Du erfährst mehr über die größten Herausforderungen und Ineffizienzen in der Steuerberatungsbranche und erhältst wertvolle Tipps und Tricks, um diese zu meistern. In einer sich rasant verändernden digitalen Welt ist es für dich als Steuerberater:in unerlässlich, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben und deine Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Egal, ob du schon lange in der Branche tätig bist oder gerade erst anfängst – diese Episode bietet dir wertvolle Einblicke und praktische Ratschläge. Schalte ein und lerne, wie du deine Kanzlei zukunftssicher machst und deine Mitarbeiter bestmöglich qualifizierst!
Transkript
[00:00:00.210] – Jeremy Schwarz
Alle Wege können wir nicht abkürzen, weil wir müssen den Menschen mitnehmen. Aber diese Schere zwischen den Kanzleien, das hat nichts mehr mit der Kanzlei Größe zu tun. Die tut sich einfach immer mehr auf. Nicht nur die.
[00:00:13.350] – Michel Menk
Schere bei den Kanzleien geht auseinander, sondern auch bei den Mitarbeitern. So, dann es geht los. Ein neuer Podcast. Zeitenwende in der Steuerberatung. Heute habe ich einen Exklusivgast mitgebracht. Ich kenne ihn schon lange. Der eine oder andere kennt ihn bestimmt auch. Jeremy Schwarz, der Herr der Wahl. Um uns heute viel tiefere Praxis Einblicke zu geben, und zwar in ganz viele Kanzleien. Weil was werden wir immer gefragt, Was ist denn der Best Practice? Was machen denn so andere in unserer Größenordnung? Wie weit sind die denn schon? Wo muss ich hinkommen und warum? Jeremy uns das beantworten kann, wird er uns jetzt gleich erzählen. Deswegen kurze Übergabe an dich zur Vorstellung. Wer bist du? Was machst du überhaupt hier?
[00:00:58.770] – Jeremy Schwarz
Hi, Michel. Hallo, liebe Zuhörer. Ja, meinen Namen hast du schon verraten. Jeremy Schwarz. Ich bin Berater bei Dietrich Consulting. Und ja, bin heute glücklich, hier zu sein. Mein erster Podcast. Meine erste Podcastaufnahme. Ich vermute, man wird es uns anmerken. Und ja, freue mich auf den Austausch und hoffe jeder der Zuhörer kann auch etwas mitnehmen.
[00:01:23.700] – Michel Menk
Bei Zurück an mich. Was tatsächlich nicht mehr allzu viele wissen ist Du bist gelernter Steuerfachangestellter. Was ich heute tatsächlich sagen kann Ich glaube, mit dem Abwerben wird es schwer. Jeremy ist unter anderem eben auch Geschäftsführer einer Consultinggesellschaft, die sich darauf spezialisiert hat, Kanzleien im Prozess und Strategieumfeld vor allem in DATEV zu unterstützen. Wo liegen dann Schwerpunkte?
[00:01:46.560] – Jeremy Schwarz
Genau. Meine Schwerpunkte heute liegen eigentlich darin, in den Kanzleien ganz, ganz viele Fäden aufzunehmen, zu gucken, wo die Kanzlei aktuell steht. Also mit dem Motto Gehen wir auch immer in die Kanzleien, dass wir eigentlich sagen können okay, wir wollen erst mal alle Abläufe kennenlernen. Und wir sind auch mittlerweile der Meinung, wir können zu fast allen Fragen Antworten liefern. Oder wir nehmen das mit und kennen bestimmt jemanden, der einen kennt. Aber das Ja bringt dieses tiefen Wissen, diese Branchentiefe dann einfach mit sich. Wie gesagt, du hattest ja gesagt, meine Ausbildung in der Kanzlei gemacht, da dann auch einige Zeit verbracht über einen Job und Ortswechsel dann bei einem DATEV System und Lösungspartner gelandet, da ja ein bisschen in die IT Consulting Branche eingearbeitet, angefangen mit Unternehmen online war ein einfacher Einstieg für mich. Du kannst dich noch erinnern, wir haben uns da kennengelernt. Ich kannte die Mandanten Seite aus meiner Ausbildungszeit und der Berufszeit und konnte direkt auf den Mandanten losgelassen werden und ihm zeigen, wie man ein Unternehmen online nutzt.
[00:02:47.280] – Jeremy Schwarz
Damals, das war so 2000 2016 circa, glaube ich und habe so 2 bis 3 Unternehmen online Schulungen am Tag durchgeführt hat. Ich erinnere mich, das war ein guter Umsatz zu der Zeit. Auf jeden Fall dann ja weitergearbeitet in ja auch Kanzlei Rechnungswesen, Schulungen. Also das waren so die kleinen Schritte. Der große Schritt war dann eigentlich die Einführung und Optimierung von DATEV DMS. Damals war es noch DATEV DMS Classic, weil da ging es dann erstens, also im ersten das erste Mal um die Kanzlei selbst, um die internen Prozesse, vor allem die Verwaltungsprozesse rund um Posteingang, Postausgang. Und ja, bei so einer Einführung damals hat man sich um jeden Klick mit den Mitarbeitern und der Kanzleileitung gestritten und um jeden MB, ob das jetzt abgelegt werden muss oder nicht. Heute läuft das teilweise ein bisschen anders. Oft kriege ich immer noch die gleichen Fragen gestellt. Herr Schwarz, müssen wir das denn ablegen? Und muss der Haken noch rein? Und da bin ich sehr froh, dass es mittlerweile ja innovativere Lösungen gibt, die Wege abkürzen.
