DATEV Meine Steuern und die Mandanten-App: Was Mandanten damit können und wann eine Kanzlei-App die bessere Ergänzung ist
Die Kanzlei hat ein Portal eingeführt, doch ein Teil der Mandanten schickt Belege weiterhin per E-Mail oder ruft wegen einer Rückfrage zum Bescheid an. Eine eigenständige „DATEV Meine Steuern App“ bietet DATEV nicht an. Der mobile Beleg-Upload läuft über die separate App DATEV Upload mobil. DATEV Meine Steuern selbst ist auf den digitalen Austausch rund um die Einkommensteuererklärung ausgerichtet.
Für Kanzleien ergibt sich daraus eine klare Abgrenzung. DATEV Meine Steuern führt Mandanten durch die Bereitstellung steuerrelevanter Belege und Daten bis zur Freigabe der fertigen Steuererklärung. Eine zusätzliche Kanzlei-App erweitert diesen Ablauf um mobile Signaturen, Nachrichten im Vorgang, Termine und Push-Benachrichtigungen.
Was können Mandanten mit der DATEV Meine Steuern App tun?
DATEV Meine Steuern unterstützt den digitalen Austausch steuerrelevanter Belege zwischen Mandant und Steuerberater im Rahmen der Einkommensteuererklärung. Der Schwerpunkt liegt damit auf einem klar eingegrenzten steuerlichen Prozess. Mandanten liefern die benötigten Belege und Angaben digital an ihre Kanzlei.
Der Ablauf besteht laut DATEV-Produktseite zu DATEV Meine Steuern aus drei Schritten (abgerufen am 01.10.2026). Zuerst lädt der Mandant seine steuerrelevanten Belege direkt in DATEV Meine Steuern oder über DATEV Upload mobil hoch. Danach verarbeitet die Kanzlei die Angaben und erstellt die Einkommensteuererklärung. Im letzten Schritt stellt sie die fertige Steuererklärung über MyDATEV Kanzlei zur Freigabe bereit.
Hochgeladene Belege stehen der Kanzlei digital zur Verfügung. Das reduziert Wege über E-Mail, Papier und lokale Dateiablagen, sofern der Mandant den vorgesehenen Zugang tatsächlich nutzt. Bei einer Belegnachforderung zur Einkommensteuererklärung kann er die fehlende Datei hochladen, ohne sie ausdrucken oder als ungeschützten E-Mail-Anhang senden zu müssen.
Seit dem 15.08.2024 können Mandanten außerdem persönliche Daten und ausgewählte steuerliche Angaben selbst erfassen. Dazu gehören Fahrtkosten, Homeoffice sowie Internet und Telefon. Die Kanzlei erhält damit strukturierte Angaben direkt über DATEV Meine Steuern.
Beleg und Dokument bleiben dabei zwei verschiedene Dinge. Ein Beleg ist eine steuerrelevante Unterlage wie eine Rechnung oder Quittung, ein Dokument ist etwa ein Bescheid oder ein Jahresabschluss. DATEV Meine Steuern dient vor allem dem Austausch steuerrelevanter Belege für die Einkommensteuererklärung. In der Gegenrichtung kann die Kanzlei dem Mandanten Dokumente wie den Einkommensteuerbescheid über die Funktion „Senden an Meine Steuern“ bereitstellen.
Über DATEV Upload mobil fotografieren Mandanten Papierbelege mit dem Smartphone und laden sie nach DATEV Meine Steuern hoch. Dieselbe App überträgt Belege und bereits digital vorliegende Dateien auch nach DATEV Unternehmen online. Für eine Spendenquittung oder eine Handwerkerrechnung aus dem Briefkasten reicht damit ein Foto.
Zugang und Authentifizierung
Mandanten benötigen für DATEV Meine Steuern eines der vorgesehenen DATEV-Zugangsmedien. Möglich sind SmartCard, mIDentity-Stick oder DATEV SmartLogin. Ohne eines dieser Verfahren kann der Mandant DATEV Meine Steuern nicht aufrufen.
Kanzleien sollten den Zugang deshalb als Teil der Einführung planen. Mandanten müssen das gewählte Zugangsmedium eingerichtet haben und im Alltag damit zurechtkommen. Eine kurze Einrichtungshilfe beim ersten Login und ein fester Ansprechpartner für Zugangsfragen gehören in den Einführungsplan.
