Fehlende Belege automatisch nachfordern: So funktioniert die KI-gestützte Belegnachforderung
Eine Belegnachforderung am Quartalsende beginnt häufig mit einer E-Mail und führt zu weiteren Erinnerungen. Mitarbeitende prüfen zwischenzeitlich, was eingegangen ist, und schreiben erneut. Ein automatisierter Workflow setzt an dieser wiederkehrenden Arbeit an. milia.AI liest die offenen Posten in DATEV aus und ermittelt, für welchen Mandanten welcher Beleg fehlt.
Warum ist das Nachfordern von Belegen in der Steuerkanzlei ein wiederkehrendes Problem?
Bei einer manuellen Belegnachforderung muss das Team offene Posten prüfen, fehlende Belege auflisten, eine Nachricht formulieren und den Eingang überwachen. Bleibt eine Antwort aus, beginnt die nächste Runde. Das bindet Aufmerksamkeit und verteilt Informationen auf E-Mails, Aufgabenlisten und den jeweiligen Bearbeitungsstand in DATEV.
Der zeitnahe Eingang der Belege ist auch für die laufende Buchführung relevant. § 146 Abs. 1 AO verlangt, dass Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen „einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet“ vorgenommen werden (abgerufen am 01.10.2026).
Ungeklärte Buchungen und ihre buchhalterische Behandlung sind Thema im Beitrag zum Klärungskonto 1590 automatisieren.
Wie funktioniert die automatisierte Belegnachforderung bei milia?
Der Ablauf beginnt in DATEV. milia.AI liest auf Knopfdruck die offenen Posten aus und erkennt die fehlenden Belege je Mandant. Anschließend erstellt die KI-Assistenz eine Aufgabe für den Mandanten und entwirft eine präzise Nachricht mit der zugehörigen Belegliste.
Die Kanzlei wählt beim Anlegen den Ziel-Belegkorb. Sie setzt außerdem eine Frist von 3, 7, 14 oder 30 Tagen oder trägt ein individuelles Datum für die Aufgabe ein.
Woher das System weiß, welche Belege fehlen
milia.AI nutzt dafür die offenen Posten in DATEV und ermittelt daraus, welcher Beleg bei welchem Mandanten noch angefordert werden muss. Die Kanzlei muss die Liste damit nicht zuerst außerhalb von DATEV zusammenstellen.
Was nach der Freigabe passiert
Das Team prüft die vorbereitete Nachricht, die Belegliste und die Frist. Mitarbeitende können den Inhalt bearbeiten und anpassen. Kein KI-generierter Inhalt wird ohne Freigabe an den Mandanten versendet.
Nach der Freigabe erinnert milia den Mandanten per Push und E-Mail, bis alle angeforderten Belege vorliegen. Überfällige Anforderungen erscheinen unmittelbar in der Vorgangs- und Aufgabenübersicht der Kanzlei.
Der Mandant kann den Beleg in der Mandanten-App fotografieren oder als Datei auswählen. Der Beleg landet anschließend im festgelegten DATEV-Belegkorb. Die Kanzlei muss ihn dort nicht von Hand einsortieren. Neue Aufgaben und ablaufende Fristen werden dem Mandanten per Push-Benachrichtigung angezeigt, sodass er direkt aus der App handeln kann.
Mandanten nutzen die App damit als Mandantenportal für Belegupload und Aufgaben mit Frist. Was Mandanten mit DATEV Meine Steuern erledigen können und wo die Mandanten-App ergänzt, zeigt der Beitrag zu DATEV Meine Steuern und der Mandanten-App.
Ist das dasselbe wie der Belegkorb in DATEV Unternehmen online?
Bei DATEV Unternehmen online scannen Mandanten ihre Belege und übertragen sie in das DATEV-Rechenzentrum. Dort stehen die digitalisierten Belege zentral bereit und können direkt in die Buchführung übernommen werden (abgerufen am 01.10.2026).
Für die Belegfreigabe in DATEV Unternehmen online stehen anpassbare Workflows zur Verfügung. Mandanten können Belege automatisch zuweisen lassen. Bei aktivierter automatischer Freigabe müssen nur noch abweichende Belege manuell geprüft werden (abgerufen am 01.10.2026).
Der Statusüberblick für Belege zeigt dem Mandanten unter anderem unbezahlte Rechnungen und noch nicht bearbeitete Belege. Eine KI-gestützte Nachforderung mit fortlaufender Erinnerungslogik gehört nicht zu dem dort beschriebenen Ablauf (abgerufen am 01.10.2026).
Welche Unterlagen über DATEV Unternehmen online laufen
Über DATEV Unternehmen online läuft der Belegaustausch, etwa für Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge. Der Austausch von Verträgen, Bescheiden, Jahresabschlüssen oder Dokumenten ist über diesen Weg nicht möglich. Dafür besteht mit DATEV Dokumente, dem Dokumentenmanagement von DATEV, das milia anbindet, ein eigener Weg für Dokumente.