[00:03:53.490] – Jeremy Schwarz
Alle Wege können wir nicht abkürzen, weil wir müssen den Menschen mitnehmen, ob das der Mitarbeiter ist? Ja, die Sekretariate, die Kanzleileitungen auch teilweise. Da bauen wir aber auch drumherum um den Senior sehr gerne, aber vor allem auch den Mandanten. Und das ist das größte Thema eigentlich momentan. Wie kriegen wir den Mandanten zeitnah abgeholt?
[00:04:15.930] – Michel Menk
Ganz, ganz viel Input. Für uns bedeutet das heute, wenn wir über die Praxis sprechen, dass du uns vor allem Einblicke geben kannst in die Denkweise der Prozesse der Kanzleien im Hinblick auf Digitalisierung. Und ich möchte dir direkt zum Einstieg eine Frage stellen. Wie gesagt, in der Einleitung bzw da wo die Kamera aus war, habe ich dir gesagt, wir wollen wichtige Tipps mitgeben, praktische Tipps, die man auch relativ einfach eventuell umsetzen kann, die man für die Zukunft braucht. Das ganze Format heißt Zeitenwende und du hast schon so ein paar Sachen gesagt. Für alle die, die das aus dem Kontext heraus nicht verstanden haben Ja, wir haben sehr viele Jahre zusammengearbeitet, sehr viele Jahre in einem Büro gesessen, teilweise heute noch. Das heißt, ich weiß ganz gut, was kommt. Aber eine Frage habe ich dir noch nie so explizit gestellt. In meinem Kopf schwirrt die permanent rum. Nehmen wir uns beide 2016 Was in unserem Kosmos? Einzelne Produkte, einzelne Prozesse, die dazu geführt haben. Würdest du behaupten tatsächlich, dass eine große Veränderung zwischen 2016 und heute liegt oder eher eine kleinere?
[00:05:16.200] – Jeremy Schwarz
Insofern eine große Veränderung? Ja, ich will es so plakativ gar nicht nennen, aber diese Schere zwischen den Kanzleien, das hat nichts mehr mit der Kanzlei Größe zu tun. Die tut sich einfach immer mehr auf, weil. Weil ich immer noch Kanzleien natürlich habe. Mit denen kämpfe ich um die gleichen Meilensteine, um die gleichen Themen wie 2016, 17 usw und andere Kanzleien, die schon entweder verstanden haben, wir haben in den letzten fünf Jahren oder noch länger etwas versäumt. Ich habe jetzt keine Zeit mehr für die einfache Lösung. Es muss jetzt wehtun. Oder Kanzleien die die immer noch. Ja es ist ja alles immer so im DATEV Kontext bei mir natürlich als DATEV Spezialist dann auch irgendwo von der DATEV auch so gewünscht getrieben. Ich weiß es nicht. Es ist immer alles sehr produktbasiert. Die Kanzleien führen Produkte ein und denken dann, die haben jetzt erst mal für drei Jahre Ruhe, weil sie irgendwie sieben Tage investiert haben und jeder macht wieder sein Ding. Es entstehen wieder Insellösungen an den Schreibtischen, in den einzelnen Teams.
[00:06:21.390] – Jeremy Schwarz
Und ja, da die Denkweise, die hat sich schon sehr angepasst. Man merkt den den neuen Schwung an Steuerberatern Das ist ist auch Generationenthema natürlich wie alles worum es jetzt aktuell geht in den Medien. Der Kampf der Generationen, aber vor allem auch werden Bälle von den Mandanten aufgenommen, weil der Mandant macht unheimlich Druck. Ich bin in vielen Kanzleien, sorry, in vielen Kanzleien, wo einfach von Schreibtisch zu Schreibtisch ganz unterschiedliche, unterschiedliche Arbeitsweisen herrschen, weil man den einen Mandanten betreut und der andere den anderen. Also, und das verstehe ich nicht immer, aber Schreibtisch.
[00:07:01.230] – Michel Menk
Zu Schreibtisch, das nehme ich mir mal mit als neues Wording finde ich ganz spannend. Lustige Anekdote Ich habe eigentlich nie DATEV Unternehmen online gelernt, also wirklich als IT Consultant das Ganze einzuführen, bei Mandanten das Ganze zu machen. Ich konnte es nach zwei Monaten aber aus dem Effeff. Warum? Weil ich nämlich 2016 mit ihm in einem Büro saß und ihm dreimal am Tag bei derselben Schulung zugehört habe. Ich wusste, wann er fertig war. Ich wusste, was er als nächstes sagt. Ich konnte einfach am anderen Schreibtisch mitsprechen. Deswegen hier ein bisschen Mitgefühl für alle, die es immer noch einführen. Frage Aber heute Worauf möchte ich hinaus? Ich weiß es, aber sonst weiß es keiner. 2016 17 hast du 2 bis 3 Einführungen bei Mandanten am Tag gemacht. Wie viele hast du dieses Jahr schon gemacht?
