KI datenschutzkonform in der Steuerkanzlei: DSGVO, § 203 StGB, EU AI Act und Hosting in Deutschland
Darf eine Steuerkanzlei Mandantendaten durch eine KI verarbeiten lassen? Das hängt von drei getrennten Prüfungen ab. Die Einbindung des Anbieters muss mit dem Berufsgeheimnis vereinbar sein. Die Datenverarbeitung muss die DSGVO erfüllen. Zusätzlich gelten die jeweils anwendbaren Vorgaben des EU AI Act.
Eine vertrauliche Rückfrage zum Bescheid gehört daher nicht ungeschützt in einen öffentlichen KI-Dienst. Die Bundessteuerberaterkammer warnt ausdrücklich davor, vertrauliche Mandantendaten in öffentliche Dienste wie ChatGPT einzugeben, weil dies gegen berufsrechtliche Verschwiegenheitspflichten und § 203 StGB verstoßen kann.
Was bedeutet § 203 StGB für einen KI-Dienstleister?
§ 203 StGB schützt das Berufsgeheimnis von Steuerberaterinnen, Steuerberatern und Steuerbevollmächtigten. Die Vorschrift erlaubt aber die Einbindung externer IT- und KI-Dienstleister unter Bedingungen. Steuerkanzleien dürfen Geheimnisse gegenüber mitwirkenden Personen offenbaren, soweit der Zugriff für deren konkrete Tätigkeit erforderlich ist. Das kann auch weitere eingesetzte Sub-Dienstleister umfassen. § 62a Abs. 2 StBerG verlangt dafür allerdings eine vertragliche Regelung und die Zustimmung des Berufsträgers zur Einbeziehung.
Die Begrenzung auf das Erforderliche ist dabei der Kern. Ein Anbieter sollte nur auf diejenigen Informationen zugreifen, die er für den festgelegten Anwendungsfall benötigt. § 62a StBerG verlangt außerdem eine sorgfältige Auswahl und einen Vertrag in Textform. Dieser muss den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichten und über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung belehren.
Mit der Vertragsunterschrift endet die Verantwortung nicht. Verzichtet der Berufsträger auf die vorgeschriebene Verschwiegenheitsverpflichtung und offenbart die mitwirkende Person daraufhin ein fremdes Geheimnis, kann dies nach § 203 Abs. 4 Satz 2 Nr. 1 StGB strafbar sein. Ohne eine solche Offenbarung bleibt es beim Berufsrechtsverstoß nach § 62a StBerG. Auch die mitwirkende Person macht sich strafbar, wenn sie ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart.
Bei einem Dienstleister im Ausland verlangt § 62a StBerG ein Schutzniveau, das mit Deutschland oder der Europäischen Union vergleichbar ist. Diese berufsrechtliche Prüfung steht eigenständig neben den Datenschutzanforderungen.
Welche Anforderungen stellt die DSGVO?
Die Steuerkanzlei bleibt für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich. Sie darf nur Auftragsverarbeiter einsetzen, die ausreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag muss unter anderem Zweck und Dauer der Verarbeitung, Datenarten, betroffene Personengruppen, Weisungsbindung, Vertraulichkeit und Sicherheitsmaßnahmen regeln. Hinzu kommen Vorgaben für Sub-Auftragsverarbeiter, Betroffenenrechte sowie die Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende.
Art. 32 DSGVO verlangt ein Sicherheitsniveau, das zum jeweiligen Risiko passt. Dazu zählen etwa Verschlüsselung und Pseudonymisierung, die Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Systeme sowie regelmäßige Prüfungen der eingesetzten Schutzmaßnahmen. Eine allgemeine Aussage wie „sicher gehostet“ reicht für die Anbieterprüfung daher nicht aus.
Der tatsächliche Verarbeitungsort verdient besondere Aufmerksamkeit. Nutzt ein Anbieter im Hintergrund einen Dienst in den USA, kann ein Drittlandtransfer vorliegen, selbst wenn der direkte Vertragspartner seinen Sitz in der Europäischen Union hat. Dann muss die Kanzlei zusätzlich die Anforderungen aus Kapitel V DSGVO prüfen, etwa einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln.