Kosten
Laut DATEV-Shop wird DATEV Meine Steuern nicht gesondert berechnet (abgerufen am 01.10.2026). Die Nutzung ist über die DATEV E-Steuern-Pauschale abgedeckt. Die Kanzlei zahlt für DATEV Meine Steuern daher keinen separaten Einzelpreis.
Für die Auswahl eines Mandantenkanals ist der reine Produktpreis allerdings nur ein Kriterium. Die Kanzlei muss ebenfalls berücksichtigen, welche Vorgänge der Kanal abdeckt und ob die vorgesehenen Mandanten den Zugang dauerhaft nutzen.
Warum nutzen manche Mandanten DATEV Meine Steuern nicht?
Ein vorhandenes Portal führt nicht automatisch zu einer hohen Nutzung. milia hat Gesprächsprotokolle aus 31 Kanzleigesprächen zwischen dem 13.04. und dem 01.06.2026 ausgewertet. In 10 dieser 31 Gespräche berichteten Kanzleien von einem bereits vorhandenen Portalangebot, das Mandanten nicht angenommen hatten. Die Auswertung basiert auf Gesprächsprotokollen selbst gemeldeter Kanzleien. Sie ist kein repräsentatives Panel für den Berufsstand.
Im Alltag nutzen Mandanten ein Portal nur, wenn sie den Einstieg bewältigen und ihre häufigen Anliegen dort erledigen können. In den ausgewerteten Gesprächen lag die Hürde beim Zugang. Ein Mandant, der am Login scheitert, schickt seine Belege weiter per E-Mail, und die Kanzlei pflegt zwei Wege parallel.
Bei DATEV Meine Steuern bildet das Zugangsmedium eine feste Voraussetzung. Der Mandant braucht SmartCard, mIDentity-Stick oder DATEV SmartLogin. Ohne funktionierenden Zugang bleibt das Sammeln der Belege für die Steuererklärung liegen.
Vor der Einführung sollte die Kanzlei klären, welche Mandantengruppen bereits sicher mit DATEV SmartLogin arbeiten, wer Unterstützung bei der Einrichtung benötigt und welcher alternative Zugang für Mandanten bereitsteht, die an diesem Schritt hängen bleiben. Der Beitrag zur Anmeldung ohne SmartLogin-Frust behandelt diese Zugangsfrage ausführlicher.
Eine zweite Hürde liegt im Umfang. Meine Steuern ist auf den Einkommensteuerprozess ausgerichtet. Eine Vollmacht zur Unterschrift oder eine Frage zu einem laufenden Vorgang läuft dann über weitere Kanäle wie E-Mail oder Telefon.
Wo liegen die Grenzen von DATEV Meine Steuern im Kanzleialltag?
DATEV Meine Steuern begleitet den Einkommensteuerprozess vom Beleg bis zur Freigabe der Steuererklärung über MyDATEV Kanzlei. Bescheide kann die Kanzlei dem Mandanten dort ebenfalls bereitstellen, und über MyDATEV tauschen beide Nachrichten aus. Die Grenzen liegen an anderer Stelle: beim Zugangsmedium, beim fehlenden Bezug zu einem einzelnen Vorgang und bei Funktionen wie mobiler Signatur, Terminbuchung und Push-Benachrichtigungen.
Im Kanzleialltag fällt vor allem der fehlende Vorgangsbezug ins Gewicht. Eine Rückfrage zum Bescheid, zu einer Vollmacht oder zu einer Frist gehört zu einem bestimmten Vorgang und zu einer zuständigen Person. Fehlt dieser Bezug, landet die Frage wieder in einem E-Mail-Postfach oder am Telefon.
Vorgangsbezogene Nachrichten, Terminbuchungen, mobile Dokumentensignaturen und Push-Benachrichtigungen gehören nicht zum Funktionsumfang von DATEV Meine Steuern. Eine Vollmacht, die zur Unterschrift wartet, bleibt so außerhalb des Angebots.
Für die Kanzlei entsteht daraus eine Auswahlfrage. Soll der digitale Mandantenkanal vor allem den Einkommensteuerprozess unterstützen, deckt DATEV Meine Steuern den zentralen Ablauf ab. Soll der Mandant außerdem Dokumente mobil unterschreiben, Termine buchen und Rückfragen direkt im Vorgang beim zuständigen Team stellen, braucht die Kanzlei einen breiteren Zugang.
