„Früher zwei Tage. Heute vier Stunden.“

Eine Kanzlei, die bewusst bei null angefangen hat

Viele Kanzleien stehen heute an derselben Weggabelung: Die Arbeit läuft, die Zahlen stimmen, und trotzdem spürt man, dass das alte Modell an seine Grenzen kommt. Fristendruck, zersplitterte Kommunikation, Mandanten, die alles auf allen Kanälen wollen. Die Frage ist selten „ob“, sondern „wie“ man den nächsten Schritt geht, ohne das Team und die Mandanten zu verlieren. René Hegmann hat diesen Schritt vor viereinhalb Jahren gewagt. Seine Erfahrungen sind ehrlich, unaufgeregt und für alle interessant, die gerade überlegen.

René Hegmann hätte eine bestehende Kanzlei kaufen können. Er hat sich dagegen entschieden und 2019 auf der grünen Wiese gegründet. Nicht aus Übermut, sondern aus einer nüchternen Rechnung: „Ich hatte keine Lust, die nächsten 10, 15 Jahre Mandanten umzuerziehen und Prozesse aus den 80ern und 90ern abzugewöhnen.“

Stattdessen spezialisierte er sich radikal: ausschließlich digitale Branchen. Influencer, Content Creator, Software- und App-Entwickler, SaaS-Anbieter, Online-Coaches. Viele seiner Mandanten passen nicht in eine einzige Schublade, sondern stehen auf mehreren Standbeinen gleichzeitig. Der Grund für die Spezialisierung ist Tiefe statt Breite. „Wenn ich vom Kiosk über den Zahnarzt bis zum Onlinehändler alles betreue, kratze ich immer nur an der Oberfläche. Ich wollte die Dinge, die ich mache, besonders gut machen.“

Und noch etwas trieb ihn an: der Wunsch, Beratung neu zu denken. Weg von der reinen Vergangenheitsbewältigung, der Buchhaltung vom letzten Monat und dem Abschluss vom letzten Jahr, hin zum Blick nach vorn. „Genau da sind die spannenden Themen. Aber dieser Blick in die Zukunft funktioniert nur, wenn man im Hintergrund total automatisiert ist.“ Dahinter steht eine Haltung, die sich durch das ganze Gespräch zieht.

Zum Mitnehmen: Automatisierung ist kein Selbstzweck. Sie ist die Voraussetzung dafür, endlich die Beratung zu leisten, für die im Tagesgeschäft nie Zeit bleibt.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Am Anfang wollte Hegmann als moderner Steuerberater jeden erdenklichen Kommunikationsweg anbieten: E-Mail, Telefon, WhatsApp, Instagram-DMs. Er dachte, das mache ihn nahbar und zeitgemäß. Das Ergebnis war das Gegenteil: „Zu viele Kommunikationswege, da verzettelst du dich, die Dinge sind nicht mehr nachvollziehbar.“

Nachrichten verteilten sich über Postfächer, Chats und Direktnachrichten. Niemand hatte den vollständigen Überblick, was wann mit welchem Mandanten besprochen wurde. Wer diese Situation kennt, weiß: Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven, und irgendwann Vertrauen.

Die Lösung war Konsolidierung auf einen Kanal: milia. WhatsApp und Instagram-DMs sind abgeschafft, die Kommunikation läuft zentral und für alle nachvollziehbar. Heute liegt die Aktivierungsquote bei 92 Prozent, ein Wert, der praktisch Vollständigkeit bedeutet, denn der kleine Rest sind oft interne Sonderfälle.

Ehrlich bleibt Hegmann bei der letzten Meile: „Ich traue mich noch nicht, meinen Mandanten die E-Mail ganz zu verbieten.“ Doch die Richtung stimmt. Und wenn ein Mandant zögert, hilft nicht Zwang, sondern Erklären. Erst kürzlich fragte eine Mandantin, ob sie zusätzlich zu jeder milia-Nachricht noch eine E-Mail bekommen könne. „Ich habe die Prozesse einmal sauber erläutert, anderthalb Seiten. Ihre abschließenden Worte waren: ‚Verstehe ich. Ich nutze jetzt milia.‘“

Zum Mitnehmen: „Mehr Kanäle“ heißt nicht „besserer Service“. Ein einziger, nachvollziehbarer Kanal entlastet Mandanten und Team gleichzeitig, vorausgesetzt, man kommuniziert das Warum.