[00:07:42.630] – Jeremy Schwarz
Das sind dann. Das hört sich jetzt schon abgehoben an, aber es waren dann Pro Bono Dinger zwei Stück. Und ich habe nicht mit weniger Kanzleien zu tun, eher mit mehreren. In jeder Kanzlei, in der wir sind, erarbeiten wir uns. Entweder ist die Kanzlei schon an dem Punkt oder wir arbeiten uns da gemeinsam hin in die Leistungser stellung einzusteigen und da die Prozesse zu optimieren und machen Bestandslisten mit Auswertungen, Tools oder oder selbst erstellt, weil das Know how der Mitarbeiter aus den Systemen. Das muss erst mal zusammengefügt werden, damit die Kanzleien, weil das wissen viele leider nicht wissen, wo sie eigentlich stehen. Und eigentlich verändere ich das Leben von viel mehr Mandanten als damals. Nur ich habe mit den Mandanten nichts mehr, aber.
[00:08:26.400] – Michel Menk
Eine super Aussage. Das heißt, es geht gar nicht mehr rein um den digitalen Austausch und dass der Mandant jetzt weiß, wie ein Scanner funktioniert oder ein E Mail Upload funktioniert. Dieses Thema an sich werden einfacher. Die entwickeln sich natürlich auch weiter in einer gewissen Geschwindigkeit, was spannend ist. Und das will ich jetzt direkt mal mitgeben Wir müssen den Gesamtprozess betrachten. Es kommt auf das Große und Ganze an! Ich sage immer sind die Wertschöpfungsketten. Wir müssen uns als Berater, auch als Steuerberater, in dem Falle in die Wertschöpfungskette des Mandanten eingliedern. Und das ist ja das, was du letztendlich machst, wo wir sagen, wir schaffen einen STANDARD auf Kanzleiseite, keinen STANDARD auf Mandantenseite, der darf gerne in dem System individuell agieren, sofern das System das natürlich zulässt und das Ganze machen. Ich denke aber, es spricht für sich, wenn wir Lass uns 2017 über meinetwegen 567 100 Einführung sprechen, heute über zwei bei deutlich mehr Kanzleien. Das weiß ich ja auch. Das liegt nicht daran, dass Unternehmen online jetzt bei allen auf einmal ausgerollt ist oder das Ganze schon passiert ist.
[00:09:19.530] – Michel Menk
Nein, es gibt auch andere Systeme, die eine Rolle spielen. Das liegt daran, dass der Qualifizierungsgrad zumindest bei einigen Mitarbeitern in der Kanzlei deutlich gestiegen ist. Und ich sage es jetzt mal in aller Deutlichkeit Du hast es eben zwischen den Zeilen gesagt Nicht nur die Schere bei den Kanzleien geht auseinander, sondern auch bei den Mitarbeitern. Es ist keine Lösung mehr, Mitarbeiter, die eine Verweigerungshaltung einnehmen, das Ganze zu dulden, sondern es geht viel mehr um die Mitarbeiter, Qualifizierung, das Ganze mitzuziehen, weil die ganze Last auf den Mitarbeitern, die das aktiv treiben. Wir haben es allzu oft erlebt, da ist einer, der kann eigentlich alle Schnittstellen anwenden, DATEV Unternehmen online machen, der wird dann zum Digitalisierungsmanager ernannt oder zum Kaub. Es ist aber Perspektive.
[00:10:00.000] – Sprecher 1
Keine Lösung, das Wissen bei einem einzelnen oder zwei oder drei Personen zu sammeln. Zumindest ein Teil des Wissens müssen wir verteilen auf alle Mitarbeiter. Wie stehst du zu dem Thema Mitarbeiterqualifizierung? Was sind deine Maßnahmen, die du den Kanzleien empfiehlst?
[00:10:11.550] – Sprecher 2
Ja, einfach gesagt Hilfe zur Selbsthilfe, dass wir schauen müssen. Also die Kanzleien sagen ja grundsätzlich Herr Schwarz, wir haben dafür aktuell keine Zeit, egal was es ist. Und eigentlich wissen wir alle, wir kennen das aus jeder Branche, wer sich. Wir haben nie Zeit. Es ist nie der richtige Zeitpunkt, irgendwas anzugehen. Und wenn ich mir jetzt die Zeit nicht nehme, habe ich sie auch morgen nicht. Aber dann schwingt auch mit, dass man der Meinung ist, die Praxis, die Branche und der Beruf mit den Terminen der Wiederholung, man kann sich nicht vertreten usw weil ja jeder muss ja sein Mandat betreuen. Diese Praxis würde einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess und nachhaltigen Verbesserungsprozess nicht zulassen. Sehe ich nicht so, weil wir, wenn wir die Kapazitäten nicht freischaufeln, dann verläuft das Ganze wieder im Sande. Wir haben einige Kanzleien schon dabei begleitet. Ja, auf gut Deutsch auf links gedreht haben Sie an irgendeinem Stand auf aufgenommen? Ja, transformiert. Wir haben viel zu tun. Uns fällt es auch nicht immer einfach, proaktiv die Kunden auf etwas hinzuweisen.