Was ergänzt die milia Mandanten-App bei Signaturen, Nachrichten und Terminen?
milia bündelt in der Mandanten-App mehrere Vorgänge, die Mandanten in der App oder im Browser erledigen. Dazu gehören Belege hochladen, Dokumente unterschreiben, Fristen prüfen und Nachrichten schreiben. Die App übernimmt damit, was sonst über E-Mail, Portal und Telefon läuft. Der Zugang ist über portal.milia.io oder über die native mobile App möglich.
Beim Beleg-Upload fotografiert der Mandant den Beleg oder wählt eine vorhandene Datei aus. Der Beleg landet anschließend direkt im DATEV-Belegkorb. Der Ablauf ergänzt damit die weitere Verarbeitung in DATEV. Die Kanzlei arbeitet die Belege dort wie gewohnt ab.
Bescheid, Jahresabschluss und Einkommensteuererklärung stehen dem Mandanten in der App jederzeit zur Verfügung. Eine erneute Nachfrage bei der Kanzlei ist für den Abruf dieser Dokumente nicht erforderlich. Bei einer Rückfrage zum Bescheid hat der Mandant das Dokument damit schon vor sich, wenn er die Frage im Vorgang stellt.
In der App unterschreibt der Mandant mobil per DocuSign, etwa eine Vollmacht, die zur Unterschrift wartet. Die App meldet offene Signaturen zusätzlich per Push-Benachrichtigung. Die signierte Fassung geht anschließend zurück ins DMS. Damit bleibt die Unterschrift mit dem dazugehörigen Dokumentenprozess verbunden.
Fragen lassen sich direkt im jeweiligen Vorgang stellen. Der Mandant kann außerdem einen Termin bei seinem Ansprechpartner buchen. Die App zeigt Kontaktdaten, Ansprechpartner und Zuständigkeiten, sodass der Mandant den passenden Kontakt für sein Anliegen findet.
Bei einer neuen Aufgabe, einer ablaufenden Frist oder einer offenen Signatur erhält der Mandant eine Push-Benachrichtigung. Diese Hinweise ersetzen in den betreffenden Abläufen separate E-Mail-Erinnerungen.
Auf iOS und Android ist die App für Mandanten kostenlos erhältlich. 40 Prozent der Gesamtkosten einer Leistungserbringung entfallen auf die Kommunikation rund um benötigte Dokumente und Informationen.
milia hostet alle Daten in Deutschland, in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt, und arbeitet DSGVO-konform. Der Auftragsverarbeitungsvertrag enthält die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG. Kundendaten werden nicht zum Training externer KI-Modelle genutzt.
Frank Weinberg von der megra Steuerberatung beschreibt Kanzleiportal und Mandanten-App von milia als Grundlage für eine einheitliche Datenbasis zwischen Mandant und Steuerberater. Die megra Steuerberatung arbeitet mit 20 Mitarbeitenden für 400 Mandanten.
milia ergänzt DATEV über sechs DATEV-Integrationen: Stammdaten, DATEV Dokumente, Unternehmen und Belege online, DATEV Meine Steuern, DATEV Personal und DATEV Zuständigkeiten. Die DATEV-Integration bei milia verbindet damit die Mandantenkommunikation mit den bestehenden DATEV-Abläufen der Kanzlei.
Wie unterscheiden sich DATEV Meine Steuern und die milia Mandanten-App?
Der deutlichste Unterschied liegt in der Reichweite. DATEV Meine Steuern begleitet den Einkommensteuerprozess vom Beleg-Upload über die Datenerfassung bis zur Freigabe der Steuererklärung. Die milia Mandanten-App deckt darüber hinaus die mobile Dokumentensignatur, Terminbuchungen und die Kommunikation zu einzelnen Vorgängen ab, mit Dokumenten wie Bescheid und Jahresabschluss im selben Zugang.
Auch beim mobilen Zugang handelt es sich um unterschiedliche Konzepte. DATEV Upload mobil dient dem Hochladen von Belegen für DATEV Meine Steuern. Die native milia App bildet weitere Mandantenvorgänge ab, darunter Fristen, offene Signaturen, Dokumenteneinsicht und Nachrichten.
Beim Zugang verlangt DATEV Meine Steuern SmartCard, mIDentity-Stick oder DATEV SmartLogin. Die milia Mandanten-App ist im Browser über portal.milia.io und als native App erreichbar. Beide Wege erlauben den mobilen Beleg-Upload per Smartphone-Foto.
Wann reicht DATEV Meine Steuern, wann braucht die Kanzlei zusätzlich eine App?
