Mandantenportal für Steuerberater: Auswahlkriterien, Funktionen und Anbieter im Vergleich 2026
Der Mandant schickt Belege per E-Mail. In der Kanzlei lädt eine Mitarbeiterin die Anhänge herunter, prüft die Zuordnung, benennt Dateien um und legt sie im richtigen System ab. Fehlt ein Beleg, beginnt die Rückfrage erneut per E-Mail. Gerade bei einer Belegnachforderung am Quartalsende entsteht so viel manuelle Sortierarbeit.
Ein Mandantenportal soll diesen Ablauf ordnen. Doch der Begriff sagt wenig darüber aus, welche Prozesse eine Lösung tatsächlich abdeckt. Manche Portale konzentrieren sich auf den Belegupload. Andere verbinden Nachrichten, Aufgaben, Dokumente und Signaturen mit den Kanzleiprozessen. Wieder andere gehören zu einer eigenständigen Kanzleisoftware und haben keinen DATEV-Bezug.
Für eine DATEV-Steuerkanzlei zählt deshalb weniger die längste Funktionsliste. Es zählt, wie der Weg vom Mandanten über das Portal bis in DATEV und wieder zurück aussieht. Das gilt besonders für Kanzleien ab rund 10 Mitarbeitenden, in denen mehrere Personen an einem Mandat arbeiten und Rückfragen zuverlässig übergeben werden müssen.
Was leistet ein Mandantenportal in einer Steuerkanzlei?
Im Kern schafft ein Mandantenportal einen geschützten digitalen Zugang zwischen Kanzlei und Mandant. Je nach Anbieter können Mandanten dort Belege hochladen, Nachrichten lesen, Unterlagen bereitstellen, Aufgaben bearbeiten oder Freigaben erteilen. Portale bieten mehrstufige Authentifizierungsverfahren, verschlüsselten Datentransfer und einen Zugriff unabhängig von den Bürozeiten, wie Haufe beschreibt (Stand 18.09.2025, abgerufen am 21.09.2026).
Der praktische Nutzen zeigt sich bei alltäglichen Vorgängen. Wartet eine Vollmacht auf Unterschrift, sollte die zuständige Person den Status sehen können. Bei einer Rückfrage zum Bescheid sollte nachvollziehbar bleiben, welche Nachricht, Aufgabe und Unterlage zusammengehören. Eine reine Upload-Fläche löst diese Anforderungen nur teilweise.
Auch die Kommunikation mit dem Mandanten verändert sich durch ein Portal. Statt Anhänge auf mehrere Postfächer zu verteilen, entsteht ein festgelegter digitaler Kanal. Die Kanzlei muss trotzdem regeln, welche Nachrichten weiterhin telefonisch besprochen werden und welche im Portal landen. Der persönliche Kontakt darf durch die digitale Kommunikation nicht verloren gehen.
Eine Übersicht über typische Kanäle in der Mandantenkommunikation hilft, Portal, E-Mail, Telefon und persönliche Beratung voneinander abzugrenzen. Eine verständliche und rechtssichere Kommunikation wird von Mandanten zunehmend erwartet und erfolgt häufiger digital.
Woran sollten Sie ein Mandantenportal messen?
Die Auswahl beginnt mit den vorhandenen Prozessen. Dokumentieren Sie zunächst, wo Unterlagen eintreffen, wer sie prüft, wie Rückfragen gestellt werden und an welcher Stelle DATEV ins Spiel kommt. Der Deutsche Steuerberaterverband stellt bei der digitalen Mandantenbuchhaltung das Zusammenspiel von Prozessen, Systemen und Rollen in den Mittelpunkt.
Aus dieser Bestandsaufnahme entstehen konkrete Prüfkriterien. Für eine DATEV-Steuerkanzlei gehören dazu vor allem die Integration, das Sicherheits- und Hostingkonzept, die Nutzung durch Mandanten, der Signaturprozess sowie die Steuerung von Aufgaben und Fristen.
Wie tief reicht die DATEV-Integration?