[00:11:09.780] – Sprecher 2
Unsere, unsere Kanzleien. Kleiner Seitenhieb noch mal sind ja auch so ein bisschen DATEV geschädigt, was den Informationsfluss angeht. Man wird ja total überladen, man weiß ja gar nicht. DATEV Mitteilung DATEV, da ja die Schreiben eigentlich immer nur anders formulieren. Die schreiben eigentlich immer nur Mails oder diese Servicekontakte. Dementsprechend ist es einmal schwierig, immer die Kanzleien wirklich laufend zu informieren. Einmal, weil wir auch sehr viel zu tun haben und vermeintlich uns da auch immer wieder verbessern können, sozusagen aber auch, weil dies gewohnt sind, diese Infos ja einfach nicht mitzubekommen. Und das ist eigentlich der Hauptpunkt Wir müssen diesen kontinuierlichen Wissenstransfer Verbesserungsprozess, wie wir ihn nennen möchten, den müssen wir schaffen. Und das funktioniert nur, wenn wir die Last verteilen in der Kanzlei, wenn wir Verantwortlichkeiten definieren. Wir haben ja ein Problem mit dem Personal, Personal zu bekommen und Kanzleien, die das Ganze ja agiler aufbauen und verantwortlichen Verantwortlichkeiten auch vergeben. Das sind nicht nur Mandatsverantwortlichkeiten, sondern auch Entscheidungen, ob das Verbesserungen oder Verschlechterungen sind. Das kann ja erst mal beides sein.
[00:12:18.270] – Sprecher 2
Aber Veränderungen auch durchzusetzen, ja, das geht nicht immer alles über Geld geht auch über den Weg.
[00:12:24.330] – Sprecher 1
Zusammenfassend wären die Tipps, die du gerade genannt hast und ich ergänze noch mal zwei, die ich weiß, dass du die eigentlich in der Praxis lieferst. Es geht zum einen darum, das finde ich ganz spannend, Verantwortlichkeiten zu definieren. Ich hatte gerade gesagt, nicht alles auf einem, sondern Verantwortlichkeiten zu verteilen. Das kann sein, zentrale Stellen zu schaffen, das kann sein Prozess, Verantwortung zu übergeben, was Optimierung angeht. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess war der zweite Tipp. Man muss dafür tatsächlich ein Management einführen. Gerade in diesen Zeiten, wo sich relativ schnell vieles wandelt im Gesetze, die sich ändern. Einer der großen Bausteine, die uns natürlich permanent betreffen in der Branche. Wir haben Softwaresysteme, die sich rasant entwickeln, auch außerhalb von DATEV. Da gibt es viele. Und wir haben eben Mitarbeiter, wo die Schere immer weiter auseinandergeht. Und ich sag es jetzt mal einfach, wie es ist. Wir haben einmal den Kreis, der fachlich wahnsinnig fit ist, der jede Buchung auswendig kann. Der sieben belegt und kann innerhalb von drei Sekunden entscheiden, auf welches Konto das Ganze muss.
[00:13:11.850] – Sprecher 1
Und wir haben die anderen, die sagen ich will den Beleg gar nicht mehr sehen, außer das System sagt mich, soll mir diesen Beleg angucken und dann entscheiden, wo das Ganze hingehört. Bringt diese Personas zusammen, denn beide müssen voneinander lernen. Das eine agile, flexible, wo man sagt okay, ich vertraue jetzt einfach mal einem System, das ist ein Vertrauen, Das hat tatsächlich ein wenig was wahrscheinlich mit Generationen zu tun, aber auch den fachlichen Aspekt zu sagen, wenn das System dir dann sagt, guckst du anderen, guckst dir richtig an und dann entscheidest du auch. Massennotiz oder Massen vermerkt, dass das eine. Und in diesen Fachkreisen das ist jetzt der Tipp, den ich einfach noch mal ergänze, weil ich weiß, dass du es machst und es wahnsinnig gut ankommt. Macht regelmäßige Meetings draus. Es muss nicht alles immer, wo der Chef oder die Chefin dabei sein muss. Jour fixe Schimpfen wir das Ganze einmal die Woche, einmal im Monat bringt dort Prozessverantwortliche oder Zentraleinheiten wie eine Verwaltung Fachkräfte für Steuern, Jahresabschluss einfach zusammen.
[00:14:01.470] – Sprecher 1
Für eine Stunde kann man auch online machen, kann Hybrid stattfinden. Alle zusammen diskutiert über Prozess, Neuerungen, Gesetzes Neuerungen, Änderungen. So wird es aus dem Kreis heraus selber getragen und entschieden. Ein ganz, ganz wichtiger Aspekt einer agilen Arbeitsweise. Und das letzte, was du nicht so deutlich ausgesprochen hast. Ich möchte es aber aussprechen Fangt an, auch euren Mitarbeitern zu vertrauen. Das magister schiefgehen an der einen oder anderen Stelle. Wichtige Entscheidungen werden natürlich durchs Management getroffen. Aber es ist zwingend in diesem Wandel, dass wir gemeinsam gestalten und gemeinsam agieren. Und ich glaube, das ist auch die Erfahrung, die wir gemacht haben. Denn ich weiß tatsächlich bei dir die meisten Workshops, die du heute noch machst, die finden mindestens mit Mitarbeiterbeteiligung statt, wenn nicht sogar alleinig aus den Mitarbeiterkreisen heraus, was die Verantwortung angeht. Und wenn ich dir bei dem ein oder anderen Gespräch noch zuhöre, weiß ich tatsächlich, dass du sogar verlangst, was vieles angeht.
