Digitale Mandatsannahme in der Steuerkanzlei: Ablauf, Pflichten und Werkzeuge

Formulare per E-Mail, manuelle Eingaben in DATEV und eine Vollmacht in der Unterschriftenmappe prägen vielerorts die Mandatsannahme. Eine digitale Mandatsannahme in der Steuerkanzlei führt diese Arbeitsschritte in einem geregelten Vorgang zusammen. Steuerkanzleien müssen insbesondere die Pflichten aus GwG, StBerG und DSGVO sowie die Anlage in DATEV berücksichtigen.

Was bedeutet digitale Mandatsannahme in der Steuerkanzlei?

Die digitale Mandatsannahme umfasst den Weg von der ersten Anfrage über Stammdaten, Prüfung und Vertragsunterlagen bis zur Anlage des neuen Mandats in DATEV. Für Steuerkanzleien gehören dazu Mandatsvertrag, Identifizierung, Vollmacht, Verschwiegenheit, Datenschutz und DATEV-Anlage.

Wie läuft die digitale Mandatsannahme in der Steuerkanzlei ab?

Unabhängig vom Werkzeug durchläuft eine Mandatsannahme sechs Schritte, an denen jeweils eine Pflicht hängt.

1. Anfrage. Der Interessent meldet sich, die Kanzlei prüft, ob sie das Mandat annimmt. Schon hier gilt die Verschwiegenheit nach § 57 StBerG.
2. Identifikation nach GwG. Bei Begründung der Geschäftsbeziehung greifen die allgemeinen Sorgfaltspflichten. Die Identifizierung erfolgt vor Begründung der Geschäftsbeziehung, bei natürlichen Personen anhand eines amtlichen Lichtbildausweises oder elektronischen Identitätsnachweises.
3. Wirtschaftlich Berechtigter. Bei Gesellschaften klärt die Kanzlei den wirtschaftlich Berechtigten. Ein Auszug aus dem Transparenzregister allein reicht dafür nicht.
4. Vollmachten. Die Kanzlei holt die Vollmacht ein, etwa für den Datenabruf bei der Finanzverwaltung. Die Vollmachtsdatenbank der Bundessteuerberaterkammer verwaltet solche Vollmachten.
5. Auftragsbestätigung und Mandatsvertrag. Honorarvereinbarung und Auftrag werden schriftlich festgehalten und unterschrieben. Beim Erheben der Daten informiert die Kanzlei über die Datenverarbeitung nach Art. 13 DSGVO.
6. Datenaufnahme und DATEV-Anlage. Die Stammdaten werden erfasst und das Mandat in DATEV angelegt. Die im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben zeichnet die Kanzlei auf.

Manuell bedeutet dieser Ablauf viele Einzelschritte über mehrere Systeme. Die Kanzlei sammelt die Informationen manuell, gibt Daten in DATEV ein und erstellt Verträge. Anschließend konvertiert und versendet sie die Unterlagen, holt Unterschriften ein, vervollständigt das Mandat und erledigt GwG-Prüfung, Dokumentation sowie Ablage.

Der digitale Workflow von milia umfasst drei Schritte. Die Kanzlei startet den Vorgang per Klick, erteilt die erforderlichen Freigaben und führt bei Bedarf die GwG-Prüfung durch. Der Ablauf reicht von der Anfrage bis zur DATEV-Anlage. Der Workflow verkürzt die Mandatsaufnahme von 2 bis 4 Stunden auf rund 15 Minuten.

Bei der F+S Steuerberatung mit 18 Mitarbeitenden dauert die Mandatsannahme nach Aussage von Furat Al-Obaidi heute höchstens 15 Minuten pro Mandant, zuvor waren es 2 bis 4 Stunden (Case Study F+S Steuerberatung).

Welche gesetzlichen Pflichten gelten bei der Mandatsannahme?

Geldwäschegesetz: Sorgfaltspflicht bei jeder neuen Geschäftsbeziehung

Steuerberater und Steuerbevollmächtigte zählen nach § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG zu den Verpflichteten (abgerufen am 01.10.2026). Die allgemeinen Sorgfaltspflichten gelten nach § 10 Abs. 3 Nr. 1 GwG bei der Begründung jeder neuen Geschäftsbeziehung, unabhängig vom Transaktionswert.