Welche Rolle spielt der Mensch bei der automatisierten Nachforderung?
Human-in-the-Loop bedeutet bei diesem Workflow, dass die KI-Assistenz den Abgleich und den Nachrichtenentwurf vorbereitet. Das Kanzleiteam kontrolliert den Entwurf und gibt die Aufgabe erst nach dieser Prüfung frei. Am Ende trifft der Mensch die Entscheidung, nicht die KI-Assistenz.
Wo stößt die automatisierte Belegnachforderung an ihre Grenzen?
Der beschriebene Workflow deckt die Anforderung und Übertragung von Belegen ab. Verträge, Bescheide, Jahresabschlüsse oder Dokumente bleiben bei diesem Weg außen vor. Ein reiner Belegtransfer erfasst damit nur einen Teil des Austauschs zwischen Kanzlei und Mandant.
Die Entlastung entsteht durch vorbereitete Anforderungen und wiederkehrende Erinnerungen. Eine pauschale Zeitersparnis lässt sich daraus nicht ableiten. Der tatsächliche Effekt hängt unter anderem davon ab, wie häufig Belege fehlen und wie konsequent Mandanten die App nutzen.
Wie sicher sind die Mandantendaten beim Hochladen?
milia hostet alle Daten in Deutschland, in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt, und arbeitet DSGVO-konform. Der Auftragsverarbeitungsvertrag enthält die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG. Kundendaten werden nicht zum Training externer KI-Modelle genutzt. Bei milia.AI gilt Human-in-the-Loop. Kein KI-generierter Inhalt geht ohne Freigabe durch das Team an Mandanten.
Wenn Sie den Ablauf mit Ihrer DATEV-Umgebung und Ihren Kanzleiprozessen abgleichen möchten, können Sie milia.io live erleben.
Häufige Fragen
Wie viel Zeit spart die automatisierte Belegnachforderung gegenüber manuellem Nachfassen?
Das Team wird vor allem beim wiederholten Nachfassen entlastet. milia erinnert den Mandanten per Push und E-Mail, bis alle angeforderten Belege vorliegen. Das Team muss daher weniger einzelne Nachfass-Mails formulieren und kann überfällige Anforderungen zentral erkennen. Eine allgemeine Stunden- oder Prozentangabe lässt sich für diesen Workflow nicht seriös festlegen.
Prüft die KI-Assistenz jede Belegnachforderung, bevor sie verschickt wird?
Das Kanzleiteam prüft die von der KI-Assistenz vorbereitete Nachricht vor dem Versand. Mitarbeitende können den Text und die Belegliste bearbeiten oder anpassen. Die Nachricht wird erst nach ihrer Freigabe an den Mandanten übermittelt. So bleibt die fachliche und kommunikative Kontrolle bei der Kanzlei.
Wie lange hat ein Mandant Zeit, einen angeforderten Beleg hochzuladen?
Die Kanzlei legt die Frist beim Erstellen der Aufgabe fest. Sie kann zwischen 3, 7, 14 oder 30 Tagen wählen. Für Fälle, die nicht in dieses Raster passen, lässt sich ein individuelles Datum pro Aufgabe eintragen. Der Mandant erhält zu einer ablaufenden Frist eine Push-Benachrichtigung in der Mandanten-App.
Was passiert, wenn ein Mandant die Frist für eine Belegnachforderung verpasst?
Die Erinnerungslogik läuft per Push und E-Mail weiter, bis alle angeforderten Belege vorliegen. Gleichzeitig zeigt die Vorgangs- und Aufgabenübersicht der Kanzlei sofort, welche Aufgaben und Anforderungen überfällig sind. Das Team erkennt dadurch, bei welchen Mandanten eine weitere persönliche Rücksprache erforderlich sein kann.
Ersetzt die automatisierte Belegnachforderung den Belegkorb in DATEV Unternehmen online?
Der milia-Workflow ergänzt den vorhandenen DATEV-Prozess. DATEV Unternehmen online stellt Belege zentral bereit und ermöglicht die Übernahme in die Buchführung. milia bereitet die Anforderung fehlender Belege vor, steuert die Freigabe sowie die Erinnerungen und übergibt hochgeladene Belege an den gewählten DATEV-Belegkorb.
Wie erfährt der Mandant von einer neuen Belegnachforderung?
Jede freigegebene Anforderung erreicht den Mandanten als Aufgabe mit einer Nachricht und der Liste der fehlenden Belege. Neue Aufgaben und ablaufende Fristen erscheinen als Push-Benachrichtigung in der Mandanten-App. milia schickt nach der Freigabe weitere Erinnerungen per Push und E-Mail, bis die Belegliste vollständig ist.