[00:14:52.650] – Sprecher 2
Ja, ich hoffe, ich trete auch keinem manchmal auf auf den Schlips oder die Bluse, wenn ich sage Ja, eigentlich eigentlich. Brauchen wir das nicht für den nächsten Termin. Wir können jetzt auch nur mit der Mitarbeitergruppe den Folgetermin finden oder auch einen Rhythmus, der sich einschleicht. Alle drei Wochen irgendwie. Oder der zweite Donnerstag im Monat heißt ja nicht, dass wir als MDK, als Externe immer dabei sitzen müssen, Aber da muss eine Regelmäßigkeit rein. Auch da noch mal also wie ist es gerade bei uns in der Praxis? Also was ist gerade sehr gefragt? Aber auch was funktioniert am besten? Die meisten Kanzleien haben sich durch das, was die letzten Jahre so lief, DATEV mit Produkten. Da war der Druck drauf haben die Produkte eingeführt haben, haben unfertige Systeme, gegebenenfalls vor allem unfertige Prozesse. Aber heißt nichts aufeinander abgestimmt. Wir sagen dann schön auf gut Deutsch der Werkzeugkasten und keiner weiß, welches Werkzeug wo zu benutzen ist. Es wird dann auch immer wieder von Prozessdokumentation gesprochen. Das ist dann oft so ein 60 Seiten Konzept.
[00:15:53.450] – Sprecher 2
Wir kennen das alle, wo wir fünf Seiten eigentlich nur gebrauchen können. Das sind dann die Prozesse und ja, da greifen wir dann eigentlich auf, dass wir sagen okay, wir, wir können. Dieses alte Bild kopflastige Kanzlei wird ja weitergesponnen, ein Shop, ein Kanzleiorganisation sbeauftragter, das funktioniert ja gar nicht, auch wenn ich. Was ist die? Die aktuelle Durchschnitts Kanzlei Größe? Du hast den Markt besser im Blick als ich da manchmal.
[00:16:16.880] – Sprecher 1
Manchmal sind tatsächlich kleiner zehn.
[00:16:19.250] – Sprecher 2
Kleiner, zehn auch. Auch in den Kanzleien wird es schwierig, eine Person zu greifen, die sich neben ihrer operativen Tätigkeit neben dem Mandanten Geschäft dann um alles in der Organisation kümmert.
[00:16:32.570] – Sprecher 1
Und unternehmerisch auch die falsche Entscheidung, an einer Person etwas festzumachen.
[00:16:35.690] – Sprecher 2
Ganz genau. Auch da müssen wir schauen. Und da wollen wir die Mitarbeiter in die Pflicht berufen nicht nehmen, sondern eher denen da auch den Ball zuspielen. Zur Praxis in der Praxis Wir bieten in den letzten anderthalb Jahren circa, da hat es so angefangen ja Workshopreihen an, im Grunde viele fragen auch mal nach Videos, dass man das einfach besuchen kann. Alle schalten sich dazu. Gestaltet sich einfach ein bisschen schwierig, weil die Themen dann doch sehr individuell sind. Datenschutz ist natürlich in der Branche immer ein ganz, ganz großes Thema. Und Aber dass wir eigentlich eine Workshopreihe aufbauen, dass wir sagen, wir haben einen Kick Off Workshop, wir definieren Verantwortlichkeiten. Welche Mitarbeiter sieht man so wie du auch gerade gesagt hast, welche, die eher aus der Digital Native Mitarbeiter zuzuordnen wären. Dann brauchen wir aber auch die Erfahrung von Mitarbeitern, das Know how, das Know how und müssen die Leute zusammenbringen. Und ja, das immer mit einem Partner abzustimmen. Allein in der Terminplanung steht es ja schon. Und der Partner oder die Kanzlei, Leitung der Steuerberater, die Steuerberaterin, das ist die Geschäftsführerin.
[00:17:46.460] – Sprecher 2
Und wenn ich in dem Umfeld denke, dann beschäftige ich mich eigentlich selten mit den Problemen, mit den internen Problemen von heute. Die Kunden Problem von heute sind Die brennen weiter, die stehen bei mir am Schreibtisch. Aber die internen Abläufe, wie ich jetzt gerade die Werkzeuge nutze, die wir in der Kanzlei etabliert haben, das darf doch gar nicht mein Problem sein in der Geschäftsführung. Ich muss doch eher gucken, Wie sorge ich dafür, dass wir in fünf Jahren überhaupt noch Werkzeuge nutzen können. Wir haben noch was zu tun haben, dass wir das so verteilen. Eine Richtung wird vorgegeben. Es gibt immer wieder ja gewisse Prozesspunkte. Da will, da will die Kanzlei Leitung mitreden. Das ist dann auch das, was vorgegeben wird, Aber im Grunde Workshops aufbauen, regelmäßig treffen, also da einen Plan machen auf 6 bis 8 Monate mit den drei Gruppen, vier Gruppen. Wir kennen die Leistungs und das Leistungsspektrum des Dienstleistungskatalog der Kanzleien. Und das Schöne ist, und das ist auch die Erfahrung, die wir gemacht haben mittlerweile, weil wir das mit einigen Kanzleien schon abgeschlossen haben.