Findet die Verarbeitung nachweislich ausschließlich in Deutschland oder der Europäischen Union statt und ist auch kein Zugriff aus einem Drittland möglich, entfällt diese zusätzliche Prüfung. Bereits ein Fernzugriff durch Support, Administration oder eine Muttergesellschaft außerhalb der EU ist eine Übermittlung im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO. Der Auftragsverarbeitungsvertrag und die Prüfung der Sicherheitsmaßnahmen bleiben dennoch erforderlich.
Was gilt aktuell nach dem EU AI Act?
Der EU AI Act ist seit dem 1. August 2024 in Kraft und gilt gestuft. Die Verbote und die Pflicht zur KI-Kompetenz greifen seit dem 2. Februar 2025, die Pflichten für allgemeine KI-Modelle seit dem 2. August 2025. Seit dem 2. August 2026 gilt die Verordnung in weiten Teilen. Die Transparenzpflichten aus Art. 50, darunter Vorgaben zur Kennzeichnung bestimmter KI-Interaktionen und KI-generierter Inhalte, gelten ebenfalls seit diesem Datum. Für Systeme, die vor dem 2. August 2026 in Verkehr gebracht wurden, gilt die Pflicht zur maschinenlesbaren Kennzeichnung erst ab dem 2. Dezember 2026.
Laut Bundessteuerberaterkammer fallen die typischen KI-Anwendungen einer Steuerkanzlei gewöhnlich nicht in die Hochrisiko-Kategorien. Dazu zählen etwa Recherche, Unterstützung bei der Buchhaltung oder das Formulieren von Texten. Anders kann die Bewertung ausfallen, wenn eine Kanzlei ein eigenes System für behördliche Entscheidungen oder besonders sensible Datenanalysen entwickelt.
Für eigenständige Hochrisiko-KI-Systeme nach Anhang III beginnen die betreffenden Pflichten am 2. Dezember 2027. Für Hochrisiko-KI als Sicherheitsbauteil eines regulierten Produkts nach Anhang I gilt der 2. August 2028. Diese Fristen beruhen auf der Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744, die am 27. Juli 2026 in Kraft getreten ist.
Anbieter und Betreiber müssen die KI-Kompetenz ihres Personals unterstützen. Für den Kanzleialltag bietet sich dafür eine interne Richtlinie an, die freigegebene Tools, erlaubte Anwendungsfälle und den Umgang mit Daten festlegt. Der DStV empfiehlt außerdem ein KI-Tool-Verzeichnis und ein Use-Case-Verzeichnis.
Woran erkennen Sie einen geeigneten KI-Anbieter?
Eine belastbare Prüfung beginnt beim konkreten Vorgang. Bei einer Belegnachforderung am Quartalsende verarbeitet eine KI andere Informationen als bei einem allgemeinen Textentwurf ohne Mandantenbezug. Der DStV ordnet die Prüfung deshalb nach Tool, Anwendungsfall, Daten und Risiko.
Prüfen Sie vor der Freigabe mindestens diese Punkte:
Der Anbieter stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit, der die Pflichtinhalte aus Art. 28 Abs. 3 DSGVO abdeckt.
Der Vertrag enthält die erforderliche Verschwiegenheitsverpflichtung und die Belehrung über strafrechtliche Folgen.
Hosting, KI-Verarbeitung und mögliche Sub-Dienstleister sind benannt. Bei einer Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union liegt eine tragfähige Grundlage für den Drittlandtransfer vor.
Technische und organisatorische Maßnahmen sind nachvollziehbar dokumentiert. Dazu können Verschlüsselung und die Zertifizierung des eingesetzten Rechenzentrums gehören.
Der Anbieter erklärt eindeutig, ob Eingaben, Dokumente oder Arbeitsergebnisse zum Training externer Modelle verwendet werden.
Ein Human-in-the-Loop ist vorgesehen. Die KI-Assistenz bereitet vor, qualifiziertes Fachpersonal prüft das Ergebnis und gibt es frei.
Diese letzte Grenze ist fachlich wesentlich. Eine KI-Assistenz darf einen Antwortentwurf zu einer Rückfrage vorbereiten. Die endgültige steuerliche Bewertung und die Freigabe bleiben beim Berufsträger.
