milia.io und tax&bytes: Gemeinsam für mehr Transparenz im Wandel der Steuerberatung

Der Markt für Kanzleisoftware ist unübersichtlich wie lange nicht. Fast im Wochentakt erscheint ein neues KI-Werkzeug für Steuerkanzleien, vom Recherche-Assistenten über den Agenten für die Belegabfrage bis zur Lösung, die Finanzsignale auswertet. Eine aktuelle Marktübersicht für den Steuerbereich listet allein für Recherche und Assistenz elf Lösungen, und das ist nur ein Ausschnitt. Zählt man die Mandantenportale, die spezialisierten Agenten und die Onboarding-Tools hinzu, wird die Landschaft schnell unübersichtlich.

Das ist erst einmal ein gutes Zeichen. Es zeigt, dass KI und Digitalisierung in der Steuerberatung angekommen sind. Für die einzelne Kanzlei entsteht daraus aber eine neue Frage, welche dieser Lösungen sie wirklich braucht und was passiert, wenn sie sich für jede Aufgabe das jeweils beste Spezialtool zulegt.

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Viele Skalpelle, kein OP-Saal

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Ein Bild aus einem aktuellen Marktvergleich trifft den Kern: Wer ein reines Recherche-Tool mit einer breiten Plattform vergleicht, stellt ein Skalpell neben einen OP-Saal. Beide haben ihre Berechtigung, sie lösen nur unterschiedliche Probleme. Auf den Markt drängt derzeit die gesamte Bandbreite an Punktlösungen, die einzeln verkauft werden:

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• Mandantenportale und Apps für den digitalen Draht zum Mandanten, also Dokumente austauschen, Belege hochladen, Aufgaben sehen.
• Spezialisierte KI-Agenten, die die Belegabfrage übernehmen oder Finanzsignale auswerten.
• Recherche-KI der Fachverlage, stark bei steuerrechtlichen Fragen mit geprüften Quellen. Ihre Grenze liegt dort, wo Mandantenkommunikation, Prozesssteuerung und Belegmanagement beginnen.
• Werkzeuge, die ausschließlich Onboarding und Mandatsaufnahme digitalisieren.
• Die plattformeigene KI des Branchen-Platzhirschs, tief im eigenen Universum, in weiten Teilen aber noch im Prototypstadium.
• Allgemeine Assistenten, breit einsetzbar, aber ohne Fachkonfiguration und ohne den für Berufsgeheimnisträger nötigen Schutz nach § 203 StGB.

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Jede dieser Lösungen macht eine Sache gut. Auffällig wird es erst in der Summe.

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Das eigentliche Problem heißt Zersplitterung

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Das Defizit in vielen Kanzleien hat wenig mit fehlender KI zu tun. Es liegt in der Zersplitterung der Arbeit über zu viele Systeme. Die Mandantenkorrespondenz liegt in Outlook, der Bearbeitungsstand in DATEV, Absprachen verschwinden im Chat, der Rest landet auf Notizzetteln. Wer sich nun für jede Aufgabe das jeweils beste Spezialtool zulegt, baut genau das Chaos wieder auf, das eigentlich verschwinden sollte, diesmal mit KI-Logo. Im Einzelnen heißt das:

• Mehrere Datensilos statt einer gemeinsamen Grundlage. Jede Lösung kennt nur ihren eigenen Ausschnitt. Der Recherche-Assistent sieht die Akten nicht, die offene Beleganfrage weiß nichts von der laufenden Mandantenkommunikation. Dabei entscheidet genau dieser Kontext über die Qualität jeder KI-Antwort.
• Mehrere Verträge und Datenschutzketten. Jeder Anbieter, der Mandantendaten verarbeitet, braucht für Berufsgeheimnisträger mehr als eine DSGVO-Auftragsverarbeitung, nämlich eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 203 StGB über die gesamte Verarbeitungskette. Bei einem System ist das eine überschaubare Prüfung, bei sechs wird es zur Daueraufgabe, und jede Lücke in der Kette bleibt das Risiko der Kanzlei.
• Mehrere Oberflächen für den Mandanten. Öffnet das Portal einen Kanal, der Belege-Agent einen zweiten und das Onboarding-Tool einen dritten, jongliert der Mandant am Ende mehrere Apps und Logins. Mandanten wollen aber einen Zugang, keine drei.
• Mehrfacher Pflege- und Schulungsaufwand. Jedes Tool hat seine eigene Logik, eigene Updates und eine eigene Einarbeitung. Erhebungen zur KI-Einführung zeigen, dass viele Pilotprojekte ohne messbaren Nutzen bleiben. Der häufigste Grund ist fehlendes Change Management, an der Technik liegt es selten. Sechs Tools bedeuten sechsmal Einführung und sechsmal Akzeptanzarbeit im Team.

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Die Rechnung vom besten Tool für jede Aufgabe geht also nur auf dem Papier auf. In der Praxis trägt die Kanzlei die Integration, die Datenschutzkette, die Mandantenverwirrung und den Schulungsaufwand selbst.

