Digitale Zusammenarbeit im Kanzleiteam: Welche Werkzeuge moderne Steuerkanzleien nutzen
Montagmorgen, die Kollegin, die ein Mandat aus dem Handwerk betreut, ist seit Freitag im Urlaub, und der Mandant ruft wegen seiner Vollmacht an. Die Vertretung sucht den Stand: Die letzte Nachricht des Mandanten liegt in Outlook im Postfach der Kollegin, die Liste der offenen Vollmachten in einer Excel-Datei auf dem Laufwerk, die Absprache mit der Kanzleileitung im Teams-Chat.
Nach zwanzig Minuten ist klar, dass die Vollmacht schon unterschrieben zurückkam. Niemand hat es in der Liste nachgetragen. Der Mandant hat inzwischen zweimal angerufen.
Keiner dieser Schritte ist ein Fehler. Jedes Werkzeug tut, wofür es gedacht ist. Der Stand des Vorgangs liegt nur an drei Orten zugleich, und genau das kostet die Zeit.
Wie viele Tools sind zu viele?
Zählen Sie einmal nach, wo in Ihrer Kanzlei der Stand eines einzigen Mandats stehen kann. Eine typische Ausstattung sieht so aus:
Das sind acht Orte. Zum Vergleich: In der STAX-2024-Befragung der Bundessteuerberaterkammer nutzen Einzelkanzleien im Durchschnitt 6,9 von 16 abgefragten digitalen Technologien, Berufsausübungsgesellschaften 10,7 (Stand 25.01.2025, abgerufen am 20.10.2026). Gezählt sind dort Technologien wie DMS oder beSt, die Kommunikationswege kommen noch dazu. Rund ein Viertel der Befragten nennt dort die Inkompatibilität verschiedener IT-Systeme als Hürde für die weitere Digitalisierung.
Die Zahl allein entscheidet trotzdem wenig. Zu viele Tools sind es, sobald dieselbe Information an zwei Orten gepflegt wird. Dann muss jemand den Abgleich übernehmen, und bei einer Vertretung fehlt genau diese Person. In der Szene oben steht der Stand der Vollmacht in Outlook, in Excel und im Chat, und keiner der drei Orte ist vollständig.
Wie findet die Vertretung den Stand im Vorgang?
Die Vertretung braucht einen Ort, an dem der Stand eines Mandats vollständig liegt. In milia ist das der Vorgang. Er verbindet den Mandanten mit dem Leistungsbereich und dem Zeitraum. Nachrichten, Dokumente und Aufgaben gehören direkt dazu.
Die Vertretung öffnet am Montag also den Vorgang zur Vollmacht. Dort sieht sie die Aufgabe mit der verantwortlichen Kollegin und der Frist, und im Verlauf steht, dass der Mandant die Vollmacht in der Mandanten-App unterschrieben hat. Die Vorgangsübersicht zeigt alle Vorgänge mit Status, offenen Aufgaben und Verantwortlichen, und überfällige Aufgaben fallen dort sofort auf. Jede und jeder im Team kann zusätzlich auf die eigenen Mandate filtern.
Die Absprache mit der Kanzleileitung steht ebenfalls im Vorgang. Bei den Nachrichten legt das Team für jede einzelne Nachricht fest, ob sie intern bleibt oder für den Mandanten sichtbar ist. Interne Abstimmung und Mandantenkommunikation stehen so auf einer Seite. Der Chat und das persönliche Postfach müssen den Stand nicht mehr mittragen.
Auf der Mandantenseite bündelt die Mandanten-App E-Mail, Portal und Telefon an einem Ort. Der Mandant lädt Belege hoch, unterschreibt Dokumente und schreibt Nachrichten in der App. Push-Benachrichtigungen weisen ihn auf eine neue Aufgabe, eine ablaufende Frist oder eine offene Signatur hin. Er muss dafür nicht wissen, wer in der Kanzlei gerade im Urlaub ist, weil seine Antwort im Vorgang ankommt.
Wie bleiben wiederkehrende Abläufe gleich, egal wer sie bearbeitet?
Vollmachten, Belegnachforderungen und andere wiederkehrende Abläufe laufen in jeder Kanzlei oft. Mit Workflow-Vorlagen legt die Kanzlei einen solchen Ablauf einmal fest. Jede Person im Team durchläuft dann denselben Prozess, unabhängig von der eigenen Erfahrung. Die Vertretung muss nicht raten, welcher Schritt als nächstes kommt.
Wo bleibt das Wissen, wenn jemand den Vorgang übergibt?
„Wissen muss dokumentiert werden, um dieses auch bei Ausscheiden von Kolleginnen und Kollegen nicht zu verlieren“, schreibt Haufe zu flexiblen Arbeitsmodellen in Steuerkanzleien (Stand 03.09.2026, abgerufen am 20.10.2026). Für den einzelnen Vorgang leistet das der Aktivitätsverlauf in milia.
