„Nicht auf 100 Prozent warten, bei einem Prozent anfangen.“

Der Ausgangspunkt: zu viel Energie in Belege

Es gibt einen Satz, den viele Kanzleien im Stillen denken: „Für den ganz großen Wandel ist es bei mir eigentlich zu spät, und zu viel.“ Ute Hiller ist seit über 20 Jahren Steuerberaterin, führt ihre eigene Kanzlei in Burgrieden und hätte allen Grund, sich zurückzulehnen. Stattdessen erfindet sie ihre Kanzlei gerade neu.

Ihre Geschichte handelt weniger von Software als von Haltung. Ute Hiller ist mit Leidenschaft Steuerberaterin. „Ich liebe die Steuerberatung, und ich finde schade, welches Bild wir in der Öffentlichkeit haben. Daran arbeite ich.“ Genau aus dieser Haltung entsteht ihr Antrieb, etwas zu verändern.

Der konkrete Auslöser war die Kommunikation. Über E-Mail ging zu viel verloren. In der gewachsenen Größe kamen manche Informationen aus der Lohnabteilung schlicht nicht beim Jahresabschluss an, und umgekehrt. Es brauchte eine strukturierte Lösung, die alles bündelt.

Eines vorweg, weil es diese Geschichte erst wertvoll macht: Ute Hiller hat klargestellt, dass sie nur ehrliche Einschätzungen abgibt, keine Gefälligkeiten gegenüber Anbietern. Ihr Bericht beschönigt nichts, benennt die harten Momente und macht trotzdem Mut.

Zum Mitnehmen: Der stärkste Grund für Veränderung ist selten die Technik, sondern eine Frage: Wofür bezahlen meine Mandanten mich eigentlich, für Belegverwaltung oder für Beratung?

Die Entscheidung: das ganze Team stimmt ab

Der vielleicht wichtigste Schritt passierte, bevor milia.io überhaupt lief, nämlich bei der Auswahl. Statt allein zu entscheiden, band Ute Hiller ihr komplettes Team ein.

„Solche Einführungen scheitern oft daran, dass die Kanzleileitung auf einer Messe ein Tool sieht, toll findet und einführt, ohne dass das Team dahintersteht. Wir haben uns alle Anbieter gemeinsam angeschaut, waren als ganzes Team bei jeder Präsentation dabei und haben demokratisch entschieden, per Abstimmung in der WhatsApp-Gruppe.“

Dieser anfängliche Zeitinvest ist in Wahrheit ein Beschleuniger. Wer ein Team von Anfang an mitnimmt, muss später niemanden überzeugen. Die Entscheidung wird gemeinsam getragen.

Aus „die da oben haben“ wird „wir haben“. Und Stolpersteine, die unweigerlich kommen, überwindet man dann zusammen.

Zum Mitnehmen: Wer sein Team über die Software mitentscheiden lässt, kauft sich keine Verzögerung, sondern Tempo. Getragene Entscheidungen setzen sich um, verordnete versanden.

Die Mandanten und die Portal-Müdigkeit

Auch bei digital affinen Mandanten gibt es eine Hürde, die viele Kanzleien kennen: Müdigkeit. Der Arzt hat ein Portal, die Versicherung, die Bank, und jetzt auch noch die Steuerberatung. „Das ist manchmal ein kleiner Overload.“

Die Antwort darauf war Vorbereitung statt Druck. Ute Hiller nennt es mit dem alten Bild vom Holzfäller: erst 50 Minuten die Säge schärfen, dann 10 Minuten den Baum fällen.

„Die Vorbereitung rentiert sich immer. Man muss sich überlegen: Wer ist unser Gegenüber, und wie holen wir ihn individuell ab? Inzwischen sind rund 98 Prozent unserer Mandanten aktiv auf der milia-App.“

Was 98 Prozent wirklich bedeuten

Die Zahl ist deshalb bemerkenswert, weil sie nicht aus Druck entstanden ist. Kein Mandant wurde in die App gezwungen. Die Kanzlei hat sich vorher überlegt, wer welchen Weg braucht, und ihn dort abgeholt.

