DATEV-Cloud-Umstieg: aktueller Stand, Fristen und was Kanzleien jetzt entscheiden müssen
Eine Nachricht im DATEV-Postfach kündigt die nächste Umstellung an. Im Kollegenkreis fällt der Begriff DATEV Cloud, und plötzlich steht die Frage im Raum, ob die Kanzlei sofort handeln muss. DATEV veröffentlicht bewusst keinen mehrjährigen Gesamtfahrplan. Die betroffenen Kanzleien erhalten eine individuelle Benachrichtigung, sobald ihre Umstellung ansteht (abgerufen am 01.10.2026).
Das bedeutet allerdings keinen Aufschub für jedes Thema. Für einzelne Anwendungen gelten feste Termine. Alte Lizenzverträge enden ebenfalls zu einem festgelegten Datum. Bei anderen DATEV-Produkten bleiben Zeitpunkt und Reihenfolge offen. Eine Kanzlei muss deshalb verschiedene Arten von Terminen auseinanderhalten, bevor sie Ressourcen einplant oder ihre künftige Systemarchitektur festlegt.
Was bedeutet der DATEV-Cloud-Umstieg konkret für eine Steuerkanzlei?
DATEV löst bestehende On-Premises-Anwendungen schrittweise durch Cloudlösungen ab. Für jede Umstellung gilt ein eigener Zeitraum, über den DATEV die betroffenen Kanzleien individuell informiert.
Die Umstellung betrifft damit mehr als den technischen Betriebsort einer Anwendung. Arbeitsplätze, Zugänge, Stammdaten und Abläufe verändern sich über einen längeren Zeitraum. DATEV beschreibt diesen Prozess selbst als Gesamttransformation, bei der fest installierte lokale Lösungen auslaufen. Die Transformation soll entlasten, ist laut DATEV allerdings kein Selbstläufer.
Die Cloud bildet laut DATEV außerdem die technische Grundlage für skalierbar nutzbare KI-Funktionen. Die fachliche Kontrolle bleibt beim Menschen. KI-Assistenz kann Inhalte vorbereiten oder Arbeitsschritte unterstützen. Das Team muss Ergebnisse prüfen und freigeben.
Im Kanzleialltag bleiben eine Belegnachforderung am Quartalsende, eine Rückfrage zu einem Bescheid und eine Vollmacht, die zur Unterschrift wartet, auch nach dem Wechsel des technischen Unterbaus bestehen. Die Kanzlei muss weiterhin festlegen, wo ein Vorgang beginnt, wer zuständig ist und in welchem System der aktuelle Stand sichtbar bleibt.
Welche Fristen gelten für die DATEV Cloud heute wirklich?
Einige Termine betreffen Zugänge und fachliche Anwendungen. Andere markieren einen Produktstart oder das Ende eines Vertragsmodells. Die folgende Übersicht trennt diese Fälle. Die Angaben zur DATEV-Konto-Anmeldung stammen aus der DATEV-Mitteilung zur schrittweisen Umstellung (Stand 02.03.2026, abgerufen am 01.10.2026).
Bei DATEV EÜR Steuern ist die Trennung nach Besteuerungszeitraum maßgeblich. Für Zeiträume bis einschließlich 2025 bleibt die Wahl pro Betrieb bestehen. Ab dem Besteuerungszeitraum 2026 werden die betroffenen Anlagen über DATEV EÜR Steuern bearbeitet. Die Anwendung dafür steht ab dem Jahreswechsel 2026/2027 zur Verfügung (abgerufen am 01.10.2026).
Die Zeilen zu DATEV-SmartIT und DATEV EÜR Steuern beschreiben Vorgaben mit festem Zeitbezug. Die Lizenzumstellung beruht auf der Kündigung bestehender Verträge durch DATEV.
Für den gesamten Cloud-Umzug nennt DATEV keinen einheitlichen Endtermin. Die Kanzleien werden individuell informiert, wenn ihre jeweilige Umstellung ansteht. Auch die Umstellung von DATEV Eigenorganisation auf DATEV Kanzleimanagement beginnt gestaffelt. Sie startet im Herbst 2026, wobei einzelne Kanzleien den Start zunächst kaum bemerken können, weil ihr eigener Umstellungszeitraum später liegt. Mehrere Umstellungen können parallel laufen (abgerufen am 01.10.2026).
Was bedeutet das Vertragsende der alten DATEV-Lizenzen zum 31.12.2027?