DATEV Meine Steuern reicht aus, wenn die Kanzlei einen klar abgegrenzten digitalen Weg für die Einkommensteuererklärung sucht. Mandanten können Belege hochladen, ausgewählte steuerliche Daten erfassen und die fertige Steuererklärung zur Freigabe erhalten. Der Prozess bleibt eng mit dem vorgesehenen DATEV-Ablauf verbunden. Das passt etwa zu Mandanten, die außer der Einkommensteuererklärung keine laufenden Vorgänge mit der Kanzlei haben, zum Beispiel Arbeitnehmer mit Vermietungseinkünften.
Eine zusätzliche App wird relevant, wenn Mandanten mobil unterschreiben, Termine buchen, Push-Benachrichtigungen erhalten und Rückfragen im jeweiligen Vorgang stellen sollen.
Die Entscheidung sollte deshalb am gewünschten Mandantenprozess beginnen. Folgende Prüfpunkte helfen bei der Einordnung:
- Die Kanzlei sollte festlegen, welche Vorgänge Mandanten über einen gemeinsamen Zugang erledigen sollen. Der DStV stellt das Zusammenspiel von Prozessen, Systemen und Rollen in den Mittelpunkt der Digitalisierung.
- Das gewählte Portal sollte mehrstufige Authentifizierung und verschlüsselten Datentransfer unterstützen. Digitale Zugänge ermöglichen Mandanten zudem eine Nutzung außerhalb der Bürozeiten.
- Die Kanzlei sollte die langfristige Anbieterbindung in ihre Auswahl einbeziehen. Ein Portalwechsel betrifft Zugänge, Abläufe und die Gewohnheiten der Mandanten.
- Der persönliche Kontakt muss auch nach der Einführung eines Portals erhalten bleiben. Ein digitaler Kanal sollte den passenden Ansprechpartner sichtbar und erreichbar machen.
- Die Kanzlei sollte prüfen, ob der Kanal zur wachsenden Erwartung an verständliche, rechtssichere und digitale Kommunikation passt.
- Die Kanzlei sollte klären, über welchen Kanal Mandanten Rückfragen zu einem laufenden Vorgang stellen und Dokumente unterschreiben.
Haufe nennt mehrstufige Authentifizierungsverfahren, verschlüsselten Datentransfer und die zeitunabhängige Nutzung als Merkmale digitaler Mandantenportale und Apps. Zugleich weist Haufe auf die langfristige Anbieterbindung und den Erhalt des persönlichen Kontakts hin (Stand 18.09.2025, abgerufen am 01.10.2026).
Mandanten erwarten laut einer Innofact-Umfrage im Auftrag von Haufe zunehmend verständliche und rechtssichere Kommunikation, die vermehrt digital erfolgt (Stand 18.09.2024, abgerufen am 01.10.2026). Ein digitaler Kanal sollte die häufigen Anliegen der Mandanten deshalb verständlich abbilden.
Der DStV beschreibt Digitalisierung als Zusammenspiel von Prozessen, Systemen und Rollen. Das einzelne Tool bildet nur einen Teil dieser Gestaltung (abgerufen am 01.10.2026). Bei einer App legt die Kanzlei deshalb vorab fest, wer neue Belege prüft, wer Bescheide und Jahresabschlüsse für Mandanten bereitstellt und wer Fragen im Vorgang beantwortet. Die Zuständigkeiten, die Mandanten in der App sehen, sollten zu dieser Verteilung passen.
DATEV misst der digitalen Mandantenanbindung ebenfalls Gewicht bei. Der Mandantenanteil mit DATEV Unternehmen online und der Einsatz von MyDATEV Kanzlei zählen ab 2027 zu den Mindestwert-Kriterien für das Label „Digitale DATEV-Kanzlei“ (abgerufen am 01.10.2026). Beim Anteil der Mandanten mit DATEV Unternehmen online liegt dieser Mindestwert bei 70 Prozent.
Ein breiteres Bild der verfügbaren Auswahlkriterien bietet der Ratgeber Mandantenportal für Steuerberater im Vergleich. Er hilft bei der Einordnung, wenn die Kanzlei neben dem Einkommensteuerprozess weitere Mandantenabläufe digital bündeln möchte.
Beim Steuerberater Drechsel laufen 90 Prozent des Onboardings über milia.io. Die Case Study Steuerberater Drechsel beschreibt die Kanzlei mit 5 Mitarbeitenden und 300 Mandanten.
