Grundsätzliches – Was wird sich weiter Verändern?
Das Thema der Digitalisierung und Automatisierung ist eine Herausforderung, der sich Kanzleien und Unternehmen in allen Bereichen stellen müssen, denn der Wandel wird auch vor dem traditionellen Handwerk und Dienstleistungen nicht haltmachen.
Der Grund für die Veränderung sind die Erwartungen des Kunden an die Anbieter von Dienstleistungen und Produkten. Die junge Generation kennt es nicht anders und die Älteren erkennen die Vorteile des Einsatzes von digitalen Inhalten – Ist auch dies nicht gegeben, schreitet der Staat irgendwann ein (siehe Einführung der E-Rechnung etc.).
Grundsätzlich kann man also davon ausgehen, dass folgende Ebenen von der Digitalisierung und Automatisierung in der Steuerberatung betroffen sein werden:
1. Benutzer- und Mandantenverhalten
Durch den ständigen Kontakt der Menschen mit den angebotenen Dienstleistungen und Produkten können diese Personen jederzeit ein kaufrelevantes Verhalten zeigen. Um dieses Verhalten des Kunden zu nutzen, müssen seitens des Anbieters die richtigen verhaltenswirksamen Signale gesetzt werden, um die Kaufmotivation aufrecht zu erhalten. Denn gerade in der neuen, jetzt schon digitalisierten Welt ist es ein Leichtes, den Kunden an einen anderen Anbieter zu verlieren.
Um den Kunden nicht zu verlieren, sollten Unternehmen Zeit und Geld in die Aufwertung bzw. Verbesserung der digitalen Kontaktpunkte zwischen Unternehmen und Kunden investieren.
2. Unternehmensinterne Prozesse und Schnittstellen
Die Umsetzung des digitalen Wandels in Unternehmen fällt oft schwerer als im privaten Bereich. Ein Grund hierfür könnte die Schwerfälligkeit von Kanzleien beim Wandel sein – auch wenn die derzeit verfolgten, oft antiquierten Arbeitsprozesse für die Mitarbeiter demotivierend und hinderlich sind.
Würde man gerade bei internen Abläufen mehr auf Digitalisierung setzen, könnte man zum Einen die Motivation der Mitarbeiter fördern und zum Anderen die Effizienz und dadurch die internen Kosten senken, was wiederum einen Wettbewerbsvorteil zur Folge hat.
3. Einführung digitaler Produkte
Die zunehmende Digitalisierung der Gesellschaft wird auch in absehbarer Zukunft kein Ende nehmen. Im Gegenteil, die Zyklen, in denen sich Innovationen bis zur Marktreife ausbilden, werden immer kürzer. Aus diesem Grund ist es notwendig, dass Unternehmen ihre Geschäftsmodelle und Produkte in immer kürzeren Zeiträumen an die Markgegebenheiten anpassen.
Trendanalyse 2024
1. Digitalisierung und Automatisierung nehmen Fahrt auf
Die Digitalisierung hat bereits einen erheblichen Einfluss auf die Steuerberatungsbranche gehabt, aber 2024 wird ein Jahr sein, in dem wir eine noch größere Beschleunigung in Richtung Automatisierung erleben werden.
Künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen und Automatisierungstools werden immer ausgefeilter und ermöglichen es Steuerberater*innen, repetitive Aufgaben zu reduzieren und sich auf strategische Beratung zu konzentrieren.
Neben der sich rasch entwickelnden Gesellschaftsfähigkeit von KI (bspw. ChatGPT) werden branchenspezifische Tools zur Automatisierung, wie milia.io, für Kanzleien erstmals spürbare Wettbewerbsvorteile in allen Bereichen (Mandanten, Mitarbeitenden und Unternehmensintern) schaffen.
Unsere Empfehlung für 2024:
- KI und deren Bedeutung sowie Grundlagen in der Kanzlei präsentieren und schulen
- Keine Eigenentwicklung und Individualisierung – diese ist schon wieder alt, wenn du damit fertig bist. Setzte auf starke Partner!
- Schreibe mindestens drei Szenarien (Use Cases) nieder, welche realistisch bis 12/2024 durch eine KI in deiner Kanzlei übernommen werden können.
2. Datenschutz und Sicherheit bleiben Schlüsselthemen
Mit der zunehmenden Digitalisierung steigt auch die Bedeutung von Datenschutz und Sicherheit. Neue Gesetze und Richtlinien werden erwartet, die strengere Anforderungen an den Umgang mit sensiblen Daten in der Steuerberatung stellen. Die Implementierung robuster Sicherheitsmaßnahmen wird unerlässlich sein, um Vertrauen bei den Mandanten zu wahren.
Der Austausch von Daten und Informationen wird in diesem Zusammenhang immer weiter in eine gemeinsame Cloud verlagert.
Unsere Empfehlung für 2024:
- Stelle eine Übersicht deiner Kommunikationswege (eingehend und ausgehend) zusammen (Papier, Post, Mail, SMS, etc.)