Zum 31.12.2027 kündigt DATEV die Verträge für Betriebsstättenlizenz, Netzlizenz, PC-Lizenz, Betriebsstättenlizenz Fall und Generallizenz. Ab den Preistabellen 2028 wird nur noch die Benutzerlizenz dargestellt (DATEV-Preisliste, Stand 10/2025, abgerufen am 01.10.2026).
Kanzleien, die bis dahin nichts unternehmen, werden über das Vertragsende in die Benutzerlizenz geführt. Der Termin stammt aus dem Vertragsverhältnis mit DATEV, eine gesetzliche Pflicht zur Benutzerlizenz besteht nicht.
Bis zum Vertragsende muss die Kanzlei deshalb prüfen, welche Benutzer, Arbeitsplätze und Rollen sie künftig tatsächlich benötigt. Dazu gehört auch die Frage, wie Zugänge organisiert werden und ob bestehende interne Zuordnungen zur neuen Lizenzlogik passen.
Konkrete Kosten lassen sich aus dem Vertragsende allein nicht ableiten. Eine belastbare Budgetplanung braucht die für die Kanzlei geltenden Vertragsunterlagen und eine Zuordnung der benötigten Benutzer. Das feste Datum sollte deshalb früh in die kaufmännische Planung aufgenommen werden, auch wenn die technische Umstellung einzelner Anwendungen einem anderen Zeitplan folgt.
Was gilt für Mandate vom Typ Einzelunternehmer?
DATEV empfiehlt, keine neuen Mandate vom Typ Einzelunternehmer mehr anzulegen. Als Grund nennt DATEV, dass verschiedene Prozesse in der Cloud für diesen Mandantentyp nicht unterstützt werden. Die Cloud ist auf die Mandantentypen „Unternehmen“ und „natürliche Personen“ ausgerichtet (abgerufen am 01.10.2026).
Laut DATEV gibt es für die Abschaffung dieses Mandantentyps keinen festen Stichtag. Für die Auflösung bestehender Einzelunternehmer in den Stammdaten ist voraussichtlich im zweiten Halbjahr 2026 ein Assistent vorgesehen. Bis dahin kann die Kanzlei ihre bestehenden Einzelunternehmer-Mandate geordnet prüfen.
Die Kanzlei kann ihre Vorarbeit dennoch beginnen. Sie kann feststellen, welche zentralen Mandate noch als Einzelunternehmer geführt werden, welche Leistungen damit verknüpft sind und welche Stammdaten bei einer späteren Auflösung geprüft werden müssen. Das verhindert, dass die Bestandsaufnahme erst dann beginnt, wenn DATEV einen konkreten Umstellungszeitraum mitteilt.
Welche DATEV-Programme sind schon in der Cloud, welche folgen noch?
Ein Teil der Produktablösung ist bereits erfolgt. DATEV Personal hat die digitale Personalakte sowie die Vorerfassung in LODAS und Lohn und Gehalt ersetzt. DATEV Analyse und Planung ist an die Stelle von DATEV Unternehmensanalyse und DATEV Unternehmensplanung getreten. DATEV Freizeichnung online wurde in MyDATEV Kanzlei integriert.
Weitere Umstellungen liegen noch vor den Kanzleien. MyDATEV soll perspektivisch zum künftigen DATEV-Arbeitsplatz werden. DATEV Rechnungswesen ist als Cloud-Nachfolger von DATEV Kanzlei-Rechnungswesen vorgesehen. DATEV Lohn soll LODAS und Lohn und Gehalt zu einem späteren Zeitpunkt ablösen. DATEV nennt für diese Lohnumstellung derzeit keinen Termin.
Auch beim Kanzleimanagement erfolgt der Wechsel stufenweise. Die Marktfreigabe der ersten Kernanwendung ist für Herbst 2026 geplant. DATEV sieht drei Softwarepakete mit unterschiedlicher Tiefe vor: DATEV Kanzleimanagement basis als Einstieg, DATEV Kanzleimanagement für eine umfassendere Steuerung und später DATEV Kanzleimanagement plus.
Der Funktionsumfang entwickelt sich ebenfalls gestaffelt. Im Produktvergleich zwischen DATEV Kanzleimanagement basis und der Vollversion nennt DATEV für mehrere Funktionen spätere Termine. Prozessvorlagen und Prozesssteuerung sind voraussichtlich ab Q4/2027 vorgesehen, „DATEV Kosten einlesen“ voraussichtlich ab Q3/2027. Das Erstellen und Verarbeiten von beSt-Nachrichten ist in beiden Paketen voraussichtlich ab 12/2026 geplant. Schnittstellen für externen Zugriff sind voraussichtlich ab 2028 nur für die Vollversion vorgesehen (abgerufen am 01.10.2026).