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milia als verbindende Ebene über DATEV
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Die Alternative besteht weder im Verzicht auf KI noch in Abstrichen beim Spezialisten. Es geht um die richtige Ebene. Viele dieser Funktionen entfalten ihren Wert erst auf einer gemeinsamen Datenbasis und in einem gemeinsamen Prozess, und genau dafür ist eine Plattform da.

Eine Plattform wie milia ist als verbindende Ebene über dem fachlichen Kernsystem gedacht. DATEV erledigt weiterhin die Steuerarbeit, milia organisiert das Drumherum und bleibt damit, wie wir es selbst beschreiben, das Prozess- und Arbeitsgedächtnis einer Kanzlei in einer Software. Ein Beispiel macht den Unterschied greifbar. Die Belegabfrage, die ein spezialisierter Agent als eigenes Produkt verkauft, ist in der Plattform nur ein Knopf im bestehenden Vorgang. Die offenen Posten kommen über die DATEV-Schnittstelle, die Aufgabe an den Mandanten läuft über dieselbe App, über die ohnehin Dokumente und Nachrichten ausgetauscht werden, und das Ergebnis landet wieder im selben Vorgang. Keine zweite Oberfläche, keine zweite Datenschutzkette, kein zweiter Login.

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Vieles davon kann milia längst
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Ein großer Teil dessen, was gerade als neue Kategorie gefeiert wird, gehört dort längst zum Bestand.

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Mandantenkommunikation und Kanzlei-Überblick

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Die App für die Mandantenkommunikation gibt es seit rund drei Jahren, mit Zugang zu Nachrichten, Dokumenten und Aufgaben über Smartphone oder Tablet und mit direkter Anbindung an das DATEV DMS und die Dokumentenablage. Rechtssichere Unterschriften laufen über eine integrierte E-Signatur, direkt aus milia beziehungsweise dem DATEV DMS heraus, ohne zusätzlichen Login und ohne separate Lizenz. Das Vorgangsmanagement liefert obendrein den Überblick, den ein Kanzlei-Cockpit verspricht: alle Mandate, Fristen, Aufgaben und Zuständigkeiten an einer Stelle, ergänzt um Freigaben und einen nachvollziehbaren Aktivitätsverlauf.

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Fachliche Recherche mit geprüften Quellen

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Am deutlichsten zeigt sich der Unterschied bei der fachlichen Recherche, die zuletzt einige neue Anbieter für sich entdeckt haben. Diesen Part übernimmt in milia die Integration von Taxy.io Answers. Dahinter steht eine KI, die große Sprachmodelle mit kuratierten, fachlich geprüften Inhalten des Dr. Otto Schmidt Verlags verbindet und steuerrechtliche Fragen in Sekunden strukturiert beantwortet, jeweils mit den herangezogenen Quellen. Folgefragen lassen sich im selben fachlichen Kontext stellen, sodass auch komplexe Sachverhalte Schritt für Schritt aufbereitet werden. Weil die Antworten auf geprüfter Verlagsliteratur beruhen und die fachliche Verantwortung beim Berufsträger verbleibt, taugt das Ergebnis als belastbare Grundlage für die weitere Bearbeitung. Die zugehörigen Akten kommen über den Zugriff auf das DATEV DMS aus dem Bestand, in dem sie ohnehin liegen. Neuere Speziallösungen bilden genau diesen Ablauf oft auf eigenen, noch wenig erprobten Modellen ab und betreiben ihn in einem separaten System, fernab der Mandantendaten und der Dokumentenablage.

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Automatisierung vom Beleg bis zum Workflow

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Auch die kleinteilige Prozessautomatisierung, die gerade als großes Agententhema durch die Branche geht, ist in Teilen längst Alltag. Ein interner, auf deutschen Servern betriebener KI-Chat steht als geschützte Alternative zu öffentlichen Tools bereit, eine kanzleieigene Wissensdatenbank fließt in die Antworten ein, Anschreiben und Routinetexte entstehen direkt aus dem Vorgangskontext, und wiederkehrende Aufgaben lassen sich über geteilte Prompt-Vorlagen im Team vereinheitlichen. Ganze Abläufe werden über einen Workflow-Builder samt fertiger Vorlagen automatisiert.

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Was Kanzleien heute einzeln kaufen, und was milia bündelt