Wachstum heißt loslassen, im Team wie bei den Prozessen

Aus dem Einzelkämpfer von 2019 ist ein Team von elf Köpfen geworden. Am Anfang machte Hegmann Buchhaltung, Jahresabschlüsse und vieles mehr noch selbst. Das geht mit elf Leuten nicht mehr, und genau hier beginnt für viele Inhaber die eigentliche Herausforderung: dem Team vertrauen und Kontrolle abgeben.

Mit dem Wachstum kam ein bewusst anderes Betreuungsmodell, weg von der klassischen 1:1-Beziehung. Zwei spezialisierte Teams, Team Blau für Influencer und E-Commerce, Team Gelb für Online-Coaches und Softwareentwickler, betreuen jeweils ihren Mandantenstamm. Innerhalb des Teams wird täglich verteilt, wer welche Aufgabe übernimmt. So bleibt keine Nachricht liegen, wenn der duale Student in der Uni sitzt oder jemand krank ist. „Der Mandant bekommt eine Antwort, immer. Auch wenn jemand im Urlaub oder krank ist.“

Das mussten auch die Mandanten erst lernen: keinen einzelnen festen Ansprechpartner mehr zu haben, sondern ein Team. Nicht jeder wollte das, und Hegmann geht offen damit um, dass er seine Mandantschaft dabei auch bewusst „durchgesiebt“ hat.

Loslassen als Führungsaufgabe

Der tiefere Kulturwandel liegt aber woanders: im Loslassen. Für Menschen in der Steuerberatung, die Dinge gern selbst in der Hand haben, ist das eine echte Überwindung. Hegmann erlebte das bei der Einführung des automatisierten Prüfungsservices: „Alles, was grün und gelb ist, läuft automatisch durch, ihr schaut euch nur die roten Fälle an. Das hat anfangs für Stirnrunzeln gesorgt. Aber wenn man einmal losgelassen hat, funktioniert es.“

Sein Werkzeug dafür ist Kommunikation. „Ich erläutere sehr viele meiner Entscheidungen, immer mit dem Weil und dem Warum. Und jeder darf Feedback geben und kritisch nachfragen.“ Sein junges Team, überwiegend Jahrgänge 1990 bis 2005, zieht mit. Den Wandel versteht er dabei klar als Führungsaufgabe: erst die Vision, dann die Technologie.

Zum Mitnehmen: Die größte Hürde bei der Automatisierung ist selten technisch. Sie ist das Loslassen. Wer die Entscheidung erklärt, statt sie zu verordnen, nimmt das Team mit.

milia AI: aus fünf Tools wird eines

Hegmanns Lieblingsfunktion ist eindeutig: die milia AI. Vorher liefen fünf bis sechs KI-Tools parallel, jedes mit eigenen Stärken und Schwächen, jedes mit eigenem Login. Wer schon einmal versucht hat, ein halbes Dutzend Werkzeuge im Alltag zu jonglieren, kennt den Effekt: Man nutzt am Ende keines richtig. Heute bündelt milia das: „Ein Fenster, das permanent bei mir offen ist. Ich arbeite immer weniger mit ChatGPT, Gemini oder Claude.“

Zwei Dinge sind für ihn entscheidend. Erstens die geschützte Umgebung: „Ich kann einen Bescheid einfach hineinwerfen, ohne vorher irgendetwas zu anonymisieren.“ Für eine Steuerkanzlei, in der Datenschutz kein Nice-to-have ist, ist das ein echter Unterschied. Zweitens die Tatsache, dass milia laufend prüft, welches Sprachmodell im Hintergrund das beste Ergebnis liefert. Die Kanzlei muss der Modell-Entwicklung nicht selbst hinterherlaufen. Für die fachliche Recherche ist die Anbindung an das Fachwissen (Taxy.io) der Wendepunkt: „Copilot nutze ich dafür gar nicht mehr.“

Bei den Mitarbeitenden punktet neben den geteilten KI-Assistenten und Vorlagen vor allem eine Funktion, die vielleicht unscheinbar klingt, aber im Alltag viel verändert: die Freigabe. „Ich schreibe dem Mandanten eine Nachricht, bin mir bei der Formulierung aber nicht ganz sicher, und schicke sie meinem Teamleiter zur Freigabe. Ist sie frei, geht sie sofort raus. Das gibt vor allem jüngeren Mitarbeitenden Sicherheit und macht interne E-Mails überflüssig.“

Dazu die stillen Helfer: automatische Erinnerungen, die Routine im Hintergrund erledigen, ohne dass jemand manuell eingreifen muss. Es sind genau diese unsichtbaren Funktionen, die im Alltag am meisten entlasten, gerade weil man sie nicht bemerkt.