Dafür verlangt die BStBK ein Vier-Augen-Prinzip.
Für milia.AI macht milia dazu konkrete Angaben. milia hostet alle Daten in Deutschland, in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt, und arbeitet DSGVO-konform. Der Auftragsverarbeitungsvertrag enthält die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG. Kundendaten werden nicht zum Training externer KI-Modelle genutzt. Bei milia.AI gilt Human-in-the-Loop. Kein KI-generierter Inhalt geht ohne Freigabe durch das Team an Mandanten.
milia ergänzt DATEV. Bei der DATEV-Integration kann milia.AI beispielsweise offene Posten aus DATEV auslesen und daraus eine Aufgabe für den Mandanten vorbereiten. milia ist seit 2023 autorisierter DATEV-Schnittstellenpartner und wird vom DStV empfohlen.
Häufige Fragen
Wie kann eine kleine Steuerkanzlei KI datenschutzkonform und mit Hosting in Deutschland nutzen?
Ein klar begrenzter Anwendungsfall bildet den Ausgangspunkt. Danach prüft die Kanzlei Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschwiegenheitsverpflichtung, technische Schutzmaßnahmen, Verarbeitungsort und Sub-Dienstleister. Hosting in Deutschland erleichtert die Prüfung des Drittlandtransfers, ersetzt aber keine Vertragsprüfung. Jedes fachliche Ergebnis muss durch einen Menschen kontrolliert und freigegeben werden.
Was sollte eine Steuerkanzlei bei der Auswahl einer KI-Software beachten?
Vor dem Einsatz sollte die Kanzleileitung das Tool ausdrücklich freigeben, den vorgesehenen Anwendungsfall definieren und die verarbeiteten Daten bewerten. Hinzu kommen ein vollständiger Auftragsverarbeitungsvertrag, dokumentierte Sicherheitsmaßnahmen und klare Angaben zur Trainingsnutzung, und der DStV empfiehlt, freigegebene Systeme und Anwendungsfälle in getrennten Verzeichnissen zu dokumentieren. Orientierung bietet auch ein Überblick zu KI-Tools im Vergleich.
Dürfen Mandantendaten in öffentliche KI-Dienste eingegeben werden?
Vertrauliche Mandantendaten dürfen nach der BStBK nicht ungeschützt in öffentliche KI-Dienste wie ChatGPT eingegeben werden. Dadurch können berufsrechtliche Verschwiegenheitspflichten und § 203 StGB verletzt werden. Vor jeder Nutzung braucht die Kanzlei einen freigegebenen Dienst, einen definierten Anwendungsfall und eine Prüfung der vertraglichen sowie technischen Schutzmaßnahmen.
Reicht ein Serverstandort in Deutschland für die DSGVO-Konformität?
Der Serverstandort beantwortet lediglich einen Teil der Prüfung. Zusätzlich benötigt die Kanzlei einen Auftragsverarbeitungsvertrag, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sowie Klarheit über Sub-Dienstleister und Datenflüsse. Sie muss auch prüfen, ob ein externer KI-Anbieter im Hintergrund Daten außerhalb der Europäischen Union verarbeitet.
Muss jedes KI-Ergebnis von einem Menschen geprüft werden?
Nach den Hinweisen der BStBK bleiben die fachliche Bewertung und Entscheidung beim Berufsträger. Ein Human-in-the-Loop bedeutet, dass die KI-Assistenz einen Entwurf oder eine Vorarbeit liefert und qualifiziertes Fachpersonal diesen Inhalt prüft. Ohne Freigabe sollte kein KI-generiertes Ergebnis an einen Mandanten gehen.
Wie lassen sich sensible Unterlagen außerhalb der KI sicher austauschen?
Sensible Unterlagen sollten über einen kontrollierten Übertragungsweg mit klaren Zugriffsrechten ausgetauscht werden. Eine ungeschützte E-Mail oder die Eingabe in einen öffentlichen KI-Dienst schafft unnötige Risiken. Hinweise zur organisatorischen Trennung von Datenaustausch und KI-Verarbeitung finden Sie unter sichere Übermittlung sensibler Unterlagen und im Mandantenportal im Vergleich.
Stand: September 2026. Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Überblick und ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.