Einige Kanzleien haben deshalb noch keinen Umstellungszeitraum erhalten. DATEV verweist dabei auf komplexere Nutzungsszenarien mit DATEV Eigenorganisation comfort, DATEV DMS oder DATEV ProCheck. Dafür benötigte Funktionen stehen in DATEV Kanzleimanagement basis teilweise noch aus.
Die Produktlisten beantworten daher nur einen Teil der Planungsfrage. Eine Kanzlei sollte zusätzlich erfassen, welche Funktionen sie heute tatsächlich nutzt und welche davon für ihre täglichen Vorgänge unverzichtbar sind.
Wie bereitet sich eine Kanzlei technisch auf die DATEV Cloud vor?
Die technische Grundlage beginnt bei den zentralen Mandanten. DATEV Basisdaten online überträgt zentrale Mandanten und die mit ihnen verknüpften Leistungen aus dem DATEV-Arbeitsplatz in die Cloud. Ohne diese Bereitstellung lassen sich weder die vorgesehenen Cloud-Umstellungen durchführen noch neue DATEV-Cloud-Anwendungen nutzen (abgerufen am 01.10.2026).
Jedes zentrale Mandat erhält dabei eine eindeutige ID-Nummer. Sie dient der eindeutigen Identifikation in den DATEV-Cloud-Programmen. Nach der Bereitstellung werden künftige Stammdatenänderungen automatisch synchronisiert.
Die Kanzlei sollte deshalb zuerst ihre Datengrundlage prüfen. Doppelte oder unklar zugeordnete Bestände erschweren jede spätere Umstellung. Auch Zuständigkeiten gehören in diese Vorbereitung: Wer prüft die zentralen Mandanten, wer begleitet die Bereitstellung und wer kontrolliert nach der Umstellung die fachlichen Abläufe?
Das kostenfreie DATEV Umstellungscockpit zeigt die für eine Kanzlei relevanten Umstellungen, Zeitpläne und Nachfolgelösungen. Es führt außerdem technisch durch den jeweiligen Prozess. Damit entsteht eine DATEV-bezogene Sicht auf die anstehenden Schritte.
Die interne Arbeit endet dort noch nicht. Eine Kanzlei braucht eine eigene Vorgangssteuerung über den Umstellungszeitraum, damit Aufgaben, Rückfragen und Verantwortlichkeiten zwischen den einzelnen DATEV-Terminen nachvollziehbar bleiben. Eine Belegnachforderung am Quartalsende darf nicht liegen bleiben, nur weil parallel ein Zugang umgestellt oder ein Mandantenbestand vorbereitet wird.
Welche Architekturfrage stellt das Umstellungscockpit nicht?
Das DATEV Umstellungscockpit unterstützt die technische Durchführung innerhalb des DATEV-Portfolios. Die Kanzlei muss selbst entscheiden, wo Vorgänge, Aufgaben, Dokumente und Mandantenkommunikation künftig zusammenlaufen.
Diese Frage wird besonders relevant, solange Funktionsumfänge gestaffelt entstehen. DATEV Kanzleimanagement basis weist gegenüber der umfassenderen Version noch Lücken auf. Einige Funktionen folgen erst zu späteren Terminen. Komplexere Nutzungsszenarien sind deshalb teilweise noch keinem Umstellungszeitraum zugeordnet.
Eine Kanzlei kann ihre gesamte Vorgangssteuerung eng an die jeweils verfügbaren DATEV-Anwendungen binden. Sie kann auch eine modulare Architektur wählen, in der DATEV die fachliche Bearbeitung trägt und eine ergänzende Plattform die Zusammenarbeit organisiert. Die passende Entscheidung hängt von den bestehenden Prozessen ab.
Die Prüfung sollte am Alltag ansetzen. Wo startet heute eine Rückfrage zum Bescheid? In welchem System sieht das Team, dass eine Vollmacht noch auf die Unterschrift wartet? Wie werden Zuständigkeiten weitergegeben, wenn mehrere Anwendungen parallel umgestellt werden? Eine belastbare Kanzleisteuerung beantwortet diese Fragen unabhängig vom Termin einer einzelnen Produktfreigabe.
Wer diese Architekturfrage erst unter Zeitdruck beantwortet, übernimmt leicht die vorhandenen Medienbrüche in die neue Umgebung. Die Kanzlei sollte daher vorab festlegen, welches System die fachliche Bearbeitung übernimmt und wo der Vorgang als Ganzes gesteuert wird.