- Gewichte diese nach Häufigkeit in Prozent
- Finde für die zwei größten Posten eine sichere Lösung und einen Weg die restlichen Wege zu minimieren
3. Personalisierung und Kundenfokus im Beratungsansatz
Mandanten erwarten zunehmend maßgeschneiderte Lösungen und eine persönlichere Betreuung. Erfolgreiche Steuerberatungskanzleien werden verstärkt auf eine enge Kundenbindung und einen hochgradig individualisierten Beratungsansatz setzen. Dieser wird über die bloße Erfüllung von Pflichten (FIBU, LOHN, Jahresabschluss, etc.) hinausgehen, denn diese Leistungen stellen in der Regel eher einen weiteren Produktbestandteil zur Generierung von laufenden Einnahmen dar.
= attraktive Mandanten werden mit innovativen und modernen Beratungsansätzen gewonnen. Die Pflichtbestandteile stellen lediglich upselling-Potenzial dar.
Unsere Empfehlung für 2024:
- Stelle dir dein Wunschmandatsprofil zusammen
- Erstelle mindestens drei Dienstleistungen für diesen Mandantstyp die Außerhalb der klassischen Leistungen liegen
- Präsentiere diese Leistungen (ohne Preise o.ä.) auf deiner Homepage und mindestens einem Social-Media-Kanal (zielgruppenorientiert).
4. Nachhaltigkeit und ESG werden zu einem integralen Bestandteil
Die Berücksichtigung von Umwelt-, Sozial- und Governance-Faktoren (ESG) gewinnt in der Unternehmenswelt an Bedeutung. Steuerberater*innen werden vermehrt dazu aufgefordert, ihre Mandanten in Fragen der Nachhaltigkeit zu unterstützen, sei es durch steuerliche Anreize für umweltfreundliche Investitionen oder die Integration von ESG-Kriterien in die Beratung.
Auch die Digitalisierung spielt hierbei eine große Rolle.
Unsere Empfehlung für 2024:
- Lasse deine Mitarbeiter die Möglichkeiten der Kanzlei im Rahmen der ESG in einem kleinen Workshop selbst definieren
- Leite hieraus entsprechende Maßnahmen und kommuniziere diese an deine Bestandsmandanten (bspw. die Bepreisung von Papierausdrucken, die pro Bono Übernahme von drei Vereinserklärungen o.ä.)
- Erstelle eine kleine Landingpage zu euren persönlichen ESG Faktoren.
5. Agilität und Anpassungsfähigkeit als Schlüssel zum Erfolg
Ein weiterer entscheidender Trend wird die Fähigkeit sein, sich schnell an Veränderungen anzupassen. Flexibilität und Agilität sind unerlässlich, um auf sich ändernde Marktbedingungen, neue Gesetze und Kundenanforderungen schnell zu reagieren.
Die Herausforderungen und Chancen, die uns im Jahr 2024 erwarten, sind immens. Um erfolgreich zu sein, ist es entscheidend, diese Trends zu erkennen und sich proaktiv darauf einzustellen. Eine kontinuierliche Weiterbildung, Investitionen in innovative Technologien und eine klare Ausrichtung auf die Bedürfnisse der Mandanten werden dabei Schlüsselfaktoren sein, um in dieser sich ständig wandelnden Branche erfolgreich zu sein.
Unsere Empfehlung für 2024:
- Schaffen Sie eine Unternehmenskultur die Flexibilität und Anpassung fördert: Raum für Ideen, Erfolge und Scheitern.
- Bennen Sie für die folgenden Themen mindestens einen Ansprechpartner in der Kanzlei:
- Geschäftsstrategie
- Technologien
- Kommunikation
- Aufbau eines Netzwerks: Pflege regelmäßige Kontakte zu mindestens drei weiteren ähnlich aufgestellten Kanzleien zum Austausch über die drei oben genannten Punkte.
6. Die Cloud als Standard: Neue Horizonte in der Steuerberatung
Ein bedeutender Trend, der die Steuerberatungslandschaft im Jahr 2024 prägen wird, ist zweifellos die zunehmende Integration von Cloud-Technologien. Die Cloud bietet eine Fülle von Möglichkeiten und Vorteilen für Steuerberater*innen und ihre Mandanten.
Durch den Umzug von Daten und Anwendungen in die Cloud können Steuerberatungskanzleien von flexibleren Arbeitsmodellen profitieren. Mitarbeiter*innen können von überall aus auf relevante Daten zugreifen, die Zusammenarbeit wird erleichtert und die Effizienz gesteigert. Diese Flexibilität ermöglicht es, Mandanten zeitnaher und effektiver zu unterstützen.
Des Weiteren eröffnet die Cloud eine breitere Palette an Technologien und Tools, die in die täglichen Arbeitsabläufe integriert werden können. Von cloudbasierten Buchhaltungssoftwarelösungen bis hin zu fortschrittlichen Analysen und Berichterstattungstools – die Möglichkeiten sind vielfältig. Dies ermöglicht es Steuerberatern, ihren Mandanten einen verbesserten Service anzubieten, der auf Echtzeitdaten beruht.