Der Beweis: ein Gutachten in vier statt sechzehn Stunden

Wie viel Automatisierung und KI wirklich bewegen, macht Hegmann an einem konkreten Fall fest: ein 26-seitiges Steuergutachten zur Übertragung von Gesellschaftsanteilen. Zwei Gesellschafter, je 50 Prozent, miteinander verheiratet, dazu ein Sohn aus erster Ehe eines der beiden. Ziel: Am Ende sind alle drei zu je einem Drittel beteiligt. Ein klassischer Fall mit der kniffligen Frage einer Kettenschenkung.

Wichtig ist ihm die Ehrlichkeit dahinter: KI ist kein Automat, in den man ein Problem wirft und die fertige Lösung erhält. „Manchmal ging es in die falsche Richtung, dann musste ich nachjustieren. Manchmal aber brachte die KI Ideen ein, die ich gar nicht auf dem Schirm hatte. Ein echter Ideengeber.“ Das Ergebnis sei eine 80-Prozent-Lösung, „die letzten 20 Prozent hole ich durch menschliches Handwerk heraus.“

Ebenso offen ist er beim Thema KI-Agenten: Das Potenzial sei riesig, die eigene Praxiserfahrung aber noch im Aufbau. „Ich bin unglaublich neugierig darauf und vertraue darauf, dass es kommt. Aber ich habe es selbst noch nicht erlebt.“ Eine ehrliche Momentaufnahme statt eines Marketingversprechens, und vielleicht gerade deshalb glaubwürdig.

Zum Mitnehmen: KI ersetzt nicht das Urteil des Beraters. Sie beschleunigt den Weg dorthin. Aus zwei Tagen werden vier Stunden, aber die Verantwortung für die letzten 20 Prozent bleibt beim Menschen.

Einblicke aus dem Video-Interview

Drei kurze Ausschnitte aus dem Gespräch mit René Hegmann: über die KI im Alltag, die Freigabe-Funktion und den Weg aus dem Kommunikationschaos.

Teil 1 · Game Changer KI

René Hegmann

Gründer, Steuerberatung Hegmann

„Ein Fenster, das permanent bei mir offen ist. Ich arbeite immer weniger mit ChatGPT, Gemini oder Claude.“

René Hegmann

Gründer, Steuerberatung Hegmann

„Ist die Nachricht frei, geht sie sofort raus. Das gibt vor allem jüngeren Mitarbeitenden Sicherheit und macht interne E-Mails überflüssig.“

Teil 2 · Die Freigabe-Funktion

Teil 3 · Schluss mit dem Kommunikationschaos

René Hegmann

Gründer, Steuerberatung Hegmann

„Zu viele Kommunikationswege, da verzettelst du dich, die Dinge sind nicht mehr nachvollziehbar.“

Warum ausgerechnet milia?

Diese Frage treibt viele um, die vor der Entscheidung stehen. Für Hegmann war es keine Feature-Liste, sondern die Richtung: „Ich habe früh eine Roadmap gesehen und hatte sofort das Gefühl: Die machen nicht das, was alle anderen tun.“ Der Gedanke, Dinge bewusst anders und radikal neu zu denken, deckte sich mit seinem eigenen.

Bemerkenswert ehrlich ist er über die Anfangsjahre. Als einer der ersten Kunden hat er alle Höhen und Tiefen mitgenommen: angekündigte Funktionen, die nie kamen, Phasen, in denen er sich „ein bisschen wie ein Beta-Tester“ fühlte. „Ich habe sogar mal überlegt, euch eine Rechnung fürs Testen zu schreiben. Aber im Ernst: Ich bin sehr froh, dass ich dabeigeblieben bin.“

Denn was ihn überzeugt hat, ist etwas, das man in Verträgen nicht findet: die Nähe und die Reaktionsfähigkeit. „Ihr seid gewachsen und professioneller geworden, habt aber die Agilität einer kleinen Softwareschmiede nicht aufgegeben. Ich habe viele meiner Vorschläge später auf der Roadmap wiedergefunden. Es geht nicht ums Gefühl von Mitsprache, sondern um echte Weiterentwicklung.“

Zum Mitnehmen: Bei der Softwarewahl zählt nicht nur, was ein Tool heute kann, sondern wohin es sich entwickelt, und ob der Anbieter Ihr Feedback ernst nimmt. Alles Heutige ist nur eine Momentaufnahme.