Der Hinweis „DATEV-kompatibel“ reicht für eine Auswahlentscheidung nicht aus. Fragen Sie, welche konkrete DATEV-Schnittstelle genutzt wird, in welche Richtung Daten fließen und welche Arbeit nach der Übertragung manuell bleibt.
Eine umfassende DATEV-Integration kann mehrere Bereiche verbinden. Bei milia sind sechs DATEV-Integrationen angebunden: Stammdaten, DATEV Dokumente, Unternehmen und Belege online, DATEV Meine Steuern, DATEV Personal und DATEV Zuständigkeiten. DATEV Dokumente deckt darin das Dokumentenmanagement ab. milia ist seit 2023 autorisierter DATEV-Schnittstellenpartner.
Beim Dokument zählen Hin- und Rückweg. Die Kanzlei sendet ein Dokument aus DATEV Dokumente an den Mandanten, und die signierte Fassung soll anschließend wieder im DMS liegen. milia bildet diesen Weg direkt ab.
Andere Anbieter konzentrieren sich auf einen bestimmten Übertragungsweg, beispielsweise auf Belege für DATEV Unternehmen online. Das kann für einen klar abgegrenzten Prozess ausreichen. Ein Dokumentenaustausch ist über diesen Weg nicht möglich, und auch Stammdaten, Zuständigkeiten oder Rückfragen werden darüber nicht abgebildet.
Prüffrage an den Anbieter: Welche DATEV-Produkte und Schnittstellen binden Sie an, in welche Richtung funktioniert der Austausch und welche Schritte erledigt meine Kanzlei weiterhin manuell?
Wo werden die Daten verarbeitet?
Steuerunterlagen enthalten besonders schutzbedürftige Informationen. Ein Portal muss daher erklären, wo Daten gespeichert und verarbeitet werden, welche technischen Schutzmaßnahmen gelten und welche Unterauftragnehmer beteiligt sind. Sensible Steuerunterlagen dürfen nur verschlüsselt versendet werden. Bei Cloud-Lösungen und E-Mail-Verschlüsselung ist auf die DSGVO-Konformität zu achten.
Die Angabe „Hosting in Europa“ ist weniger präzise als ein klar benanntes Hosting in Deutschland. Prüfen Sie zudem, worauf sich eine Zertifizierung bezieht. milia hostet alle Daten in Deutschland, in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt, und arbeitet DSGVO-konform. Der Auftragsverarbeitungsvertrag enthält die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG. Kundendaten werden nicht zum Training externer KI-Modelle genutzt. Auch die Daten aus der DATEV-Integration verarbeitet milia auf Servern in Deutschland. Bei milia.AI gilt Human-in-the-Loop. Kein KI-generierter Inhalt geht ohne Freigabe durch das Team an Mandanten.
Achten Sie bei Anbieterangaben auf den Geltungsbereich. Eine Aussage zum Hosting eines Signaturmoduls muss nicht automatisch für das gesamte Portal gelten. Dasselbe gilt für Zertifikate eines Rechenzentrums. Daraus folgt keine Zertifizierung des Softwareanbieters selbst.
Weiterführende Kriterien für die sichere Übermittlung sensibler Unterlagen sind Verschlüsselung, Zugriffssteuerung und ein nachvollziehbarer Ablageweg.
Fragen Sie deshalb konkret nach, in welchem Land Portal-, Kommunikations- und DATEV-Daten gespeichert und verarbeitet werden und auf welchen Teil der Leistung sich eine genannte Zertifizierung tatsächlich bezieht.
Wie alltagstauglich ist die Mandanten-App?
Die App ist im Auswahlprozess kein Nebenthema. Wenn Mandanten Belege nur umständlich hochladen können oder regelmäßig an der Anmeldung scheitern, wandern Unterlagen schnell zurück in die E-Mail. Prüfen Sie daher den gesamten Ablauf aus Mandantensicht, vom ersten Login bis zur erledigten Aufgabe.