§ 10 Abs. 1 GwG verlangt die Identifizierung des Vertragspartners und gegebenenfalls der für ihn auftretenden Person. Die Kanzlei muss außerdem abklären, ob der Vertragspartner für einen wirtschaftlich Berechtigten handelt, Informationen über Zweck und angestrebte Art der Geschäftsbeziehung einholen und bewerten, feststellen, ob eine politisch exponierte Person vorliegt, und die Geschäftsbeziehung kontinuierlich überwachen.

§ 11 Abs. 1 Satz 1 GwG verlangt die Identifizierung vor Begründung der Geschäftsbeziehung. Nach Satz 2 kann sie auch noch während der Begründung unverzüglich abgeschlossen werden, wenn dies erforderlich ist, um den normalen Geschäftsablauf nicht zu unterbrechen, und ein geringes Risiko der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung besteht. § 12 GwG nennt für die Überprüfung bei natürlichen Personen unter anderem einen gültigen amtlichen Lichtbildausweis oder einen elektronischen Identitätsnachweis, bei juristischen Personen unter anderem einen Registerauszug, Gründungsdokumente oder gleichwertige beweiskräftige Dokumente.

Verschwiegenheit und Dienstleistervertrag nach dem Steuerberatungsgesetz

§ 57 Abs. 1 StBerG verpflichtet Steuerberater zur Verschwiegenheit über alles, was in Ausübung des Berufs bekannt geworden ist. Das betrifft bereits die Identitäts- und Mandantendaten aus dem Aufnahmeformular. § 62a Abs. 1 StBerG erlaubt der Kanzlei, einem Dienstleister wie einer Plattform den Zugang zu diesen Tatsachen zu eröffnen, soweit dies für die Inanspruchnahme der Dienstleistung erforderlich ist (abgerufen am 01.10.2026).

§ 62a Abs. 2 StBerG verlangt eine sorgfältige Auswahl des Dienstleisters. Nach Abs. 3 bedarf der Vertrag mit dem Dienstleister der Textform. Er muss den Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit verpflichten und seine Kenntnisnahme auf das zur Vertragserfüllung Erforderliche beschränken. § 62a Abs. 3 Satz 2 Nr. 3 StBerG verlangt außerdem, im Vertrag festzulegen, ob der Dienstleister befugt ist, weitere Personen zur Erfüllung des Vertrags heranzuziehen. Für diesen Fall ist ihm aufzuerlegen, diese Personen in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten.

Datenschutzhinweis nach der DSGVO

Art. 13 Abs. 1 DSGVO verlangt bei der Erhebung im Mandatsaufnahme-Formular unter anderem Angaben zu Verantwortlichem, Verarbeitungszwecken, Rechtsgrundlage, möglichen Empfängern und Drittlandübermittlungen (abgerufen am 01.10.2026). Nutzt die Kanzlei eine Plattform als Auftragsverarbeiter, verlangt Art. 28 Abs. 1 und 3 DSGVO hinreichende Garantien und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Mindestinhalt. Der Beitrag über den sicheren Austausch von Steuerunterlagen beschreibt die Übertragung der Unterlagen.

milia hostet alle Daten in Deutschland, in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt, und arbeitet DSGVO-konform. Der Auftragsverarbeitungsvertrag enthält die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG. Kundendaten werden nicht zum Training externer KI-Modelle genutzt. Bei milia.AI gilt Human-in-the-Loop. Kein KI-generierter Inhalt geht ohne Freigabe durch das Team an Mandanten.

Welche Werkzeuge unterstützen die digitale Mandatsannahme?

Die Mandatsaufnahme von milia ist ein Add-on zur Plattform und wird zusammen mit ihr gebucht. Sie ergänzt DATEV um einen gesteuerten Aufnahmeprozess.

• Die Interessentenverwaltung strukturiert Anfragen, unterstützt Annahme oder Ablehnung und startet nach der Annahme den Workflow.
• Dynamische Stammdatenformulare übertragen die Angaben des Mandanten in den Vorgang und später nach DATEV.
• Die Vertrags- und Dokumentengenerierung erstellt Honorarvereinbarung, Vollmacht und weitere Dokumente aus den Vorlagen der Kanzlei.
• Die eSignatur führt durch die Unterschrift und erinnert den Mandanten automatisch. Sie erfüllt die eIDAS-Anforderungen. Signierte Dokumente werden im DATEV-DMS archiviert.
• Die DATEV-Integration legt Stammdaten, Mandate und Dokumente in DATEV an.
• Die Mandanten-App bündelt Stammdaten, Belegupload, Vertragsunterschrift und Rückfragen.
• Der modulare Aufbau erlaubt es, Schritte zu ergänzen, zu entfernen oder neu anzuordnen und eigene Dokumentenvorlagen und Aufgabentypen einzubauen.

