Wie eine ausgezeichnete Digitalkanzlei mit milia von digitaler Ablage zu echter Zusammenarbeit kommt.

Schon digital, und trotzdem am Anfang

„Wir sind doch schon digital.“ Diesen Satz hört man oft, und er ist berechtigt. Auch die Roderich Vogel GmbH Steuerberatungsgesellschaft aus Solingen war längst papierarm, DATEV-ausgezeichnet und strukturiert unterwegs, bevor milia dazukam. Und trotzdem hat sich fast der gesamte Arbeitsalltag verändert. Der Grund: „digital“ und „vernetzt und automatisiert“ sind zwei verschiedene Dinge.

Die Kanzlei blickt auf eine fast 50-jährige Tradition zurück und wird heute von der nächsten Generation mitgeführt. Rund 30 Mitarbeitende betreuen etwa 500 Mandate im Bergischen Land, bundesweit und international, mit Schwerpunkt auf mittelständischen Unternehmen. Vieles lief schon vor milia sauber über strukturierte Workflows und DATEV. Der Anstoß kam aus dem Wunsch, die digitale Zusammenarbeit weiterzuentwickeln und Abläufe zu vereinfachen: digitale Unterschriften ohne Medienbruch, weniger E-Mail-Aufkommen, eine app-gestützte Zusammenarbeit mit den Mandanten. Das Ziel war ein zentraler Kanal für alle Belange.

„Wir wollten den E-Mail-Wust eindämmen, moderner werden und dem Mandanten eine zentrale Plattform in einer Kanzlei-App an die Hand geben, so, wie man es heute von der Kommunikation mit einer Versicherung kennt: Unterlagen hochladen, Nachrichten schreiben, digital signieren, alles an einem Ort und von überall.“ Benjamin Vogel, Partner

Helena ergänzt den entscheidenden Punkt: Den Gewinn erkennt man erst, wenn man die neue Arbeitsweise kennengelernt hat. „Vorher war nichts ein echter Störfaktor. Aber solange man keine andere Art zu arbeiten gesehen hat, weiß man gar nicht, was möglich ist.“

Ehrlich gesagt: kein Selbstläufer, aber es trägt

Ein Teil dieser Geschichte ist ihre Offenheit. milia bildete die gewachsenen Abläufe nicht eins zu eins ab, deshalb hat die Kanzlei ihre bestehenden Prozesse bewusst neu gedacht.

„Man muss sich als Kanzlei eher selbst anpassen, als dass sich das System an jede gewachsene Arbeitsweise anpasst.“

Genau darin lag auch eine Chance. Wer seine Abläufe kritisch hinterfragt und weiterentwickelt, kommt am Ende schlanker heraus. Helena und Henriette haben diesen Weg aktiv mitgestaltet und milia so eng mit der Arbeitsweise der Kanzlei verzahnt, dass es heute ein selbstverständliches Werkzeug ist, kein Fremdkörper.

„Die Einführung von milia war ein Veränderungsprozess. Entscheidend war, jedes Teammitglied frühzeitig einzubinden und die neuen Abläufe gemeinsam zu entwickeln.“

Die Mandanten nicht vergessen

Was für Mitarbeitende gilt, gilt genauso für Mandanten: Wer zehn Jahre auf eine bestimmte Weise gearbeitet hat, stellt sich nicht über Nacht um. Der Unterschied liegt in der Begleitung.

„Das neue Mandantenportal wurde stufenweise in die Kommunikation eingebunden, mit proaktiver Rücksprache. Nach der Startphase folgten die nächsten Schritte mit den digitalen Prozessen und Unterschriften. Genau dieses Zusammenspiel zwischen Kanzlei und Mandant sorgt für gute Akzeptanz.“

Statt die Umstellung zu verordnen, führt die Kanzlei ihre Mandanten durch den Prozess und macht die neue Zusammenarbeit so zu einem Servicevorteil.

Welche Bereiche milia heute vereinfacht

Auf die Frage, welche Bereiche heute spürbar einfacher sind, antwortet Helena zunächst nüchtern und dann umso überzeugender mit konkreten Beispielen.

Der Signaturprozess

Früher führten nicht vollständig zurückgereichte Dokumente regelmäßig zu Nacharbeit. „Heute geben wir dem Mandanten ein Paket an die Hand und sagen genau, wo die Signaturen zu erfolgen haben. Erst nach vollständig geleisteten Unterschriften können die Dokumente an uns in milia bereitgestellt werden. Das ist deutlich steuerbarer, mit Automatisierung dahinter.“

Erinnerungen und Fristen

Automatische Erinnerungen an Fristen und offene Punkte machen die Prozesse schlanker, ohne dass jemand manuell nachhalten muss, auf Kanzlei- wie auf Mandantenseite.

Bescheidprüfung mit milia.AI

Die KI-gestützte Bescheidprüfung beschleunigt die Arbeit, bewusst ergänzt um ein Vieraugenprinzip. „Auch eine KI macht Fehler, das ist uns allen bewusst. Deshalb bleibt bei der Qualität, die wir liefern wollen, am Ende immer das prüfende Auge dabei.“ Ein reifer Umgang mit KI: Tempo gewinnen, Verantwortung behalten.

