Wie SKULD in drei Jahren zur Prozess- und KI-Vorreiter im E-Commerce wurde.

Auf grüner Wiese gestartet – mit einem klaren Ziel

Als Christian Sandner und zwei Studienkollegen Anfang 2023 die Kanzlei SKULD gründeten, gab es keine Mandate, keine Mitarbeitenden, kein bestehendes System – nur drei Steuerberater und eine Ansage: „Wir wollen die innovativste Kanzlei in Deutschland werden. Nicht den zweiten Platz – die innovativste. Und wir wollen die E-Commerce-Kanzlei werden, mit perfekten Prozessen."

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Heute, drei Jahre später, zählt SKULD 30 Mitarbeitende, arbeitet in spezialisierten Fachabteilungen für Buchführung, Abschluss und Löhne – und kommt mit rund anderthalb Stellen für die reine Verwaltung aus. Sandner selbst berät zwar weiterhin Mandanten, hat sich in der Kanzlei aber bewusst eine Rolle gegeben: Er kümmert sich um die Prozesse.

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„Die Prozesse müssen stehen, damit man sich Verwaltung spart. Darauf baut alles auf. Ohne ein stabiles Fundament landet man im Hamsterrad – und dann fressen die schlechten Prozesse den Gewinn und die Zeit der Mitarbeitenden auf." Christian Sandner, Partner bei SKULD

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Für Sandner ist das eine Haltung, kein Projekt: Prozessgestaltung sei eine Managementaufgabe, die von oben vorgelebt werden müsse. „Es muss einer den Hut aufhaben. Es darf nie passieren, dass man es einfach laufen lässt."

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Vorher: digital – aber ein Flickenteppich

SKULD war von Anfang an papierlos. Der Drucker steht unter dem Tisch, der Toner trocknet ein, weil er nur alle paar Monate gebraucht wird. Und trotzdem war der Alltag zäh: ein eigenes Signatur-Tool, ein E-Mail-Programm, die Kanzleisoftware, dazu manuelle Schritte an jeder Übergabe.

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„Wir hatten gute Prozesse, aber er war uns zu langsam. Zu viele Tools", erinnert sich Sandner. Das Sinnbild dafür: eine handgepflegte Liste mit irgendwann über hundert offenen Punkten – Abschlüsse, Einkommensteuer, Löhne, Rückfragen – nur um nachzuhalten, ob ein Mandant eine Signatur geleistet hatte.

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Die erste Erleichterung kam aus einer unscheinbaren Funktion:

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„Allein die automatische Erinnerung an Mandanten – das klingt so banal – hat uns schon so viel Zeit gespart. Ich hätte sonst nichts in milia einführen müssen. Nur das, und es hätte sich gelohnt."

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Was sich mit milia verändert hat: Ein Workflow statt fünf offener Tabs

Der größte Hebel war nicht eine einzelne Funktion, sondern das Zusammenführen aller Schritte in einem durchgängigen Ablauf. Vom Onboarding über die Buchführung bis zur Signatur läuft jeder Vorgang in einem Workflow: erst eine Aufgabe an den Mandanten, dann an den Sachbearbeiter, dann die Prüfung durch den Berufsträger, weiter ins Kanzleimanagement zur Fakturierung, schließlich zur Signatur – inklusive automatischer Erinnerung, falls der Mandant das Unterschreiben vergisst.

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„Vorher musstest du an vier, fünf verschiedenen Orten nachschauen: Hat er im Signaturprogramm unterschrieben? Hat er per E-Mail geantwortet? Steht etwas im DMS? Heute ist alles in einem Workflow. Das ist es, was wirklich Entspannung bringt."
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Unsichtbare Zeitfresser, die einfach verschwinden

Wiederkehrende Aufgaben laufen für jeden Leistungsbereich automatisiert: Belege für FiBu und Löhne monatlich, für den Jahresabschluss laufend. Der Mandant wird automatisch erinnert – statt dass 30 Mitarbeitende immer wieder dieselbe Copy-Paste-Mail schreiben. „Rechne das mal mal 30 und aufs ganze Jahr hoch", sagt Sandner.

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Qualität, die nachvollziehbar bleibt

Für Sandner ist der Effekt eindeutig eine Qualitätssteigerung. Weil jede Rückfrage, jede Information im Vorgang bleibt, geht nichts mehr in einem E-Mail-Postfach verloren – auch nicht im Folgejahr, beim Mitarbeiterwechsel oder bei einer Betriebsprüfung. „Bei einer Betriebsprüfung kommen tausende Nachrichten vom Finanzamt. Im Vorgang ist alles transparent an einem Ort. Wenn die nächste Folgeprüfung kommt, findest du sofort: Was war in der letzten Prüfung?"

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99 % der Mandanten aktiv – in zwei Monaten umgestellt

Eine der beeindruckendsten Zahlen der Story: Nahezu alle Mandanten von SKULD arbeiten aktiv über milia. Die komplette Umstellung gelang in rund zwei Monaten.

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Das Erfolgsrezept war keine Magie, sondern aktives Management: frühzeitig ankündigen, sauber kommunizieren, konsequent nachfassen. „Wir haben alle zwei, drei Wochen nachgeschaut – das ist in milia top übersichtlich: Wer hat sich noch nicht angemeldet? Und dann erinnerst du die. Es gab nicht einen Einzigen, der gesagt hat: Mache ich nicht. Weil jeder gemerkt hat: Es ist easy."

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Für die Mandanten heißt das: keine 1.000 E-Mails mehr, sondern eine zentrale, durchsuchbare Übersicht. Bescheide, Abschlüsse, Lohnabrechnungen – mit einem Klick auffindbar, in der App oder im Browser. „Drei Aufgaben, ein, zwei Klicks – fertig. Und wenn es eine Frage gibt, geht sie direkt in der Aufgabe auf und wird schnell gelöst."

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