„Wir müssen nicht mehr nur reagieren, wir können wirklich agieren.“

Eine Kanzlei, die Beratung nicht verspricht, sondern lebt

Scanlan & Partner ist keine klassische Deklarationskanzlei. Mit vier Partnern, rund 30 Mitarbeitenden in München und weiteren 10 am Beteiligungsstandort Augsburg berät die Kanzlei Unternehmen und Unternehmer typischerweise ab einer Million Euro Umsatz, und zwar proaktiv. „Wir denken mit“, sagt Axel Konrath, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater sowie einer der Partner. „Bei Steuergestaltung, bei Nachfolge, bei Strukturierungen, aber auch bei internationalen Themen wie Konzernabschlüssen, Verrechnungspreisdokumentation oder IFRS.“

Die Kanzlei arbeitet vollständig digital, mit DATEV, Microsoft 365 und seit über einem Jahr mit milia. Das Fundament dafür liegt tiefer: Seit über einem Jahrzehnt ist Scanlan & Partner ISO 9001-zertifiziert. Prozessdenken ist hier keine neue Disziplin, sondern Alltag.

Der Auslöser: Arbeit lief, aber niemand hatte den Überblick

Die Prozesse bei Scanlan & Partner funktionierten auf dem Papier. In der Praxis kostete die dezentrale Struktur jeden Tag Zeit und Nerven. Die gesamte Mandantenkommunikation lief über E-Mail und Telefon: „Jeder Mitarbeiter hatte sein eigenes E-Mail-Universum. Wir hatten keinen Überblick, welche Fragen von Mandanten kamen, was erledigt war und was nicht.“

Das brachte auch Unruhe in die Partnerschaft. Immer wieder riefen Mandanten direkt bei den Partnern an: „Was ist eigentlich mit meiner Anfrage von vor vier Wochen?“, und niemand konnte es auf Anhieb beantworten. Den endgültigen Anstoß gab ein klassischer Wissensverlust: Ein Mitarbeiter verließ die Kanzlei, löschte seine E-Mails und hatte kaum etwas im DMS abgelegt.

„Da haben wir uns gesagt: Jetzt müssen wir etwas anderes tun. Genau an diesem Punkt kam Mandantenkollaboration über ein zentrales Tool ins Spiel.“

Was Konrath rückblickend am treffendsten beschreibt, ist der eigentliche Gewinn: „Nicht mehr Brände löschen, sondern Brände legen.“ Also die gewonnene Zeit dort investieren, wo sie zählt: in Beratung.

Vom Kollaborations-Tool zur Automatisierungsplattform

milia.io startete bei Scanlan & Partner als zentrale Kollaborationsplattform, als Antwort auf genau dieses Transparenzproblem. Heute gehört die Kanzlei zum „Top“-Kreis der milia-Kunden: jenen Kanzleien, die neue Funktionen am schnellsten produktiv einsetzen. Automatisierte Workflows, individuelle KI-Assistenten und aktive KI-Nutzung sind längst im Alltag angekommen.

Der entscheidende gedankliche Sprung: KI nicht als bessere Suchmaschine zu begreifen, sondern als festen Bestandteil von Workflows.

„KI allein macht Spaß, kann man nutzen. Aber die Workflows sind das Entscheidende, um wirklich Effizienz zu gewinnen, und nicht nur Effizienz, sondern auch Mitarbeiterattraktivität und Qualität.“

KI-Anwendungen, die sofort Wirkung zeigten

Taxy.io für die fachliche Recherche. Die integrierte Recherche-KI beschleunigt die Arbeit spürbar. „Die Mitarbeiter sind einfach viel schneller mit ihren Recherchen fertig“, so Konrath. „Die alten, klassischen Suchmaschinen der Verlagsdatenbanken haben manche bei uns zum Haareraufen gebracht.“

Wichtig dabei: Alles läuft DSGVO-konform auf EU-gehosteten Plattformen. „Datenschutz ist in der Steuerberatung keine Kür, sondern Pflicht.“

Change Management: keine Revolution, sondern Weiterentwicklung

Wie gelingt der Wandel im Team? Bei Scanlan & Partner gab es keinen großen Umbruch, weil Prozessdenken bereits gelebt wurde. „Prozesse ändern sich ohnehin jedes Jahr ein bisschen. Für uns war die Automatisierung kein Kulturwandel, sondern die Weiterentwicklung von etwas, das wir längst haben.“

Getragen wird das von einem internen IT- und Schnittstellenteam, das als Multiplikator wirkt: Es testet neue Techniken, versteht sie und holt die Kolleginnen und Kollegen ab. Doch der eigentliche Kipppunkt ist die praktische Erfahrung:

„Man kann alles erklären. Aber die Mitarbeiter müssen es selbst erfahren. In dem Moment, in dem sie merken, dass es einfacher und schneller geht und dass sie der Technik vertrauen können, ist die Akzeptanz da, und die Widerstände verschwinden von selbst.“

Dazu investiert die Kanzlei gezielt in Qualifizierung: externe Seminare, interne Workshops und Team-Meetings, in denen Partner und Mitarbeitende Wissen weitergeben, vom Lesen einer BWA bis zur Abschlussvorbereitung. Konraths Leitsatz dazu: „Repetition is key to success.“ Wiederholung, kombiniert mit ersten Erfolgserlebnissen im direkten Mandantenkontakt.