Zur Grundausstattung können ein Fotoscan, Push-Benachrichtigungen und eine verständliche Aufgabenansicht gehören. Die native, kostenlose Mandanten-App von milia ist für iOS und Android verfügbar. Sie informiert per Push-Benachrichtigung über neue Aufgaben, ablaufende Fristen und offene Signaturen.
Das Anmeldeverfahren ist ebenso wichtig. Ein technisch sicheres Portal bringt wenig Entlastung, wenn die Kanzlei fortlaufend PINs erklären, Gerätewechsel begleiten oder Zugänge zurücksetzen muss. Prüfen Sie deshalb die Anmeldung ohne SmartLogin-Frust mit einer kleinen Gruppe typischer Mandanten.
Lassen Sie sich deshalb Schritt für Schritt zeigen, was ein Mandant bei Registrierung, Gerätewechsel, Passwortverlust, Belegupload und der Rückmeldung auf eine Aufgabe tatsächlich tun muss.
Wie funktioniert die elektronische Signatur?
„Freigabe“, „Freizeichnung“ und „E-Signatur“ bezeichnen nicht automatisch denselben Vorgang. Lassen Sie sich zeigen, wie der Mandant unterschreibt, welche Signaturstufen verfügbar sind und wo das Ergebnis abgelegt wird.
Bei milia unterschreiben Mandanten über DocuSign direkt in der App. Das signierte Dokument wird anschließend in das DMS zurückgeführt.
ADDISON beschreibt für sein separates E-Signatur-Modul eine einfache, eine fortgeschrittene und eine qualifizierte Stufe. Das Modul lässt sich laut Anbieterangaben im Browser und über die App „Mein Berater“ nutzen.
Agenda verwendet nach Anbieterangaben dagegen den Begriff „elektronische Freizeichnung“. Der Mandant prüft ein Dokument und gibt es per Klick frei. Der Anbieter bezeichnet diese Funktion nicht als Signatur oder Unterschrift.
Für die Auswahl ist deshalb der konkrete Anwendungsfall maßgeblich. Eine Freigabe kann für einen internen Abstimmungsschritt genügen. Bei einer Vollmacht, einem Vertrag oder einer anderen unterschriftsbedürftigen Unterlage muss die Kanzlei prüfen, welche Signaturart erforderlich ist.
Prüffrage an den Anbieter: Welche Signatur- oder Freigabeverfahren unterstützt das Portal, wie wird der Unterzeichner identifiziert und wohin gelangt die abgeschlossene Unterlage?
Braucht das Portal Aufgaben und Fristen?
Ein Dateiablageort zeigt zuverlässig, dass eine Unterlage vorhanden ist. Er zeigt nicht, wer als Nächstes handeln muss. Für arbeitsteilige Kanzleien sind Aufgaben, Zuständigkeiten, Fälligkeiten und Statusangaben deshalb wichtige Auswahlkriterien.
Typischerweise beginnt ein Vorgang mit einer Rückfrage, enthält einen angeforderten Beleg und endet mit einer Prüfung. Werden Nachricht, Aufgabe und Dokument getrennt geführt, müssen Mitarbeitende den Zusammenhang selbst rekonstruieren. milia bündelt Nachrichten, Aufgaben, Dokumente und Signaturen vorgangsbezogen an einem Ort und verbindet sie direkt mit DATEV.
Prüfen Sie zudem, ob Fristen nur innerhalb der Kanzlei sichtbar sind oder auch beim Mandanten ankommen. Push-Benachrichtigungen bei ablaufenden Fristen oder offenen Signaturen können verhindern, dass Mitarbeitende jeden Vorgang erneut per E-Mail anstoßen müssen.
Klären Sie vor der Entscheidung, ob Kanzlei und Mandant jederzeit erkennen können, wer handeln muss, welche Frist gilt und welche Nachricht oder Unterlage zur jeweiligen Aufgabe gehört.
Welche Anbieter kommen für Steuerkanzleien infrage?