Wo ergänzt eine Kanzlei-Plattform wie milia die DATEV Cloud?
milia positioniert sich als Ergänzung zu DATEV. Die fachliche Bearbeitung bleibt in DATEV. milia bündelt als Kollaborationsplattform Vorgänge, Aufgaben, Dokumente und die Kommunikation mit Mandanten. Eine ausführlichere Einordnung bietet der Beitrag DATEV ergänzen statt ersetzen.
Bei milia sind sechs DATEV-Integrationen angebunden: Stammdaten, DATEV Dokumente, Unternehmen und Belege online, DATEV Meine Steuern, DATEV Personal, DATEV Zuständigkeiten. Eine Übersicht finden Sie auf der Seite zu den sechs DATEV-Integrationen von milia. Bei DATEV Dokumente, dem Dokumentenmanagement von DATEV, das milia anbindet, handelt es sich um eine eigene Integration neben Unternehmen und Belege online.
Diese Grenze ist im Auswahlprozess relevant. Über DATEV Unternehmen online können Drittanbieter Belege übertragen, keine Dokumente. Ein Dokumentenaustausch über DATEV Unternehmen online ist nicht möglich. Ein Ein-Weg-Belegtransfer deckt deshalb nur einen Teil des Ablaufs ab. Sobald Dokumente, Stammdaten und Rückfragen hinzukommen, entstehen Medien- und Systembrüche. Der Weg für Dokumente braucht eine eigene Anbindung an das Dokumentenmanagement.
milia ist autorisierter DATEV-Schnittstellenpartner. Die Plattform wird vom DStV empfohlen und ist Teil der Visma-Gruppe (seit 2025).
milia hostet alle Daten in Deutschland, in ISO-27001-zertifizierten Rechenzentren in Frankfurt, und arbeitet DSGVO-konform. Der Auftragsverarbeitungsvertrag enthält die Verschwiegenheitsverpflichtung nach § 62a StBerG. Kundendaten werden nicht zum Training externer KI-Modelle genutzt. Bei milia.AI gilt Human-in-the-Loop. Kein KI-generierter Inhalt geht ohne Freigabe durch das Team an Mandanten.
Bei milia steht die Zusammenarbeit rund um die fachliche DATEV-Arbeit im Mittelpunkt. Eine Kanzlei kann damit beispielsweise eine Belegnachforderung als Vorgang steuern, die zuständige Person zuordnen und die Rückmeldung des Mandanten im selben Arbeitszusammenhang halten. DATEV bleibt das fachliche System.
Der Anbietervergleich zeigt, wie milia die DATEV-Cloud ergänzt und welche Kriterien eine Kanzlei bei der Auswahl einer Kollaborationsplattform prüfen kann. Dort können Sie bei Bedarf auch direkt eine Demo vereinbaren.
In welcher Reihenfolge geht eine Kanzlei den Umstieg sinnvoll an?
Eine Kanzlei sollte zuerst alle Termine trennen, die unmittelbares Handeln verlangen. Dazu gehören die Umstellung der vollständigen DATEV-SmartIT-Anwendung auf das DATEV-Konto in der zweiten Jahreshälfte 2026 und der Wechsel zu DATEV EÜR Steuern für die betroffenen Anlagen ab dem Besteuerungszeitraum 2026. Für das DATEV-SmartIT-Serviceportal gilt die Anmeldung mit DATEV-Konto bereits seit dem 31.03.2026.
Danach folgt die Datengrundlage. DATEV Basisdaten online muss die zentralen Mandanten und ihre verknüpften Leistungen für die Cloud bereitstellen. Jedes zentrale Mandat erhält eine eindeutige ID-Nummer. Das DATEV Umstellungscockpit zeigt anschließend die für die Kanzlei relevanten Umstellungen, Zeitpläne und Nachfolgelösungen.
Eine pragmatische Reihenfolge sieht so aus:
- Die Kanzlei erfasst alle verbindlichen Termine und benennt jeweils eine verantwortliche Person.
- Das Team prüft zentrale Mandanten, verknüpfte Leistungen und bestehende Mandantentypen.
- Die Kanzlei gleicht die Hinweise im DATEV Umstellungscockpit mit ihrer internen Kapazitätsplanung ab.
- Die Kanzleileitung entscheidet bewusst, wo künftig Vorgänge, Aufgaben, Dokumente und Mandantenkommunikation gesteuert werden.
Diese Reihenfolge verhindert, dass eine vertragliche Frist, eine technische Voraussetzung und eine langfristige Architekturentscheidung in einen einzigen großen „Cloud-Termin“ fallen. Das Vertragsende der alten Lizenztypen zum 31.12.2027 gehört dabei ausdrücklich in die Planung.
