Wie die Münchner Kanzlei KCL 120 Mandanten von Tag eins an voll digital betreut.

Von der großen Kanzlei zur eigenen, voll digitalen Gründung

Emre Keçeli, 36, bezeichnet sich selbst als jungen Steuerberater, auch wenn er seit fast zwanzig Jahren im Beruf ist. Vor zweieinhalb Jahren gründete er in München seine eigene Kanzlei. Davor war er Gesellschafter und Geschäftsführer einer Kanzlei mit über hundert Mitarbeitenden. Dort ließ sich intern vieles digitalisieren, aber der direkte Draht zum Mandanten fehlte. Genau diese Lücke wollte er mit der eigenen Gründung schließen.

„Mir war die Größe egal. Ich dachte mir: Ich muss einfach machen und dann schauen, was passiert.“

Auf milia stieß er eher zufällig über LinkedIn. Von der ersten Ansprache bis zur Unterschrift verging kaum eine Woche. Damals saß er mit einem einzigen Mitarbeiter in der Kanzlei und buchte die Plattform sofort.
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Schnell entscheiden, klein anfangen

Für Keçeli ist Geschwindigkeit bei Entscheidungen der unterschätzte Hebel. Er rät, neue Prozesse zuerst mit einer kleinen Gruppe von Mandanten zu testen, zu denen ein vertrauensvolles Verhältnis besteht, und von dort schrittweise auszurollen.
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„Es ist egal, ob man klein oder groß ist. Wichtig ist, dass man startet. Und am besten testet man zuerst mit den Mandanten, mit denen man per Du ist.“
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Auch größeren oder traditionelleren Kanzleien legt er den Schritt ans Herz. Wer die Übergabe oder Nachfolge im Blick hat, kommt an digitalen Prozessen nicht vorbei, weil niemand eine Kanzlei übernehmen will, die nicht zukunftsfähig ist.
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Mandanten, die mitziehen

Die Akzeptanz ist über alle Altersgruppen hinweg hoch, vom jungen Unternehmer bis zur älteren Mandantin, die zuvor mit Aktenordnern kam. Vorbehalte räumt Keçeli mit einem einfachen Vergleich aus dem Alltag aus.

„Ich habe keinen einzigen Mandanten, der wegen milia gegangen ist. Es ist das Gegenteil eingetreten.“

Neue Mandanten kommen sogar aktiv auf ihn zu, weil sie sich mehr Transparenz und schnellere Reaktionszeiten wünschen. Statt tagelang auf einen Rückruf zu warten, sehen sie in der App, dass eine Nachricht gelesen wurde, und bekommen zeitnah eine Antwort.
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Schluss mit dem Hinterherlaufen

Den größten spürbaren Unterschied macht für Keçeli die automatisierte Kommunikation. milia erinnert die Mandanten selbstständig an fehlende Unterlagen, sodass das ständige Nachfassen wegfällt.

„Meine Mitarbeitenden sind froh, weil das Hinterherlaufen wegfällt. Und die Mandanten fühlen sich aufgehoben, weil jemand für sie mitdenkt.“

Wie konkret das wirkt, zeigt der letzte Tag vor einer Frist. Ein Mandant saß im Urlaub, der Abschluss war fertig, nur die Unterschrift fehlte. Früher hätte das einen Verspätungszuschlag bedeutet. Heute lädt Keçeli den Abschluss ins System, der Mandant signiert ortsunabhängig in der App, und die Übermittlung läuft. Allein am letzten Fristentag holte er auf diese Weise rund zwölf Unterschriften ein.
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Taxy.io als Sparringspartner für das ganze Team

Mit der Integration von Taxy.io steht in milia steuerrechtliches Fachwissen direkt zur Verfügung. Für Keçeli verkürzt das die fachliche Recherche drastisch.
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„Früher hat eine Recherche ewig gedauert. Heute habe ich meine Handakte in zehn, fünfzehn Minuten, sauber mit Quellen dokumentiert.“
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In einem konkreten Fall führte eine so abgesicherte abweichende Auffassung dazu, dass eine Mandantin rund 3.000 Euro mehr herausbekam. Auch für das Team wirkt das Werkzeug als Sparringspartner. Gerade Quereinsteiger ohne tiefes Fachwissen klären ihre Fragen jetzt eigenständig vor, bevor sie zur Kanzleileitung gehen.
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„Ein milia-Update fühlt sich an wie ein neues iPhone. Ich frage mich jedes Mal: Was kann es jetzt?“
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Bescheid in drei Minuten, proaktiv statt reaktiv

Manche Prozesse wurden besser, ohne dass Keçeli es bewusst plante. Steuerbescheide kommen elektronisch herein, werden ins DMS geladen, geprüft und direkt an den Mandanten weitergeleitet.
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„Eine Bescheidprüfung dauert heute keine halbe Stunde mehr, sondern drei Minuten. Eingegangen, ins DMS geladen, geprüft und an den Mandanten verschickt, alles inklusive.“
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Manche Mandanten staunen über das Tempo: „Wie kann es sein, dass ich meine Bescheidprüfung schon habe, aber das Geld vom Finanzamt noch nicht auf dem Konto ist?“ Die gewonnene Zeit nutzt Keçeli, um schwierige Fälle früh anzugehen. Bei einer Nachzahlung von 40.000 Euro verschickte er den Bescheid am ersten Tag, stellte sofort Herabsetzungsanträge und hatte innerhalb von vier Wochen alles geregelt. Aus einer unangenehmen Nachricht wurde so das bestmögliche Ergebnis, mit weniger Stress auf beiden Seiten.
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Transparenz und Kanzleisteuerung

Das System gibt Keçeli jederzeit den Überblick, wer an welchem Punkt arbeitet. Wiederkehrende Aufgaben öffnet milia eigenständig, sodass auch neue Mitarbeitende einen klar getakteten Tag vorfinden. Manche Mandanten erinnern die Kanzlei inzwischen selbst, wenn eine Aufgabe fehlt, weil sie ihre Unterlagen hochladen wollen.

Welche Wirkung die digitale Arbeitsweise entfalten kann, zeigt eine Mandantin, die beim Vorberater drei Personen allein für die interne Buchhaltung beschäftigte. „Nach dem ersten Monat mit uns wusste sie nicht mehr, was sie mit der gewonnenen Zeit anfangen soll“, berichtet Keçeli.
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Der Blick nach vorn: von der Buchhaltung zur Beratung

Keçeli geht davon aus, dass die Buchhaltung in zwei Jahren weitgehend automatisiert läuft. Die frei werdende Zeit will er in den persönlichen Austausch und in Beratung investieren.
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„In zwei Jahren fassen wir die Buchhaltung kaum noch an. Dann habe ich mehr Zeit für den Menschen.“
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Konkret wünscht er sich ein Dashboard innerhalb von milia, das auf Basis der Mandantendaten bei der Kapazitäts- und Umsatzplanung unterstützt, etwa um Personalbedarf früher zu erkennen. milia arbeitet bereits an dieser Richtung, einem intelligenten Kundenverwaltungssystem für Auftrags- und Kapazitätsplanung.
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Mindset: einfach machen

Sein Appell an Berufskolleginnen und -kollegen ist klar: nicht abwarten und hoffen, sondern handeln und sich zusammentun: „Mehr als ein bisschen Geld und Zeit kann man nicht verlieren. Also: einfach machen.“