Die folgende Tabelle ordnet die Anbieter nach DATEV-Weg, Mandanten-App, Signatur und Hosting ein. Sie ist keine Rangliste. Ein Portal mit eigener Kanzleisoftware verfolgt einen anderen Ansatz als eine Plattform, die DATEV ergänzt.
Welche Anbieter gibt es im Überblick?
milia verbindet Mandantenkommunikation und Vorgänge mit DATEV. Die sechs DATEV-Integrationen umfassen Stammdaten, DATEV Dokumente, Unternehmen und Belege online, DATEV Meine Steuern, DATEV Personal und DATEV Zuständigkeiten. Dokumente können aus DATEV Dokumente an Mandanten gesendet und nach der Signatur in das DMS zurückgeführt werden.
DATEV Meine Steuern ist auf die Zusammenarbeit bei Einkommensteuererklärungen ausgerichtet. Mandanten können steuerrelevante Belege und Daten digital mit der Kanzlei austauschen. Seit dem 15.08.2024 lassen sich außerdem persönliche Daten und Angaben zu Fahrtkosten, Homeoffice sowie Internet und Telefon direkt erfassen. Der Upload läuft über die separate App „DATEV Upload mobil“.
ADDISON Direkt (ehemals OneClick) ist das Mandantenportal von Wolters Kluwer und gehört zur eigenen Kanzleisoftware des Konzerns. Seit dem 29.06.2026 wird ADDISON Direkt ausgeliefert und löst OneClick ab (abgerufen am 24.09.2026). Nach Anbieterangaben unterstützt das Portal Nachrichten, Beleg- und Dateiuploads sowie strukturierte Ordner. Der neue BelegHub ersetzt dabei den bisherigen Belegupload. Für Mandanten nennt der Anbieter die Apps „Mein Berater“ und „Scan App“.
Agenda bietet nach Anbieterangaben eine sichere Cloud-Plattform für Auswertungen sowie für den Austausch von Dateien oder Dokumenten. Zum Angebot gehören eine Beleg-App und die elektronische Freizeichnung. Auf den geprüften Agenda-Seiten wird kein DATEV-Zusatzmodul beschrieben.
Steuerboard beschreibt nach Anbieterangaben Zugriffe auf mehrere DATEV-Bereiche. Details zu App und Signatur sind auf den geprüften Seiten nicht öffentlich belegt.
kanzlei.land ist seit Mai 2020 offizieller DATEV-Marktplatz-Partner. Nach Anbieterangaben lassen sich Belege am Computer, Tablet oder Smartphone hochladen und automatisch an DATEV Unternehmen online übermitteln. Zusätzlich beschreibt der Anbieter eine digitale Dokumentenverwaltung und einen Dokumentenaustausch innerhalb seiner eigenen Plattform, unabhängig vom Weg für Dokumente über DATEV Unternehmen online.
TaxDome ist eine Kanzleimanagementlösung mit Mandantenportal. Nach Anbieterangaben gehören eine native Mandanten-App für iOS und Android sowie E-Signaturen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur dazu (abgerufen am 24.09.2026). Die DATEV-Integration überträgt Unterlagen an DATEV Unternehmen online. Über diesen Weg gelangen nur Belege nach DATEV, keine Dokumente. Die Daten speichert TaxDome nach eigenen Angaben bei Amazon Web Services, der physische Speicherort richtet sich nach dem Standort der Kanzlei.
Wo liegt die Grenze eines Ein-Weg-Belegtransfers?
Ein Belegtransfer zu DATEV Unternehmen online deckt nur einen klar umrissenen Teil des Ablaufs ab. Der Mandant stellt einen Beleg bereit, das Portal übermittelt ihn an DATEV. Sobald zusätzlich Rückfragen, Stammdaten, Zuständigkeiten oder signierte Unterlagen verarbeitet werden, braucht die Kanzlei weitere Wege und Ablageregeln.
Beleg und Dokument sind dabei fachlich zu trennen. Drittanbieter können über DATEV Unternehmen online Belege übertragen. Ein Austausch von Dokumenten über diesen Weg ist nicht möglich. Aussagen wie „Dokumente werden an DATEV Unternehmen online übertragen“ beschreiben den technischen Weg deshalb falsch.
