Wir haben nachgefragt, wie Sie das geschafft haben und welche Tipps Sie für andere Kanzleien haben:
Was seht Ihr aktuell als größtes Problem in der Steuerberatung an?
Die manuellen Prozesse in der Steuerberatung sind bereits seit geraumer Zeit eine großes Dilemma und belasten viele Unternehmen. Aufgrund der laufenden Digitalisierung sind die Unternehmen dazu gezwungen, sich ständig weiterzuentwickeln. Viele Steuerberatungen sind dem nicht gewachsen und lassen unter anderem nach. Dies wirkt sich negativ auf die Mandantenstruktur und auf das Unternehmen aus.
Vor welchen Herausforderungen habt Ihr gestanden?
Aufgrund vieler vereinzelter Prozesse haben wir Schwierigkeiten mit der Zeitplanung und der Organisation der Mandanten gehabt. Die Mandatsannahme hat uns sehr viel Zeit gekostet, sodass es öfter aufgrund von fehlenden Daten zur einer verlängerten Mandatsannahme geführt hat. Mit Milia konnten wir wertvolle Zeit dazu gewinnen und durch den digitalen Prozess die verbleibende Zeit anderweitig nutzen. Weiterhin standen wir vor großen Herausforderungen beim Austausch von Dokumenten. Auch der Informationsaustausch mit dem Mandanten erfolgte per Mail, sodass die Archivierung der E-Mail-Flut ein großes Thema war.
Hattet Ihr vor milia.io schon andere Tools/Programme im Einsatz?
Größtenteils haben wir unsere Arbeit mit DATEV erledigt. Sonstige Programme haben wir nicht genutzt. Vor allem haben die zeitaufwändigen Prozesse manuell stattgefunden.
Was hat euch an milia.io überzeugt?
Milia bietet sowohl für die Mandanten als auch für die Kanzlei wertvolle Vorteile. Die einfache Handhabung bietet eine Überschaubarkeit für beide Seiten. Zuvor hat die Mandatsannahme pro Mandant einen Zeitaufwand von 2-4 Stunden gefordert. Durch Milia haben wir nun einen maximalem Zeitaufwand von 15 Minuten. Milia bietet uns einen flüssigen Austausch zwischen Kanzlei und Mandant. Vor allem überzeugt uns Milia als Allroundlösung für Steuerberatungsgesellschaft. Somit sind wir nicht mehr auf mehrere „Insellösungen“ von anderen Softwareanbietern angewiesen, sondern können alle Aufgaben außerhalb der Leistungserbringung (die durch Datev erfolgt) durch Milia problemlos lösen.
Wie unterstützt euch milia.io aktuell im Alltag?
Milia Unterstützt uns bereits auf Vielfältigen Art und Weisen. Beginnend bei der Mandatsannahme bietet Milia die Möglichkeit den Prozess ausschließlich digital anzustoßen. Welche Vorteile das hat? Unter anderem sparen wir damit Zeit und Aufwand.
Weiterhin bietet die Plattform milia 2.0 die Möglichkeit, sich mit den Kanzleiinternen Mitarbeitern sowie den Mandanten auszutauschen. Durch das Erstellen von sogenannten „Tickets“ können diese in einer Übersicht für beide Seiten veranschaulicht werden. Die Schnittstelle zu DATEV ist ebenfalls möglich und ist weiterhin in Entwicklung. Mit der bald freigegebenen DMS-Schnittstelle können wir problemlos Nachrichten und Dokumente über ein Ticketsystem mit dem Mandanten austauschen, die dann automatisch mit Datev DMS synchronisiert wird. Somit wir die veraltete E-Mail beim kanzleiinternen Austausch und im Mandantenaustausch überflüssig.
Was sagen eure Mitarbeiter zu milia.io?
Die Mitarbeiter freuen sich über die Digitalisierung und bekommen tägliche positive Rückmeldungen der Mandanten. Auch diese haben nämlich ein Nutzen von milia, sodass Sie uns einfach und bequem über Milia erreichen können.
Weiterhin sind die Mitarbeiter darüber froh, sich mit weiteren Aufgaben beschäftigen zu können, da Milia aufgrund der Prozessoptimierung viel Zeit einspart.
Welche Tipps würdet Ihr anderen Kanzleien geben, die mit milia.io starten wollen?
Wenn Sie überlegen Ihre Prozesse zu optimieren, dann bietet Milia Ihnen einen großartige Lösung. Die Unterstützung und Handhabung des Systems bietet kanzleiinterne- und externe Vorteile. Weiterhin lässt sich anmerken, dass die Arbeit mit Milia eine laufende Optimierung bietet. Milia entwickelt sich mit der Digitalisierung weiter, sodass immer wieder neue Tools angeboten werden. Scheuen Sie nicht die bestehenden Prozesse in der Kanzlei zu überdenken. Wie so überall gilt der Grundsatz: Richtigkeit vor Stetigkeit!
Das wollen wir noch unbedingt sagen…
Wir danken milia für die gemeinsame Arbeit und großartige Unterstützung. Durch den Einsatz von milia gewinnen wir Wertvolle Zeit und sind in der Lage, unsere Fähigkeiten anderweitig zu nutzen und uns auf die Beratung zu konzentrieren. Zudem sind wir der Digitalisierung einen Schritt näher gekommen und freuen uns auf die weitere laufende Entwicklung.
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