Die Architekturentscheidung kann anschließend mit mehr Ruhe getroffen werden. Wie das im Alltag aussieht, zeigt Ihnen das milia-Team, wenn Sie eine Demo vereinbaren.
Häufige Fragen
Bis wann muss eine Steuerkanzlei den DATEV-Cloud-Umstieg abgeschlossen haben?
DATEV nennt keinen einheitlichen Endtermin für den vollständigen Cloud-Umzug. Kanzleien werden individuell benachrichtigt, sobald eine konkrete Umstellung ansteht. Für einzelne Bereiche gelten bereits feste Termine, etwa für die DATEV-Konto-Anmeldung, DATEV EÜR Steuern und das Ende der alten Lizenzverträge. Die Kanzlei sollte daher mit mehreren produktspezifischen Zeitplänen arbeiten.
Was passiert, wenn eine Kanzlei bei der alten DATEV-Lizenzform bleibt?
DATEV kündigt die Verträge für die bisherigen Lizenztypen zum 31.12.2027. Dazu gehören Betriebsstättenlizenz, Netzlizenz, PC-Lizenz, Betriebsstättenlizenz Fall und Generallizenz. Ab den Preistabellen 2028 wird nur noch die Benutzerlizenz dargestellt. Wer bis dahin nichts unternimmt, wird durch das Vertragsende in die neue Lizenzform geführt. Eine gesetzliche Pflicht zur Benutzerlizenz besteht nicht.
Ist die DATEV-Lohnabrechnung schon in der Cloud verfügbar?
DATEV Personal hat bereits die digitale Personalakte sowie die Vorerfassung in LODAS und Lohn und Gehalt abgelöst. Die vollständige fachliche Ablösung steht noch aus. DATEV Lohn soll LODAS und Lohn und Gehalt zu einem späteren Zeitpunkt ablösen. Einen konkreten Termin nennt DATEV derzeit nicht. Die bestehende Lohnabrechnung kann daher nicht wie eine bereits vollständig abgeschlossene Cloud-Umstellung behandelt werden.
Was ist der Unterschied zwischen DATEVasp, DATEV-SmartIT und den normalen DATEV-Cloud-Anwendungen?
DATEVasp stellt gewünschte Software von DATEV oder Drittanbietern in der DATEV-Cloud bereit, getrennt vom eigenen Kanzleinetzwerk. Es handelt sich um ein eigenständiges und kündbares Sourcing-Produkt. DATEV-SmartIT ist ebenfalls ein Cloud-Sourcing- beziehungsweise Managed-Workplace-Angebot. Die genannten Fristen zur DATEV-Konto-Anmeldung beziehen sich namentlich auf DATEV-SmartIT und das DATEV-SmartIT-Serviceportal. Daraus folgt kein identischer Stichtag für jede andere DATEV-Cloud-Anwendung.
Müssen auch Mandate vom Typ Einzelunternehmer in die Cloud umgezogen werden?
DATEV empfiehlt, keine neuen Mandate vom Typ Einzelunternehmer mehr anzulegen, weil verschiedene Cloud-Prozesse diesen Typ nicht unterstützen. Für bestehende Einzelunternehmer-Mandate nennt DATEV keinen harten Stichtag. Ein Assistent zur Auflösung dieser Mandate ist voraussichtlich für das zweite Halbjahr 2026 geplant. Die Kanzlei kann den Bestand vorab erfassen und die spätere Umstellung fachlich vorbereiten.
Wofür ist das DATEV Umstellungscockpit gut?
Das kostenfreie DATEV Umstellungscockpit zeigt die Umstellungen, die für die jeweilige Kanzlei relevant sind. Dazu gehören Zeitpläne und vorgesehene Nachfolgelösungen. Das Werkzeug führt außerdem technisch durch den jeweiligen Umstellungsprozess. Die interne Planung von Verantwortlichkeiten, Kapazitäten und kanzleiweiten Vorgängen muss die Kanzlei ergänzend organisieren.
Ergänzt milia den DATEV-Cloud-Umstieg, oder ersetzt es DATEV-Funktionen?
milia ergänzt DATEV als Kollaborationsplattform. Die fachliche Bearbeitung bleibt in DATEV. Sechs Integrationen binden Stammdaten, DATEV Dokumente, Unternehmen und Belege online, DATEV Meine Steuern, DATEV Personal sowie DATEV Zuständigkeiten an. milia organisiert Vorgänge, Aufgaben, Dokumente und Mandantenkommunikation rund um diese fachliche Arbeit.