Die Cloud-Technologie geht auch mit einem verstärkten Fokus auf Datensicherheit einher. Vertrauliche Informationen werden in hochsicheren Umgebungen gespeichert, wodurch die Risiken von Datenverlust oder -diebstahl minimiert werden.
Diesen Trend werden wir 2024 in einem deutlich größeren Ausmaß kennenlernen wie in den Jahren zuvor. Durch die immer größer werdende Cloudinfrastruktur auch auf Mandantenseite, werden Schnittstellen ausgebaut und somit neue Potenziale gehoben.
Unsere Empfehlung für 2024:
- Verfolge eine Cloud First Strategie (nur wenn es nicht anders möglich ist wie bspw. bei DATEV, sollte On Premise gearbeitet werden)
- Analysiere deine aktuelle IT-Infrastruktur und schreibe die Softwarekomponenten unterteilt nach On Premise und Cloud nieder
- Schreibe die wichtigsten Datenspeicherorte nieder und hinterfrage gleichzeitig die Sinnhaftigkeit (wie viel kann ich mit den Daten dort anfangen)
- Stelle auf Office 365 um!
Hinweis/ Tipp:
Kosten spielen in Unternehmen bei der Anschaffung von Softwares immer eine große Rolle. Studien belegen, dass die Kosten durch die Einführung von Standardsoftwares (= keine Individualsoftware) signifikant gesenkt werden konnten. Dies bestätigt eine Kostenerhebung der Raiffeiseninformatik, bei der eine Senkung von 25 % erreicht wurde.
Gleichwohl sind die zu erwartenden Kosten einer Cloudlösung, deutlich transparenter und oftmals auch günstiger als On-Premise Anwendungen.
Abbildung 13 zeigt den Vergleich der Kosten bei OnPremise- und Cloud-Lösungen. In diesem Beispiel handelt es sich in beiden Fällen um eine ERP Standardsoftware. Mit diesem Beispiel soll nur nochmals verdeutlicht werden, dass es bei Cloudlösungen kaum versteckte Kosten gibt.
Unsere Empfehlung lautet daher: Als Mittelständische Kanzlei sollte man auf Cloud Standardsoftware zurückgreifen (wie bspw. milia.io).
Zusammenfassung und persönliche Worte
Wer nun gedacht hat, dass wir 2024 eine „Toolschlacht“ veranstalten und euch eine Auflistung von Prozessen und Tools liefern, der liegt leider falsch, aber warum ist dies so und nicht wie vor 5 Jahren, wo man mit der Einführung einiger Tools einen marktgerechten und wettbewerbsfähigen Stand halten konnte!?
Es ist recht simpel: neue Grundlagentechnologien wie bspw. die Künstliche Intelligenz lassen es nicht zu, eine reine Momentaufnahme als Ausgangspunkt zu nutzen. Wir beenden das Zeitalter der reinen Digitalisierung und adaptieren in der Steuerberatung die 4. Phase der industriellen Revolution. Die Besonderheit liegt darin, dass diese Phase, anders als die Entwicklungen zuvor, auf einem Bündel von technologischen Entwicklungen beruht. Dies führt dazu, dass der Markt sehr rasant und tiefgreifend, durch moderne Technologie das traditionelle Geschäftsmodell obsolet werden lässt.
Unsere Adaption und Beispiele für die Steuerberatung:
Der Anteil manueller Arbeit an der volkswirtschaftlichen Wortschöpfung wird aller Voraussicht nach weiterhin fallen. Stetig werden mehr Tätigkeiten von Menschen auf Maschinen übertragen. Das Zusammenwirken zwischen Mensch und Maschine – die sogenannte Mensch-Maschinen-Interaktion – wird sich intensivieren und in Bereiche vordringen, die bisher davon ausgenommen waren. So operieren die funktionellen Grundlagen des neuen Zeitalters.
Die digitale Transformation repräsentiert für Unternehmen eine strategische Herausforderung, die sich nicht auf technologische Aspekte begrenzen lässt. Denn die digitale Transformation weist eine fundamentale ökonomische Dimension auf und beweist eine tiefgreifende transformatorische Kraft, die Gesellschaften gegenwärtig nachhaltig verändert. Wer Technologie unter diesen Umständen nur als eine Frage von Bits und Bytes liest, wird ihrer Bedeutung schwer gerecht und verwechselt digitale Transformation mit Digitalisierung.
Und dies ist Grund, warum wir keine Grundlegenden Aussagen zu Tools und deren Möglichkeiten zusammenstellen können und wollen!
Werde Teil von milia.io und sichere die jetzt einen Innovationspartner an deiner Seite, welcher in allen wichtigen Bereichen für dich aktiv ist:
- Softwareentwicklung
- Vernetzung (milia.io Community)
- Strategische Ausrichtung und Marktbeobachtung
- Tech-Experten
- Branchen Experten
- Ausgewählte und geprüfte Partner für viele Bereiche (IT, Abrechnung, Consulting, DATEV Experten, Media, etc.)
- u.v.m.
Wir stehen vor aufregenden Entwicklungen und Veränderungen – lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft der Steuerberatung gestalten!