Vorgänge und Flexibilität

Besonders schätzt Helena die Vorlagen, die das Team sehr akribisch nutzt, sowie die Möglichkeit, Aufgaben bei Urlaub oder Krankheit flexibel auf andere Mitarbeitende umzuschlüsseln. So bleibt keine Aufgabe liegen, und alles ist einem Vorgang zugeordnet, transparent für das ganze Team.

„Es ist erleichternd, wenn man einen Vorgang in milia öffnet und auf einen Blick sieht: Was ist passiert? Was wurde dem Mandanten mitgeteilt? Was wurde intern ausgetauscht? An welcher Stelle muss ein Mandatsverantwortlicher hinzugezogen werden?“

Ehrlich bleibt sie auch hier: In einer Team-Assistenz mit besonders breitem Aufgabenspektrum bedeutete milia nicht überall sofort Erleichterung, sondern teils Aufgabenverlagerung. „Aber im Großen und Ganzen sind wir an einem Punkt angekommen, an dem man sagen kann: Es ist gut so, und eine Erleichterung.“

Der eigentliche Hebel: die strategische Entscheidung

Woran liegt es, dass sich so viel verändert hat? Nicht an einer einzelnen Funktion, sondern an einer bewussten Entscheidung. Gefragt, was sich verändert habe, antwortet Helena trocken:

„Besser gesagt: Was hat sich nicht verändert?“

Der komplette Workflow in der Team-Assistenz wurde neu gedacht und umstrukturiert. Dahinter steht eine Haltung: milia nicht nur für einen Zweck zu nutzen, sondern über alle Bereiche der Kanzlei hinweg.

„Es kommt darauf an, was mit milia erreicht werden soll. Wird es nur für den Mandantenkontakt genutzt, ist das eine Option. Sollen aber alle Bereiche und Funktionen abgebildet werden, ist es etwas ganz anderes. Wir siedeln uns bei Letzterem an, alle Bereiche sind abgebildet oder auf dem Weg dahin.“

Aufholen? Ja, aber im Vollsprint

Die Branche ist geteilt: Kanzleien, die den Wandel aktiv suchen, und viele, die noch nicht begonnen haben. Können Letztere in zwei, drei Jahren noch aufholen?

„Machbar ist es. Aber es wäre dann ein Vollsprint. Die digitale Entwicklung schreitet kontinuierlich voran, sodass sich ein Rückstand mit der Zeit weiter vergrößert. Wer jetzt startet, kann ihn noch aufholen. Entscheidend ist, die Themen aktiv anzugehen und die nötige Zeit zu investieren. Je früher man beginnt, desto besser lassen sich die nächsten Schritte sukzessive und strukturiert in den Kanzleialltag integrieren.“

Das deckt sich mit unserer Erfahrung: Machbar ist fast alles, entscheidend sind Bereitschaft, Zeit und Engagement. Wer früh und in ruhigen Etappen startet, hat es leichter als jemand, der später unter Druck alles gleichzeitig nachholt.

Ein Geben und Nehmen

Bemerkenswert ist, wie beide die Zusammenarbeit mit milia beschreiben: als Partnerschaft, nicht als Lieferverhältnis. Weil die Kanzlei ganze Prozessketten lebt und nicht nur einzelne Funktionen, entstehen im Alltag genau die Detailfragen, die ein Produkt besser machen.

„Wir profitieren von der Automatisierung, und milia profitiert von unserem Input und Testing. Wir zeigen aus der Praxis Punkte auf, die für andere Kanzleien und künftige Kunden relevant werden. Das ist ein echtes Geben und Nehmen.“

Für Kanzleien, die eine langfristige Software-Entscheidung scheuen, ist das vielleicht die wichtigste Botschaft: milia bleibt nicht stehen. Anregungen aus dem Alltag fließen in die Weiterentwicklung, so wächst das System mit der Kanzlei.

Die Vision: Zeit gewinnen, um sie besser zu investieren

Für die Kanzlei ist Automatisierung kein Selbstzweck, sondern das Mittel, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

„Uns ist wichtig, Prozesse möglichst effizient und digital abzubilden. Dadurch gewinnen wir wertvolle Zeit, die wir in persönliche Betreuung, individuelle Beratung und anspruchsvolle fachliche Themen investieren können. Davon profitieren nicht nur unsere Mandanten durch einen noch besseren Service, sondern auch unsere Teammitglieder, die mehr Freiraum für die Aufgaben haben, die den Kern guter Beratung ausmachen.“

milia sehen beide als Basis, um die Kanzlei zukunftsfähig und sicher aufzustellen, im bewussten Zusammenspiel mit DATEV DMS. Der Wendepunkt ist erreicht. Nun geht es darum, die gewonnene Zeit in echten Mehrwert für Mandanten zu verwandeln und Mitarbeitenden mehr Raum für die Aufgaben zu geben, bei denen Fachwissen und Erfahrung den größten Unterschied machen.