Für die Kanzlei ist das der eigentliche Hebel. Wenn nahezu alle Mandanten denselben Weg nutzen, verschwindet die Parallelwelt aus E-Mails, Anrufen und Papier. Die Vorgänge bleiben an einem Ort, und das Team muss nicht mehr suchen.

Zum Mitnehmen: 98 Prozent aktive App-Nutzung sind kein Zufall, sondern Vorbereitung. Wer vorher die Säge schärft, also klar kommuniziert und individuell anspricht, spart sich hinterher das Ringen um jeden Mandanten.

Der Aha-Moment: Fehler dürfen sein

Gefragt nach dem Moment, in dem es „klick“ machte, erzählt Ute Hiller vom Einsatz von milia.AI für die Bescheidprüfung, kennengelernt in einem Seminar mit dem milia-Team. Klingt unspektakulär, ist aber eine Blaupause.

„Es bleibt ja nicht bei der Bescheidprüfung. Man lernt, wie der Aufbau funktioniert, wie man formuliert, wie man an die Sache herangeht, und überträgt das mit milia.AI auf alles Weitere.“

Der eigentliche Aha-Moment liegt tiefer, nämlich im Umgang mit dem Unperfekten. Steuerberatung war Prozesse gewohnt, die über Jahrzehnte gleich blieben. KI verlangt das Gegenteil. „Man muss bereit sein, Wege zu gehen, die man korrigieren muss. Ein halbes Jahr in eine Richtung, und dann den Mut haben zu sagen: Das war es nicht. Wir gehen zwei Monate zurück und suchen die bessere Abbiegung. Das macht es nicht schlecht, sondern insgesamt besser.“

Sie bringt es auf ein Bild, das jeder kennt: „Wie bei Edison, 99 Mal der falsche Weg, beim hundertsten der Durchbruch. Diese Frustration auszuhalten, ist in unserer Branche schwer. Aber diese Frustrationsfähigkeit muss man trainieren, auch ich.“

Zum Mitnehmen: Der Umstieg auf KI ist keine Frage der Perfektion, sondern der Fehlertoleranz. Was heute nicht funktioniert, liefert mit demselben Prompt zwei Wochen später ein perfektes Ergebnis. Wer Zwischenschritte aushält, kommt an.

DATEV bleibt, milia.io kommt daneben

Ein Punkt, der Tausende Kanzleien umtreibt, spricht Ute Hiller offen an. Sie nennt sich selbst „DATEV-Jünger vom ersten Tag“, war bei Pilotierungen dabei, voller Euphorie. Doch es wurde ihr zu langsam, und das gab den Anstoß, sich nach einer Ergänzung umzusehen.

„Ich verstehe die Genossenschaft, sie muss alle mitnehmen. Aber mir war es einfach zu langsam. Und der Zusammenschluss von milia mit Visma hat es für mich dann klar gemacht. Da wusste ich, was dahintersteht, und hatte große Hoffnung, dass gerade das KI-Thema jetzt richtig Fahrt aufnimmt.“

Wichtig ist die Einordnung, und da ist milia.io unmissverständlich. Es geht nicht um Ersatz, sondern um Ergänzung. DATEV bleibt das Kernsystem, milia.io ist das Add-on obendrauf und hat sich mit dem Anschluss an die Visma-Gruppe zusätzlich Know-how und Sicherheit an Bord geholt. Oder im Bild von milia-Gründer Michel Menk: „DATEV ist das Kreuzfahrtschiff, da geht viel. Aber ein Kurswechsel dauert. Sich für milia.io zu entscheiden heißt nicht, sich gegen DATEV zu entscheiden.“

Zum Mitnehmen: Der nächste Schritt heißt nicht „DATEV ersetzen“, sondern „bündeln“. Weniger Einzeltools, weniger Bruchstellen an Schnittstellen, ein roter Faden statt 27 Insellösungen.

Die Beratungsoffensive: der Lohn des Weges

Wohin führt das alles? Zu einer echten Neuausrichtung. Ute Hiller fährt klassische Routine-Buchhaltung und Lohnabrechnung bewusst zurück und setzt auf Beratung, mit regelmäßigen Monats- und Quartalsgesprächen.