Häufige Fragen
Wie aktiviere ich DATEV Meine Steuern als Mandant?
Zur Anmeldung nutzt der Mandant sein DATEV-Konto und zusätzlich SmartCard, mIDentity-Stick oder DATEV SmartLogin. Danach kann er steuerrelevante Belege direkt in DATEV Meine Steuern oder mobil über DATEV Upload mobil hochladen. Die Kanzlei stellt die fertige Steuererklärung später über MyDATEV Kanzlei zur Freigabe bereit. Ohne eines dieser Zugangsmedien lässt sich DATEV Meine Steuern nicht öffnen. Die Kanzlei klärt die Anmeldung deshalb am besten vor dem ersten Beleg.
Was kostet DATEV Meine Steuern?
Das DATEV-Angebot Meine Steuern hat keinen gesonderten Einzelpreis. Die Nutzung ist über die DATEV E-Steuern-Pauschale abgedeckt. Für die Kanzlei zählt bei der Bewertung daher vor allem, welche Prozesse mit dem Angebot abgebildet werden und ob die Mandanten das erforderliche Zugangsmedium verwenden können.
Kann ich mit DATEV Meine Steuern meinen Steuerbescheid einsehen?
Der Mandant sieht seinen Bescheid, sobald die Kanzlei ihn bereitstellt. Sie sendet ihn über die Funktion „Senden an Meine Steuern“ in den Bereich „Dokumente der Kanzlei“, dort kann der Mandant ihn abrufen. Die fertige Steuererklärung stellt die Kanzlei über MyDATEV Kanzlei zur Freigabe bereit. In der milia Mandanten-App liegen Bescheid, Jahresabschluss und Einkommensteuererklärung ebenfalls bereit, zusammen mit dem Vorgang und dem zuständigen Ansprechpartner.
Was ist der Unterschied zwischen DATEV Meine Steuern und DATEV Upload mobil?
Das Angebot DATEV Meine Steuern bildet den digitalen Prozess für steuerrelevante Belege und Daten rund um die Einkommensteuererklärung ab. DATEV Upload mobil ist die separate mobile App, mit der Mandanten ihre Belege fotografieren und hochladen können. DATEV bietet keine eigenständig benannte DATEV Meine Steuern App an. Dieselbe App überträgt Belege auch nach DATEV Unternehmen online.
Brauche ich für DATEV Meine Steuern eine SmartCard?
Mandanten brauchen eines der vorgesehenen DATEV-Zugangsmedien. Neben der SmartCard kommen ein mIDentity-Stick oder DATEV SmartLogin infrage. Ohne eines dieser Authentifizierungsverfahren ist die Nutzung von DATEV Meine Steuern nicht möglich. Die Kanzlei sollte deshalb vor der Einführung klären, welches Verfahren der jeweilige Mandant einrichten und dauerhaft verwenden kann.
Welche App eignet sich, wenn die Kanzlei mehr als Belegaustausch braucht?
Die milia Mandanten-App erweitert den Belegaustausch um mobile Signaturen, vorgangsbezogene Nachrichten, Terminbuchungen und Push-Benachrichtigungen. Bescheide, Jahresabschlüsse und Einkommensteuererklärungen liegen dort beim jeweiligen Vorgang. Die App ergänzt DATEV und verbindet den Mandantenzugang mit den zugehörigen Kanzleivorgängen. Der Zugang läuft im Browser über portal.milia.io oder über die native App. milia ist Teil der Visma-Gruppe (seit 2025) und vom DStV empfohlen.
Arbeitet die milia Mandanten-App mit DATEV Meine Steuern zusammen?
DATEV Meine Steuern gehört zu den sechs DATEV-Integrationen von milia, neben Stammdaten, DATEV Dokumente, Unternehmen und Belege online, DATEV Personal und DATEV Zuständigkeiten. Belege, die Mandanten in der App fotografieren oder als Datei wählen, landen direkt im DATEV-Belegkorb. Die App stellt Bescheid, Jahresabschluss und Einkommensteuererklärung über ihre eigene Dokumenteneinsicht bereit. Die Mandanten-App ergänzt damit die DATEV-Abläufe der Kanzlei.
Sie möchten prüfen, wie Bescheide, Signaturen und Mandantennachrichten in einem gemeinsamen Zugang mit DATEV-Anbindung abgebildet werden können? Demo vereinbaren.