Steuerberater Drechsel beschreibt in seiner Case Study einen Onboarding-Prozess, der sowohl die GwG-Prüfung als auch die digitale Vertragsschließung umfasst.

DATEV bietet laut Anbieterangaben mit DATEV Mandatsanbahnung ein kostenloses Modul für DATEV Eigenorganisation classic und comfort (abgerufen am 01.10.2026). DATEV gliedert den Ablauf in sieben Phasen bis zur Anlage des neuen Mandats.

Welche Rolle spielt die Vollmachtsdatenbank bei der Mandatsannahme?

Die Bundessteuerberaterkammer betreibt die Vollmachtsdatenbank (abgerufen am 01.10.2026). Steuerberater nutzen sie seit Januar 2014 über ihre jeweilige Steuerberaterkammer, um Vollmachtsdaten ihrer Mandanten elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln. DATEV bietet nach Anbieterangaben eine Anbindung der Vollmachtsdatenbank an die Zentralen Stammdaten in DATEV an.

milia erstellt die Vollmacht auf Basis der Stammdaten als Dokument und führt sie durch den integrierten Signaturprozess. Eine Übermittlung an die Vollmachtsdatenbank gehört nicht zum beschriebenen Funktionsumfang der Mandatsaufnahme und bleibt ein eigener Arbeitsschritt der Kanzlei. DATEV stellt nach Anbieterangaben außerdem eine Lösung bereit, mit der steuerrelevante Daten auf Grundlage einer erteilten Vollmacht bei der Finanzverwaltung abgerufen und in DATEV übernommen werden können.

Häufige Fragen

Wie lange dauert eine digitale Mandatsannahme im Vergleich zur klassischen?

Der Workflow von milia verkürzt die Mandatsaufnahme von 2 bis 4 Stunden auf 15 Minuten. Die F+S Steuerberatung berichtet ebenfalls von maximal 15 Minuten nach zuvor 2 bis 4 Stunden. Das Ergebnis hängt vom eingerichteten Workflow, den erforderlichen Prüfungen und der Mitwirkung des Mandanten ab.

Welche Unterlagen und Daten braucht die Kanzlei zur Identifizierung?

Natürliche Personen weisen ihre Identität unter anderem mit einem gültigen amtlichen Lichtbildausweis oder einem elektronischen Identitätsnachweis nach. Bei juristischen Personen nennt § 12 Abs. 2 GwG unter anderem einen Registerauszug, Gründungsdokumente oder gleichwertige beweiskräftige Dokumente. Die Kanzlei erhebt zudem Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten, zum Zweck der Geschäftsbeziehung und zum Status als politisch exponierte Person.

Was muss der Vertrag mit dem Dienstleister enthalten?

§ 62a Abs. 3 StBerG verlangt einen Vertrag in Textform. Er verpflichtet den Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit und beschränkt seine Kenntnisnahme auf das zur Vertragserfüllung Erforderliche. Außerdem legt er fest, ob der Dienstleister befugt ist, weitere Personen heranzuziehen, die der Dienstleister dann in Textform zur Verschwiegenheit verpflichten muss.

Wie lange müssen die erhobenen Angaben aufbewahrt werden?

§ 8 Abs. 1 GwG verlangt Aufzeichnungen über die im Rahmen der Sorgfaltspflichten erhobenen Angaben zu Vertragspartnern, wirtschaftlich Berechtigten, Geschäftsbeziehungen und Transaktionen. Nach § 8 Abs. 4 GwG sind diese Aufzeichnungen fünf Jahre aufzubewahren. Die digitale Mandatsaufnahme sollte deshalb eine nachvollziehbare Dokumentation und geregelte Ablage vorsehen.

Können bestehende milia-Kanzleien die Mandatsaufnahme sofort einsetzen?

Bestandskanzleien haben die Vorlage für die Mandatsaufnahme bereits in ihrer Plattform. Die konkrete Einrichtung erfolgt über den zuständigen Account Manager. Die Kanzlei klärt dabei, welche Formulare, Dokumentenvorlagen, Aufgaben und Prozessschritte sie aus der Vorlage übernehmen, ergänzen oder anpassen möchte.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Überblick und ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.