„Es gab Tiefschläge, manchmal habe ich gedacht: Machen wir das überhaupt weiter? Aber es hat sich etabliert, und es ist ein krasser Mehrwert für uns alle.“

Sie beschreibt es mit einem Bild. Am Anfang steht man im Garten und denkt, man müsse mühsam ein Kirschbäumchen großziehen, damit überhaupt Beratung entsteht. „Aber wenn du dranbleibst und wirklich Mehrwert schaffen willst, für Mandanten, für dich, für dein Team, dann stehst du irgendwann mit dem Körbchen da, und die Beratungsanlässe explodieren förmlich.“ Das passt zum Selbstverständnis der Kanzlei, die auf ihrer Website mit einem Satz auftritt, der die ganze Richtung zusammenfasst: Steuerberater, die gestalten und nicht nur verwalten.

Zum Mitnehmen: Automatisierung ist kein Sparprogramm, sondern ein Umschichten. Weg von der Routine, hin zur Beratung. Wer den Freiraum konsequent in Mandantengespräche investiert, erlebt, wie die Beratungsanlässe von selbst wachsen.

Das größte Risiko: stehenbleiben

Können Kanzleien, die jetzt noch zwei, drei Jahre warten, überhaupt aufholen? Ute Hiller ist da unmissverständlich, und untermauert es mit einer Zahl, die sie selbst kaum fassen kann.

Für sie ist das kein reines Kanzleithema, sondern ein menschliches. Wer stehenbleibt, riskiert mehr als die eigene Zukunftsfähigkeit.

„Du deklassierst nicht nur deine Kanzlei, sondern auch deine Mitarbeitenden. Du hältst sie in einer Welt fest, die es so nicht mehr geben wird. Gute Leute merken das, und gehen.“

Zum Mitnehmen: Nichtstun ist auch eine Entscheidung, und zwar gegen die eigenen Mitarbeitenden. Wer sein Team in veralteten Abläufen hält, verliert es an Kanzleien, die den Wandel gehen.

Ihr Rat: bei einem Prozent anfangen

Was rät sie Berufskolleginnen und Berufskollegen, die zögern? Zuerst: Ruhe bewahren. „Durchatmen. Nicht von der Panik anstecken lassen, sich nicht von 100 anderen Beratern verrücktmachen lassen. Sich ums Team kümmern, und sich nicht vom Anspruch auf 100-prozentige Perfektion lähmen lassen.“

Ihr Werkzeug dagegen ist die 1-Prozent-Methode. „Fang einfach an. Bei diesem einen Fall geht es nicht? Dann bei einem anderen. Und auf einmal hast du fünf Prozent, dann dreißig, und irgendwann drehst du es um und stehst bei siebzig, und fragst dich, wann das passiert ist.“

Und noch eine Empfehlung, die weit über Software hinausgeht: raus aus der eigenen Blase. „Ich gehe ins Digitalisierungszentrum und treffe 21-jährige Programmierer. Wer sieht, was anderswo möglich ist, kommt mit ganz neuen Ideen zurück.“

Zum Mitnehmen: Man muss nicht alles auf einmal lösen. Ein Prozent, ein Fall, ein Prozessschritt, konsequent wiederholt, wird zur Bewegung. Der Perfektionsanspruch ist die eigentliche Bremse.

Gestalten statt verwalten

Die Geschichte von Ute Hiller zeigt, dass Erfahrung und Aufbruch kein Widerspruch sind. Über 20 Jahre eigene Kanzlei, ein Team, das gemeinsam entscheidet, 98 Prozent der Mandanten in der App, und eine Beratungsoffensive, die spürbar Mehrwert schafft. Der Motor ist keine Software, sondern Haltung: anfangen, dranbleiben, Fehler zulassen.

Wenn Sie sich in dieser Geschichte wiedererkannt haben, ist der beste erste Schritt ein kleiner. Lassen Sie uns über Ihr eines Prozent sprechen.