[00:18:51.140] – Sprecher 2
Das rollt weiter. Also wir. Wir wollen Steine in der Kanzlei ins Rollen bringen. Wir selber haben die Kraft aber gar nicht, die Kanzleien auch nicht, das mit Externen zu lösen, diesen Stein am Rollen zu halten, das muss von innen kommen, das müssen die Mitarbeiter übernehmen.
[00:19:04.490] – Sprecher 1
Dann lass uns das doch jetzt mal umlegen. Ganz praktisch. Was hier jeder tun kann und sich mitnehmen kann, setzt sich demnächst einfach mal zwei Stunden hin, definiert seines Erachtens die größten Probleme in den Prozessen, Optimierungswünsche und gleichzeitig ein Ziel für in zwölf Monaten. Das Ganze könnten auch die Mitarbeiter in den einzelnen Kreisen machen, natürlich runtergebrochen auf die Verantwortungen, die vorher definiert sein müssten. Man legt das Ganze übereinander und verständigt sich im gesamten Team auf ein gemeinsames Ziel in zwölf Monaten. Das wäre dann der Fahrplan, den du beschrieben hast. Genug aber der Theorie Ich habe es gekauft ist okay, Zahlung folgt dann später zur Praxis. Wir sind jetzt in den Workshops und möchten einzelne Prozesse optimieren. Ich natürlich für meinen Teil sehe, wenn wir ein Gesamtprozess Modell formen wollen und einen Gesamtprozess gar nicht mehr. Das Problem in den internen Prozess verkettungen und dem Aufgabenmanagement dafür gibt es mittlerweile tatsächlich ausreichend Tools. Ausreichend Wege und wahrscheinlich auch ausreichend Transparenz in den Köpfen der Mitarbeiter oder in den einzelnen Gesprächen. Und natürlich, wie soll es anders sein, sehe ich das Problem im Bruch Richtung Mandant.
[00:20:09.640] – Sprecher 1
Wie gehst du tatsächlich mit den Themen um? Wie nimmst du das aus den Kanzleien wahr? Wenn wir jetzt sagen okay, nehmen wir das einfache Beispiel Die Steuererklärung ist fertig, der Prozess intern, der würde wahrscheinlich sehr geschmeidig laufen. Gerade das Erstellen, das Fertigstellen und meinetwegen sogar die Freigabe.
[00:20:24.760] – Sprecher 2
Du hast ja gerade die Hausaufgabe genannt, aufzuschreiben, was gerade nicht läuft. Also auf Schön gesagt der Zeitfresser. Genau das findet in diesen Meetings statt, in dem Bereich und Kick Off Meeting. Und wir reden erstmal. Wir identifizieren Zeitfresser und Optimierungspotenziale usw. Und ja, viele dieser Zeitfresser basieren auf auf dem Mandanten. Nicht weil der Mandant langsam ist, sondern weil weil oft die Lösungen fehlen und man halt da immer noch mit den Tools arbeitet, die man schon seit zehn Jahren zur Verfügung hat. Outlook zum Beispiel. Es ist nicht immer einfach, das Ganze anzugehen, aber genau an dem Punkt okay, wir ganz klassischer Fall Einkommensteuer. Wir haben einen niedrigen Deckungsbeitrag, wir haben sehr viel Individuelles, wir haben Mandanten dahinter, die wollen ganz, ganz toll behandelt werden. Das kann ich auch verstehen, das jeder soll sich auch so fühlen.
[00:21:22.000] – Sprecher 1
Grüße an alle Lehrer.
[00:21:26.500] – Sprecher 2
Nein, also da man man entscheidet sich ja mit nicht selbstständiger Arbeit aktiv dafür zum Steuerberater zu gehen. Das alles ist ja irgendwie selber händelbar. Man will es aber nur abgeben und auch so behandelt werden, dass einem was abgenommen wird und an der Stelle erkrankt ist. An vielen Stellen. Dass das mit der Digitalisierung noch nicht so läuft. Also das Portal meine Steuern kann ja nicht funktionieren, wenn ich in der Regel alle acht Monate ein neues Handy habe und immer wieder ein Smartlock in neu initialisieren muss. Und das ist ja wie eine neue Auslieferung. Da macht ja auch schon wieder. Ich muss allgemeiner formulieren Zugangsmedien, Authentifizierung, das ist halt ein lästiges Thema für für Tätigkeiten, die einmal im Jahr stattfinden. Heißt Die Digitalisierung mit dem Mandanten funktioniert nur, wenn der Einstieg so niedrig wie möglich ist. Weil das, worum ich mich eigentlich dann seit sechs, sieben Jahren drehe, ist so früh wie möglich anfangen, digital zu arbeiten und so spät wie möglich aufhören. Und in der Mitte kann ich mich immer wieder punktuell dazu entscheiden.