Standard als Stärke, Vertrauen als Kern

Hegmanns Leitprinzip lässt sich in einem Satz zusammenfassen und ist längst zum Teamspruch geworden:

Standardisierung heißt für ihn zuerst: keine Doppelarbeit, keine Reibungsverluste. Der Freiraum, der so entsteht, fließt in das, was Mandanten wirklich suchen. Und hier liegt ein Punkt, der gerade digital arbeitende Kanzleien beruhigen dürfte: Selbst hochgradig technikaffine Mandanten, die längst selbst KI einsetzen, kommen weiter zu ihm. „Meine Mandanten nutzen zu über 80 Prozent selbst KI. Und trotzdem buchen sie bei mir. Weil es am Ende den menschlichen Aspekt braucht, die Verbindlichkeit.“

„Mein Mandant bekommt die Antwort von mir, nicht von der KI. Ich habe recherchiert, gelesen, beurteilt. Dieses Vertrauen ist der Kern. Dahin verschiebt sich unsere Arbeit.“ Es ist die vielleicht wichtigste Beruhigung für alle, die fürchten, KI mache den Berater überflüssig: Das Gegenteil ist der Fall. Die Maschine übernimmt die Recherche, der Mensch die Verantwortung. Und genau dafür zahlen Mandanten.

Die Vision: weg von der Frist, hin zur Beratung

Wo steht die Kanzlei in drei Jahren? Sie wächst, aber vor allem verschiebt sich die Arbeit: weg von der Erfassung von Belegen, hin zu deren Interpretation. Wichtig ist Hegmann dabei ein Prinzip, das jede Diskussion über KI erdet: „Über allem steht: shit in, shit out. Wer nicht versteht, wie ein Tool funktioniert und was er hineingibt, bekommt hinten kein gutes Ergebnis.“ Die Kompetenz der Mitarbeitenden verschiebt sich deshalb Richtung Anwendungs- und Beurteilungskompetenz. Nicht weg vom Fachwissen, sondern hin zu einer neuen Art, es einzusetzen.

„Ich möchte mich nur noch 10 bis 20 Prozent meiner Zeit mit der Vergangenheit beschäftigen und den Rest mit der Zukunft. KI, Automatisierung und Prozesse geben uns die Möglichkeit, mehr Beratung mit weniger Manpower zu leisten.“ Das eigentliche Ziel ist ein Gefühl, das viele Kanzleien kennen und viele vermissen: dem ewigen Fristendruck zu entkommen. „Viele Mandanten wollen beraten werden. Aber sobald eine Frist ansteht, dreht sich alles nur noch um Frist, Frist, Frist. Da möchte ich raus.“ Die gewonnene Zeit soll dorthin fließen, wo Fachkompetenz und Freude an der Arbeit zusammenfallen.

Die Wunschliste an milia

Und die Wunschliste an milia? Ganz konkret: eine E-Mail-Integration, mit der Mandanten auch ohne Login per Mail antworten können, während die Kanzlei alles in einem Kanal konsolidiert. Statt Mandanten „mit der Brechstange“ ins System zu zwingen, will Hegmann über Anreize überzeugen.

Anmerkung milia: Genau das steht auf der Roadmap, inklusive eines regelbasierten Systems mit kontextbezogenen Antwortvorschlägen. Erste Tests laufen erfolgreich.

Spezialisierung, die skaliert

Die Steuerberatung Hegmann zeigt, wie eine junge, digital fokussierte Kanzlei mit klaren Prozessen und milia hohe Schlagzahl bewältigt und trotzdem Zeit für echte Beratung gewinnt. 92 Prozent Aktivierung, ein Gutachten in vier statt sechzehn Stunden, ein Team, das mitzieht.

Wenn Sie sich in dieser Geschichte wiedererkannt haben, ist der beste Zeitpunkt für den nächsten Schritt jetzt, solange Sie ihn selbst gestalten und nicht später reagieren müssen.