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Stellt man die typischen Einzellösungen den Funktionen einer Plattform gegenüber, wird sichtbar, wie viel sich in einem System bündeln lässt. Jeweils zuerst die Aufgabe, dann die übliche Einzellösung am Markt und schließlich die Umsetzung in milia.
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• Mandantenportal und Mandanten-App. Am Markt spezialisierte Portale und Apps. In milia die Mandanten-App, seit Jahren produktiv, als zentrale Oberfläche für Belege, Aufgaben, Dokumente und Nachrichten.
• Belegabfrage und OPOS-Management. Am Markt eigene Belege-Agenten. In milia die KI-Beleganforderung, die offene Posten in DATEV ausliest, die Aufgabe für den Mandanten erstellt und den Upload direkt in den DATEV-Belegkorb ermöglicht.
• Steuerrechtliche Recherche. Am Markt die Recherche-KI der Fachverlage. In milia die Taxy.io-Integration plus internes Kanzlei-GPT, direkt im Vorgang.
• Schriftgut und Sachverhalt. Am Markt Schriftsatz- und Sachverhalts-Agenten. In milia die automatische Schriftguterstellung aus dem Vorgangskontext, dazu Dokumentenanalyse sowie BWA- und Bescheidauswertung.
• E-Signatur. Am Markt separate Signaturtools. In milia die rechtsgültige E-Signatur, integriert.
• Mandatsaufnahme und Onboarding. Am Markt eigene Onboarding- und KYC-Tools. In milia das Mandatsaufnahme-Add-On mit Stammdaten aus dem Formular, Vertragserstellung, Signatur und automatischer Mandatsanlage in DATEV.
• Sichere KI statt öffentlicher Tools. Am Markt allgemeine Assistenten. In milia das interne Kanzlei-GPT auf deutschen Servern, ohne Drittanbieter-Training und EU-AI-Act-konform.
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Wichtig an dieser Aufstellung ist die letzte Spalte als Ganzes. Alles davon läuft über eine DATEV-Integration, eine Mandanten-App und einen Datenbestand. Eine Kanzlei, die stattdessen auf Best of Breed setzt, kombiniert schnell fünf bis sieben Anbieter, mit ebenso vielen Verträgen, Datenschutzketten und Mandantenoberflächen.

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Der Baukasten und seine Kehrseite

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Bleibt die Gegenbewegung der breit angelegten Baukasten-Plattformen, die all diese Bereiche zugleich abdecken wollen und sich per No-Code selbst einrichten lassen. Der Reiz ist nachvollziehbar. Der Preis dafür ist Aufbauarbeit, die in der Kanzlei selbst anfällt, und ein Reifegrad, der bei vielen dieser Angebote noch am Anfang steht. Eine eingespielte, fertig nutzbare Plattform nimmt der Kanzlei genau diese Arbeit ab.

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Datenschutz: eine Kette statt zehn

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Beim Datenschutz fällt die Rechnung der vielen Einzeltools besonders auf. Jedes zusätzliche KI-Tool verlängert die Verarbeitungskette und wirft die Frage neu auf, ob die Daten am Ende doch in den USA ankommen. Eine konsolidierte Plattform schrumpft das auf eine einzige Kette, die sich überhaupt prüfen lässt. Hosting und Entwicklung bleiben bei milia in Deutschland, die Rechenzentren sind nach gängigen Standards zertifiziert, und die KI-Funktionen sind am EU AI Act ausgerichtet. So wird aus einer lästigen Pflichtübung eher ein Argument für das nächste Mandantengespräch.

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Was heute schon läuft, und was als Nächstes kommt

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Zwei Dinge verdienen eine ehrliche Einordnung. Die Mandanten-App ist kein neues Versprechen, sie ist seit mehreren Jahren produktiv im Einsatz, als die eine Oberfläche, über die Mandanten Belege hochladen, Aufgaben sehen, Dokumente austauschen und kommunizieren. Während einige der neuen Anbieter ihre Mandantenschnittstelle gerade erst aufbauen, ist dieser Teil bei milia das Fundament und kein nachträglich angeflanschtes Feature.

Bei den vollwertigen, mehrstufigen KI-Agenten wollen wir nicht mehr versprechen, als heute läuft. Agenten, die komplette Abläufe von Anfang bis Ende übernehmen, vom FiBu-Abschluss mit Beleganforderung über die Bescheidprüfung bis zur Vorbereitung des Jahresgesprächs, sind in der Entwicklung und kommen in Kürze. Produktiv sind heute die KI-Einzelfunktionen: Beleganforderung auf Knopfdruck, internes Kanzlei-GPT, Schriftguterstellung aus dem Vorgangskontext, Dokumentenanalyse und eigene Wissensdatenbank. Wenn die milia-Agenten kommen, sitzen sie vom ersten Tag an auf derselben Datenbasis, in denselben Vorgängen und hinter derselben Mandanten-App wie alles andere. Sie sind dann eine Erweiterung des Bestehenden und kein elftes Tool.

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Die eigentliche Frage

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Der Markt wird in den nächsten Monaten weiter mit AI-first-Punktlösungen geflutet, und viele davon werden für sich genommen exzellent sein. Die Versuchung, sich für jede Aufgabe den passenden Spezialisten zu holen, ist groß. Die eigentliche Frage für eine Kanzlei ist aber eine andere: Wie viele Datensilos, Datenschutzketten, Mandantenoberflächen und Schulungsprojekte will sie auf Dauer tragen. Eine Funktion, die isoliert auf einem eigenen Datenbestand sitzt, ist fast immer schwächer als dieselbe Funktion auf der gemeinsamen Datenbasis der Kanzlei und in ihren bestehenden Prozessen. Produkttiefe in einer Plattform überbietet nicht jeden einzelnen Spezialisten, sie hält das Ganze beherrschbar, für das Team und für die Mandanten.

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