[00:22:33.220] – Sprecher 2
Das will ich jetzt im Papier haben die zehn Objekte, da muss ich jetzt was ausdrucken und mir hinlegen. [00:22:39.610] – Sprecher 1 Ich bin komplett bei dir. Nehmen wir das schon mal mit? Wir brauchen eine niedrige digitale Einstiegshürde, bedeutet also einfacher Zugriff auf irgendwas, was schon bekannt ist. Nehmen wir jetzt mal, ja, wie soll es auch anders sein Die Mandanten App Zugangsdaten per Mail, Passwort vergeben, App im App Store downgeloaded und schon kann ich loslegen. Nachrichten, Dokumente, Signaturen beispielsweise. Und kann somit mein Prozess, den ich eigentlich schon habe, wo ich sage Zeitfresser liegen in aller Regel und das muss man auch einfach sagen wie es ist liegen tatsächlich im Kommunikationsbereich, der auch intern sein kann, aber eben Richtung extern. Das Thema weitere Tools anbinden ist ein schwieriges Thema. Man sagt immer, es ist was weiteres, es ist eine externe Anwendung. Aber machen wir uns nichts vor und ich zitiere jetzt einfach mal einen unserer Kunden, der gesagt hat Order nothing an alle Mandanten raus. Genau zwei Mandanten von über 250 haben sich gemeldet und einer sagte Was soll das denn jetzt schon wieder? Schon wieder was Neues? Schon wieder was anderes?
[00:23:38.980] – Sprecher 1
Ich will das nicht. Gegenfrage vom Berater Wie viele Apps nutzt du denn schon auf deinem Handy auf dem Smartphone? Da kam 20 oder 30 eine weitere. Macht ja nichts aus und es ist absolut richtig. Und damit war tatsächlich das Thema auch gegessen. Es ist der Moderne und der neue Weg, den wir gehen. Genau darauf möchte ich eigentlich hinaus. Es gibt viel, viel mehr wie das, was wir heute sehen. Und es wird in Zukunft viel, viel mehr geben. Das heißt, wir müssen uns, glaube ich, darauf darauf einlassen. Wie siehst du das jetzt aber und ich komme jetzt einfach aus der Praxis und sage Herr Schwartz, alles schön und gut, meine Mandanten machen das nicht mit.
[00:24:14.230] – Sprecher 2
Ja, also genau. Genau der richtige Punkt in dem Aspekt. Vor allem, wenn man den Mandanten anbinden muss. Immer zwei sehr große Vorteile. Einmal der Vorteil Ja, ich habe schon wieder ein Tool. Schon wieder eine Lösung ist so auch nicht richtig und man verweist immer wieder darauf, dass es ja einen großen Softwareanbieter gibt. Und wenn das von dem kommt, was mache ich denn dann? Wir, die Möglichkeiten waren ja da, die Größe ist da und es gibt es nicht. Also wird es auch so zeitnah einmal nicht kommen und kann auch nicht funktionieren Bei diesem, bei diesem Rollout von verschiedenen Tools, Funktionen in der Kanzlei und punktuell ist ja der Mandant nur betroffen. Wir haben da immer so das Gefühl, der kriegt ja alles mit, der kriegt ja eigentlich gar nichts mit. In meiner Ausbildung war es auch so, der hat mir den Panelordner reingeschmissen, ich konnte gar nichts fragen. Da war er wieder raus, weil er gar kein. Keine Lust hat auf das ganze Thema. Egal was es ist.
[00:25:01.850] – Sprecher 2
Deswegen muss es ja so einfach wie möglich sein. Da kommen wir auch zum Zweiten Vorurteil. Die Kanzleien sind sehr, sehr oft in vorauseilendem Gehorsam unterwegs. Das können wir jetzt nicht kommunizieren. Ich kann nicht schon wieder was Neues bringen beim Mandanten. Und die zwei Mandate, die sich bei dem Kunden beschwert haben, die hätten sich auch beschwert, Wenn man die Rechnung kürzt, dann hätten die auch was gefunden. Ich zahle jetzt weniger. Ist meine Leistung jetzt schlechter? Ich magister meine Sachbearbeiterin. Bekommt sie jetzt weniger mein Sachbearbeiter? Das sind dann also wir haben immer Gegenwind, egal was wir tun. Und das sind so die, die die Vorbehalte. Es führt aber kein Weg daran vorbei. Auf der einen Seite in der Praxis, bei diesen Fragen sage ich immer wenn das Tool besser ist als das Tool davor, dann ist die Umstellung kein Problem, wenn mehr Werte da sind. Ob die Lösung rot ist? Grün, bunt, neongelb, welches Logo da auch drüber steht, dass der Mandant es mitbekommt oder nicht, dass sich da was ändert, wenn es das Leben für ihn einfacher macht, dann ist das doch gar kein Problem.
[00:26:02.390] – Sprecher 2
Dann wird er nicht sagen wie. Schon wieder eine Änderung, dann wird es schon wieder was, was mir das Leben einfacher macht. Das ist ja genau das Thema und und und. Da müssen wir hin.
[00:26:10.910] – Sprecher 1
Das ist etwas, was dir das Leben einfacher machen soll. Und ich glaube vor allem Steuerberater, Steuerberater, einen Partner einer Gesellschaft sind dazu angehalten, unternehmerisch zu denken in Zeiten dieses Wandels, der unweigerlich stattfindet auf allen Ebenen. Höre dazu letzte Podcast folgen. Als Beispiel sollte es so sein, dass wir vor allem vorausschauend Tätigkeiten ausführen, vorausschauend weitergehen. Denn Mandanten, die das heute nicht mitmachen, sind Mandanten, die ich in Zukunft wahrscheinlich auch nicht mehr haben werde. Denn alles wandelt sich unter anderem auch eben das Business dieser Mandanten. Auch die müssen digitaler werden. Das heißt, wir schwingen nur mit. Und es spricht nichts dagegen, als Steuerberater den ersten Aufschlag zu machen, den Weg zu gehen hin zu digitalen Geschäftsmodellen, digitalen Technologien. Denn genau da entwickelt sich das hin. Das heißt, du sagst Schließt die Schublade eins für alle Mal ab. Unterm Strich die Schublade der Vorbehalte, das Schubladendenken insgesamt. Denn auch Mandanten werden nicht mehr so denken. Ich glaube, man kann zu unterschreiben. Du hast ja mittlerweile auch die Geschäftsführung inne.
