Gespeicherte Workflows per Klick oder automatisch starten.
Wiederkehrende Abläufe, heute und mit Vorlagen
Ob FiBu, Lohn oder Einkommensteuer: Dieselben Schritte wiederholen sich bei jedem Mandanten.
Heute
Jeder Vorgang wird von Hand angelegt.
Schritte und Fristen kennen nur einzelne Mitarbeitende.
Neue Kolleginnen lernen den Ablauf durch Nachfragen.
Bei 200 Mandanten heißt das 200-mal dieselbe Arbeit.
Mit Vorlagen in milia.io
Einmal definiert, für beliebig viele Mandanten gestartet.
Schritte und Fristen stehen in der Vorlage.
Neue Mitarbeitende sehen sofort den nächsten Schritt.
200 Mandanten, ein Prozess.
Vorlage auswählen. Mandanten zuordnen. Fertig.
Vorlage auswählen
Mandanten zuordnen
Vorlage auswählen
Beispiel: die Vorlage für die monatliche FiBu.
Einmal anlegen, jeden Monat nutzen
Die Vorlage startet am 1. des Monats und legt für jeden zugeordneten Mandanten einen Vorgang an.
Gleicher Ablauf für das ganze Team
Neue Mitarbeitende sehen sofort, welcher Schritt als Nächstes ansteht.
Anpassbar an Ihre Kanzlei
Fristen, Texte und Zuständigkeiten ändern Sie in der Vorlage, nicht in jedem Vorgang.
Mit DATEV verbunden
Belege landen im DATEV-Belegkorb, gebucht wird wie gewohnt in DATEV.
Workflow-Vorlage
Monatliche Finanzbuchhaltung
Belege für den Monat anfordern
Mandant lädt Belege hoch
FiBu in DATEV bearbeiten
Fehlende Belege nachfordern
Vorgang abschließen
Mitgelieferte Vorlagen für die wichtigsten Kanzleiprozesse
milia.io liefert fertige Vorlagen für wiederkehrende Abläufe mit. Sie sind schreibgeschützt: Sie duplizieren eine Vorlage, passen Aufgaben, Fristen und Texte an Ihre Kanzlei an und starten sie für einen oder viele Mandanten.
Monatliche FiBu
Belege für den Buchungszeitraum anfordern, an Fehlendes erinnern, in DATEV bearbeiten und den Vorgang abschließen. Varianten für den Beleg-Upload über milia.io oder über DATEV.
Monatliche Lohnabrechnung
Bewegungsdaten beim Mandanten abfragen, die Abrechnung in DATEV erstellen und die Auswertungen in der Mandanten-App bereitstellen.
Jahresabschluss
Unterlagen anfordern, den Abschluss intern mit Vier-Augen-Freigabe prüfen und dem Mandanten zur digitalen Unterschrift bereitstellen.
Beleganforderung zur Einkommensteuer
Unterlagen nach Jahresende oder laufend im Kalenderjahr anfordern. Der Mandant lädt über milia.io hoch, die Belege gehen nach DATEV Meine Steuern.
Bescheidprüfung
Bescheid aus dem DATEV DMS wählen, milia.AI gleicht ihn mit der Erklärung ab und entwirft die Ergebnismitteilung. Nach Ihrer Freigabe erhält der Mandant beides in der App.
Mandatsaufnahme
Stammdaten, Vollmacht, erste Belege und Erstgespräch in einem Ablauf, damit neue Mandanten strukturiert starten.
Dazu kommen Vorlagen für Vorauszahlungen, Beleganforderungen im Folgejahr und weitere private Steuern. Eigene Abläufe bauen Sie mit dem Workflow Builder.
Häufige Fragen zu Workflow-Vorlagen
Was Kanzleien wissen wollen, bevor sie die erste Vorlage starten.
Welche Vorlagen liefert milia.io mit?
Vorlagen für FiBu, Lohn, Jahresabschluss, die Beleganforderung zur Einkommensteuer und die Bescheidprüfung. Dazu kommen Vorlagen für Vorauszahlungen und weitere private Steuern sowie die Mandatsaufnahme als Add-on.
Kann ich mitgelieferte Vorlagen ändern?
Mitgelieferte Vorlagen sind schreibgeschützt. Sie duplizieren eine Vorlage und passen die Kopie an, etwa Fristen, Texte oder Zuständigkeiten.
Wie starte ich eine Vorlage für viele Mandanten?
Sie ordnen der Vorlage die passenden Mandanten zu, zum Beispiel alle FiBu-Mandanten. Danach startet sie automatisch zum festgelegten Zeitpunkt oder manuell per Klick, mit einem eigenen Vorgang pro Mandant.
Was ist der Unterschied zum Workflow Builder?
Im Workflow Builder legen Sie die Schritte eines Ablaufs fest. Gespeichert wird daraus eine Vorlage, die Sie für Ihre Mandanten starten.
Kann eine Vorlage auch KI-Schritte enthalten?
Ja, mit den KI-Agenten (aktuell in der Beta). Neben normalen Aufgaben und Nachrichten fügen Sie „Aufgabe durch Assistent“ oder „Nachricht durch Assistent“ hinzu, zum Beispiel für die monatliche Belegerinnerung. Im Vorgang ist vorab sichtbar, welcher Assistent wann tätig wird. Mehr zu KI-Agenten
Gibt es Vorlagen für Quartalsmandanten?
Ja. Vorlagen starten monatlich, quartalsweise oder jährlich. Für Quartalsmandanten legt milia.io den Vorgang pro Quartal an, und die Aufgaben richten sich nach diesem Zeitraum.
„Das Belegen-Hinterherlaufen hat endlich ein Ende. Das übernimmt milia.io jetzt automatisch für uns.“