Als Beispiel dient die Vollmacht, die zur Unterschrift wartet. Sie ist kein Buchungsbeleg. Soll sie aus dem DMS versendet, vom Mandanten unterschrieben und anschließend wieder richtig abgelegt werden, muss das Portal einen Dokumenten- und Signaturprozess unterstützen. Bei milia läuft dieser Weg über DATEV Dokumente und DocuSign zurück ins DMS.
Auch eine tiefe Integration beseitigt nicht jede fachliche Prüfung. Eine Signatur muss zum Anwendungsfall passen, eine Zuordnung muss nachvollziehbar bleiben und die Kanzlei trägt weiterhin die Verantwortung für ihre Prozesse. Technologie kann Schritte vorbereiten und Informationen weitergeben. Mitarbeitende prüfen und geben fachlich relevante Ergebnisse frei.
Wie führt eine Kanzlei ein Mandantenportal ein?
Die Einführung sollte mit einem begrenzten, häufig wiederkehrenden Vorgang beginnen. Geeignet ist beispielsweise die monatliche Belegnachforderung oder die Freigabe einer Auswertung. Ein klarer Startprozess macht sichtbar, welche Rollen, Benachrichtigungen und DATEV-Wege funktionieren.
Ein praxistaugliches Vorgehen umfasst folgende Schritte:
Erfassen Sie den heutigen Ablauf vom Eingang beim Mandanten bis zur Ablage in DATEV. Halten Sie fest, an welchen Stellen E-Mail, lokale Ordner oder manuelle Übertragungen vorkommen. Das Zusammenspiel von Prozessen, Systemen und Rollen bildet die Grundlage der Digitalisierung.
Legen Sie fest, welcher Vorgang zuerst in das Portal wechselt. Prüfen Sie dabei den Hinweg zum Mandanten und den Rückweg in die Kanzlei. Ein reiner Upload-Test zeigt noch nicht, wie Rückfragen, Fristen und Freigaben funktionieren.
Testen Sie den Ablauf mit Mandanten, die unterschiedliche technische Erfahrungen mitbringen. Registrierung, Gerätewechsel, Scan, Rückmeldung und Signatur sollten Teil des Tests sein. Die Einführung benötigt Zeit und Schulung, Mandanten sollten früh informiert werden.
Definieren Sie Zuständigkeiten in der Kanzlei. Dazu gehören die Betreuung von Zugängen, die Bearbeitung offener Aufgaben und die Entscheidung, wann ein persönliches Gespräch erforderlich ist. Der persönliche Kontakt soll trotz Portal erhalten bleiben.
Prüfen Sie Exportwege und Vertragsbindung. Die Einführung bindet eine Kanzlei langfristig an den gewählten Anbieter. Deshalb gehören Datenzugriff, Wechselmöglichkeiten und die Folgen einer Kündigung in die Auswahl.
Anschließend sollte die Kanzlei das Portal schrittweise auf weitere Vorgänge ausdehnen. Die Kanzlei kann dabei beobachten, welche Mandanten den digitalen Weg sicher nutzen und wo Unterstützung erforderlich bleibt. Ein Whitepaper zur digitalen Kanzleiorganisation kann die interne Bestandsaufnahme strukturieren.
Welche Rolle spielt der persönliche Kontakt?
Gespräche lassen sich durch ein Mandantenportal nicht vollständig ersetzen. Es eignet sich für strukturierte Vorgänge, nachvollziehbare Rückfragen, sichere Übertragungen und klar zugewiesene Aufgaben. Beratungsbedarf, Konflikte oder erklärungsbedürftige Bescheide benötigen weiterhin persönlichen Kontakt.