Er protokolliert automatisch jede Aktion, also Nachrichten, Aufgaben, Dokumente und Statusänderungen, chronologisch und dauerhaft. Wer einen Vorgang übernimmt, sieht alle bisherigen Schritte ohne gesondertes Briefing. Der Verlauf bleibt erhalten, egal wer den Vorgang vorher bearbeitet hat. Die Übergabe vor dem Urlaub schrumpft damit auf den Hinweis, welche Vorgänge offen sind.
Was leistet DATEV weiterhin bei der internen Teamarbeit?
DATEV bietet mit Microsoft Teams: Teamarbeit in Kanzleien ein Produkt für Chats, Teams-Gruppen und Videokonferenzen an, das nach Anbieterangaben die interne E-Mail-Flut eindämmen soll (abgerufen am 15.10.2026). MyDATEV Kanzlei ist nach Anbieterangaben auf die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant bei Dokumenten, Rückfragen, Aufgaben und Freigaben ausgerichtet (abgerufen am 15.10.2026).
DATEV bleibt das fachliche System der Kanzlei. milia ergänzt DATEV und legt darüber eine kanzleiweite Vorgangsebene, in der Zuständigkeiten, Aufgaben und Kommunikation zusammenlaufen.
Wo stößt Software für die Teamzusammenarbeit an ihre Grenzen?
„Programme entwickeln sich kontinuierlich weiter. Arbeitsweisen tun das nicht von allein“, heißt es bei Haufe zur digitalen Kanzlei (Stand 18.08.2026, abgerufen am 20.10.2026). Eine Plattform hilft erst, wenn das Team festlegt, wer einen Vorgang verantwortet, wer vertritt und dass der Stand im Vorgang gepflegt wird.
Die KI-Assistenz milia.AI bereitet Texte vor, qualifiziertes Fachpersonal der Kanzlei prüft sie und gibt sie frei. Über die Freigaben protokolliert das System, wer wann welchen Inhalt geprüft hat.
Wie sicher sind die Daten, wenn das Team auf einer Plattform arbeitet?
milia hostet alle Daten in Deutschland, in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt, und arbeitet DSGVO-konform. Der Auftragsverarbeitungsvertrag enthält die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG. Kundendaten werden nicht zum Training externer KI-Modelle genutzt. Bei milia.AI gilt Human-in-the-Loop. Kein KI-generierter Inhalt geht ohne Freigabe durch das Team an Mandanten.
Über 40.000 Nutzerinnen und Nutzer arbeiten mit milia und sparen nach einer internen Kundenerhebung von milia durchschnittlich 6,5 Stunden pro Woche und Mitarbeitenden. milia ist vom DStV empfohlen. Weitere typische Ursachen für Doppelablagen beschreibt der Beitrag zum E-Mail-Chaos in der Steuerkanzlei.
Häufige Fragen
Welche Werkzeuge braucht ein Kanzleiteam für die digitale Zusammenarbeit?
Ein Kanzleiteam braucht einen Ort, an dem der Stand eines Mandats vollständig liegt: Vorgänge mit Aufgaben, Verantwortlichen und Fristen, Nachrichten direkt am Vorgang und einen dauerhaften Verlauf. Dazu kommen Vorlagen für wiederkehrende Abläufe und ein einfacher Zugang für Mandanten. DATEV bleibt dabei das fachliche System.
Ab welcher Größe lohnt sich eine gemeinsame Plattform für das Kanzleiteam?
Eine gemeinsame Plattform lohnt sich, sobald mehrere Personen an denselben Mandaten arbeiten und sich vertreten. milia richtet sich an DATEV-Steuerkanzleien ab rund 10 Mitarbeitenden.
Wie viele Tools nutzt eine Steuerkanzlei im Durchschnitt?
In der STAX-2024-Befragung der Bundessteuerberaterkammer nutzen Einzelkanzleien im Durchschnitt 6,9 von 16 abgefragten digitalen Technologien, Berufsausübungsgesellschaften 10,7. Entscheidend ist, ob dieselbe Information an mehreren Orten gepflegt werden muss.
Was passiert, wenn eine Kollegin einen Vorgang übernehmen muss?
Der Aktivitätsverlauf zeigt ihr alle bisherigen Nachrichten, Aufgaben, Dokumente und Statusänderungen in chronologischer Reihenfolge. Offene Aufgaben stehen mit Verantwortlichen und Frist im Vorgang. Sie braucht dafür kein gesondertes Briefing.
Wie behält die Kanzleileitung den Überblick, wer welchen Vorgang bearbeitet?
Die Vorgangsübersicht zeigt alle Vorgänge mit Status, offenen Aufgaben und Verantwortlichen. Überfällige Aufgaben fallen dort sofort auf. Jede Person im Team kann zusätzlich auf die eigenen Mandate filtern.