Der Effekt: mehr Qualität, weniger Frust

Wenn Routineaufgaben automatisiert werden, entsteht Raum für das, was zählt. „Die Mitarbeitenden können tiefer in die Zahlen schauen, verstehen die Prozesse und Ziele der Mandanten besser, und damit ist Platz für echte Beratung. Wir können Early Warnings erkennen und sie dem Mandanten spiegeln.“

Das verändert auch das Anforderungsprofil: „Die Mitarbeitenden brauchen nicht weniger Kompetenz, sondern eine andere. Beratungsaffinität, Prozessverständnis, Kommunikation, das sind die Schlüsselqualifikationen für die Zukunft.“

Besonders eindrücklich ist ein unscheinbarer Effekt, den beide Seiten unterschätzen: die automatischen Erinnerungen an Mandanten.

Einblicke aus dem Video-Interview

Drei kurze Ausschnitte aus dem Gespräch mit Axel Konrath: über den Auslöser, die Rolle der Workflows und das, was sich im Kanzleialltag verändert hat.

Teil 1 · Mehr Zeit für die Kanzlei

Axel Konrath

Partner (WP/StB), Scanlan & Partner

„Wir haben mehr Zeit für die Arbeit an der Kanzlei, statt Mandanten hinterherzutelefonieren."

Axel Konrath

Partner (WP/StB), Scanlan & Partner

„Wir haben endlich Ordnung ins E-Mail-Chaos gebracht."

Teil 2 · Ordnung statt E-Mail-Chaos

Teil 3 · Agieren statt reagieren

Axel Konrath

Partner (WP/StB), Scanlan & Partner

„Wir können jetzt agieren statt reagieren. Ein Riesenvorteil für unsere Mandanten."

Mandanten mitnehmen: drei Gruppen, ein klarer Plan

Bei der Einführung auf Mandantenseite unterscheidet Konrath drei Gruppen: die Begeisterten, die sofort mitmachen; die wenigen, die sich auch mit Überzeugungsarbeit nicht bewegen lassen; und die entscheidende Gruppe in der Mitte, die Zögerlichen. „Noch ein neues Login, wieder etwas Neues, die muss man aktiv mitnehmen.“

Der Schlüssel war Vorbereitung statt Gießkanne. Statt dass jeder Partner jeden Mandanten anruft, wurden Kommunikation und Ansprache geplant und die Mitarbeitenden in Telefonschulungen gezielt trainiert, teils als One-by-One-Übung. Und auch wenn nicht alle Mandanten milia nutzen: Das überwiegende Gros arbeitet heute darüber. Partner und Controlling behalten dabei den Überblick und können bei überfälligen Aufgaben gezielt nachfassen.

Das Feedback der aktiven Nutzer bringt Konrath auf drei Worte:

Zukunftssicherung: warum Zögern teuer wird

Wird eine Kanzlei, die heute bei Automatisierung und KI zögert, das in zwei Jahren bereuen? Konrath bleibt bewusst differenziert: Ein sofortiger Zusammenbruch drohe nicht. „Aber der Abstand zu denen, die jetzt investieren, wird deutlich sichtbarer, in der Effizienz, in der Mandantenzufriedenheit und in der Mitarbeitergewinnung und -bindung.“

Der Vergleichsmaßstab verschiebe sich massiv, weil Mandanten digitale Prozesse längst aus anderen Lebensbereichen gewohnt sind. „Irgendwann kommt einer in die Steuerberatung und bringt einen Ordner, das wird nicht mehr funktionieren.“ In Gesprächen mit kleineren Kanzleien (7 bis 15 Mitarbeitende) erlebt Konrath vor allem die Angst vor dem Unbekannten als Bremse.

Gleichzeitig ist Technologie ein starkes Recruiting-Argument: „Berufseinsteiger wollen nicht Papier kopieren. Sie wollen mit vernünftigen Tools arbeiten. Automatisierung ist für uns nicht nur ein Effizienz-, sondern auch ein Kultur- und Recruiting-Thema.“

Wachstum auf drei Säulen: Technologie als Fundament

Scanlan & Partner wächst bewusst auf drei Säulen: organisch über passende Neumandate und den Ausbau bestehender Mandate, über Potenzialsteigerung durch zusätzliche Services, und anorganisch über Beteiligungen und Übernahmen anderer Kanzleien. Gerade für diese dritte Säule ist die eigene Prozess- und Technologiebasis entscheidend:

„Es geht um Steuerung, um Wissen, Know-how und Technik, die wir auf neue Beteiligungen überleiten. Ohne saubere Prozesse und moderne Infrastruktur ist das nicht möglich, das ist essenziell.“

Die Vision: unsichtbare Automatisierung

Wo steht die Kanzlei in drei Jahren? Konraths Antwort trennt zwei Begriffe klar:

„Digital heißt: Ich ersetze Papier durch Bildschirme. Automatisierung heißt: Prozesse laufen, ohne dass überhaupt jemand darüber nachdenkt, im Hintergrund, unsichtbar. Und milia ist einer der zentralen Bausteine, mit dem wir Prozesse standardisieren, automatisieren und damit die Skalierung anschieben.“

Auf der Wunschliste an milia stehen entsprechend: KI-Agenten direkt in den Workflows, eine noch tiefere DATEV-Integration, eine offene Schnittstelle für weitere Tools, und, ganz konkret, ein Single Sign-On zum Schmidt Verlag innerhalb von Taxy.io. „Klingt unspannend, ist es aber nicht: Wenn ich auf eine Quelle klicke und direkt dort lande, prüfe ich sie und vertraue ihr. Muss ich mich neu einloggen, lasse ich es lieber sein.“

milia-Anmerkung: SSO und die genannten Integrationsschritte sind bereits in Vorbereitung.

Konraths Rat an andere Kanzleien