabe, Freigabe, Signatur und Beleganforderung, legen Fristen und Verantwortliche fest und wählen, ob der Workflow zeitbasiert oder manuell startet. Ein Workflow für die Jahresabschluss-Vorbereitung fordert zum Beispiel Belege an, erinnert den Mandanten automatisch und legt danach die Aufgaben für Ihr Team an. Programmierkenntnisse brauchen Sie dafür nicht.

Nein. Der Workflow Builder ist so gebaut, dass er ohne IT- oder Programmierkenntnisse bedient werden kann. Prozessschritte sind in einfacher Sprache beschrieben, und mitgelieferte Vorlagen dienen als Ausgangspunkt. In der Praxis richten erfahrene Mitarbeitende oder Kanzleiinhaber Workflows selbst ein, ganz ohne IT-Dienstleister.

Workflows in milia.io können durch verschiedene Ereignisse ausgelöst werden: Zeitbasiert (täglich, wöchentlich, monatlich, zu einem festen Datum) oder manuell durch einen Mitarbeiter. Kombinationen sind möglich: Ein Workflow startet automatisch zum Monatsbeginn und passt seinen weiteren Verlauf je nach eingegangenem Mandanten-Feedback an. Diese Flexibilität ermöglicht die Automatisierung auch komplexer Kanzleiprozesse.