[00:27:10.940] – Sprecher 1
Ich glaube, du kannst dir gar kein anderes Arbeiten vorstellen wie digital. Oder könntest du dir noch vorstellen, in irgendeiner Art und Weise in Papier mit irgendwem zusammenzuarbeiten?
[00:27:18.740] – Sprecher 2
Seitdem ich aber mit dabei bin das sind jetzt vier Jahre, wir haben ja von Anfang an uns alle Aufgaben irgendwie geteilt von Ja, alles war da gemeinschaftlich drin und ich habe noch nie was in Papier mit meinem Steuerberater ausgetauscht. Nichts haben eher ignoriert, wenn das Papier kam, bis er sich gemeldet hat.
[00:27:41.180] – Sprecher 1
Mir nicht.
[00:27:42.650] – Sprecher 2
Ich habe nichts ignoriert. Kleiner Wink an unseren Steuerberater kann ich mir tatsächlich nicht vorstellen. Ich habe mich so sehr daran gewöhnt, dass ich auch aktiv nicht entscheide. Ich muss das jetzt in Papier machen, habe aber auch da einen ganz anderen Tätigkeitsfeld, andere Tätigkeitsbereich. Aber ne, das ist für mich auch. Wäre auch ein absolutes Ausschlusskriterium, nicht nur in der Geschäftsbeziehung mit meinem, mit meinem, mit meinem Berater, mit meiner Marketingagentur, mit anderen Dienstleistungen, die wir uns ja auch rein reinholen ins Haus. Also ich.
[00:28:17.210] – Sprecher 1
Denke, das trifft es ganz gut. Wir nähern uns dem Ende. Deswegen will ich es nur noch mal explizit sagen Der Mandant ändert eigentlich nichts. Großartig, sondern die Mandanten werden in 90 % der Fälle schon an digitales Arbeiten und vor allem an digitale Medien gewöhnt sein. Das einzige, was wir machen wir wagen einen ganz kleinen Schritt ins Hier und Jetzt und vor allem einen ganz großen Schritt in die Zukunft, den wir gemeinsam gehen wollen. Wir haben viele praktische Tipps heute erarbeitet. Danke dir dafür für die Hinweise und Tipps. Wer Jeremy irgendwas fragen möchte, kann das natürlich tun. Genau. Und wir schließen damit die Runde. Bzw vielleicht auch gerne mit abschließenden Worten von dir. Ich bedanke mich schon mal fürs Zuhören zu sehen. Vielleicht und freue mich aufs nächste Mal.
[00:29:03.950] – Sprecher 2
Ja, toll, dass ich dabei sein durfte, dass wir uns ausgetauscht haben, mal vor der Kamera und Mikrofon. Ich glaube, das Mikrofon müsste öfter mitlaufen, wenn wir uns unterhalten. Vielleicht schließe ich das Ganze auch mit einer kleinen Anekdote ab, was das angeht. Einfache Lösung oder die vermeintlich einfache Lösung zu finden, jetzt den nächsten Schritt zu machen. Wir zwei regen uns sehr gerne darüber auf. Über den den Kleinwagen, den wir uns in die Kanzlei stellen können, mit dem wir scannen können. Ja, die große Scanlösung, die uns alles abnehmen will, mit der ja immer noch gut Geld verdient wird. Und es ist die einfache Lösung. Es ist die vermeintlich einfache Lösung. Und im Grunde haben wir für diese vermeintliche einfache Lösung keine Zeit mehr. Weil du hast es gesagt, auch Unternehmen, die wir. Müssen sich wandeln, wenn wir denen diesen Wandel jetzt abnehmen, indem wir sein Paket übernehmen, auspacken, einscannen. Wir arbeiten irgendwo digital, aber auch rückwärtsgewandt, weil das braucht ja auch mindestens einen Monat, bis dieser Pendelordner bei uns ist. [00:30:12.830] – Sprecher 2 Wenn wir bei der FIBO bleiben, dann haben wir nichts gewonnen. Dann haben wir das um weitere fünf Jahre hinausgezögert. Wenn ich heute diesen Scanner anschaffe, gestehe ich mir eigentlich ein, dass ich in den letzten fünf Jahren vieles falsch gemacht habe. Macht dazu aber ein Posting und freue mich, dass ich mich digitalisiere ins Kanzleinetzwerk und verzögere es vielleicht für die nächsten Jahre schon wieder, weil ich die Mitarbeiter, mich selber und den Mandanten vermeintlich. Und am Ende hat leider keiner gewonnen.
[00:30:43.160] – Sprecher 1
Weil die Beratung leidet auf ganzer Linie. Ich hatte dir verboten, über Scanner zu sprechen, aber ist okay. Ich freue mich, dass du dabei warst und freue mich auf das nächste Mal und auf unsere weiteren Gespräche natürlich auch. Tschüss.