Für die Auswahl zählt daher die Fähigkeit, digitale und persönliche Kommunikation sinnvoll zu verbinden. Ein Portal sollte Routine ordnen, ohne den Mandanten in jedem Fall auf einen anonymen digitalen Kanal zu verweisen. Die Kanzlei bestimmt, welcher Vorgang standardisiert wird und wo ein Gespräch sinnvoller ist.
Häufige Fragen
Welche Kriterien sind bei der Auswahl eines Mandantenportals für Steuerkanzleien wichtig?
Die wichtigsten Kriterien sind die konkreten DATEV-Schnittstellen, die Richtung des Datenaustauschs, Hosting und Datenverarbeitung, die Bedienung für Mandanten sowie Signatur-, Aufgaben- und Fristenprozesse. Prüfen Sie außerdem, wie Belege, Dokumente und Rückfragen getrennt behandelt werden. Die langfristige Bindung an einen Anbieter gehört ebenfalls in die Entscheidung.
Welche App können Mandanten statt DATEV Meine Steuern nutzen?
DATEV Meine Steuern besitzt keinen eigenen App-Namen. Der mobile Upload erfolgt über die separate App „DATEV Upload mobil“. Als Drittanbieter-Option bietet milia eine native, kostenlose Mandanten-App für iOS und Android, die Aufgaben, Push-Benachrichtigungen und Signaturen unterstützt. Welche App passt, hängt vom gewünschten DATEV-Weg und vom Umfang der Mandantenkommunikation ab.
Ist ein Mandantenportal dasselbe wie DATEV Unternehmen online?
DATEV Unternehmen online und ein Mandantenportal decken unterschiedliche Umfänge ab. Drittanbieter können Belege an DATEV Unternehmen online übertragen. Ein Portal kann darüber hinaus Nachrichten, Aufgaben, Fristen, Signaturen oder einen eigenen Dokumentenaustausch anbieten. Ein Austausch von Dokumenten über DATEV Unternehmen online ist für Drittanbieter nicht möglich.
Wie kommt ein signiertes Dokument zurück in das DMS?
Der Weg beginnt in DATEV Dokumente, dem Dokumentenmanagement von DATEV, das milia anbindet. Die Kanzlei sendet das Dokument an den Mandanten, der Mandant unterschreibt in der App, und die signierte Fassung wird in das DMS zurückgeführt. Für diesen Hin- und Rückweg braucht das Portal eine Anbindung an DATEV Dokumente. Ein reiner Belegupload kann für Buchungsbelege genügen. Er deckt aber keinen Dokumenten- und Signaturprozess ab.
Welche Rolle spielt das Hosting bei einem Mandantenportal?
Der Hostingstandort zeigt, in welchem Rechts- und Verarbeitungsraum die Daten liegen. Fragen Sie nach dem Speicherort, dem Verarbeitungsort und dem Geltungsbereich genannter Zertifikate. milia hostet alle Daten in Deutschland, in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt. Kundendaten werden nicht zum Training externer KI-Modelle genutzt. Sensible Steuerunterlagen benötigen verschlüsselte und DSGVO-konforme Übertragungswege.
Wie lange dauert die Einführung eines Mandantenportals?
Die erforderliche Zeit hängt von den ausgewählten Vorgängen, der Zahl beteiligter Rollen und dem Schulungsbedarf ab. Ein belastbarer allgemeiner Zeitraum lässt sich daraus nicht ableiten. Planen Sie Zeit für Prozessaufnahme, Pilotbetrieb, interne Zuständigkeiten und die Information der Mandanten ein. Haufe weist ausdrücklich auf den Schulungsaufwand und die frühzeitige Einbindung der Mandanten hin.
Kann ein Mandantenportal E-Mail vollständig ersetzen?
E-Mail bleibt für manche Kontakte nutzbar, sollte aber nicht der Standardweg für sensible Unterlagen und unübersichtliche Vorgänge sein. Ein Portal bietet verschlüsselten Datentransfer, geregelte Zugänge und eine nachvollziehbarere Zuordnung. Persönliche Gespräche bleiben ebenfalls erforderlich, wenn ein Sachverhalt Beratung oder Erklärung verlangt.