Um diesen Prozess größtenteils zu verschlanken, entscheiden sich viele Steuerberater*innen nach der Evaluierung und Suche nach einer Lösung zur digitalen Unterzeichnung von Dokumenten, Unterlagen und Verträgen für den Einsatz der milia.io i. V. m. Docusign.
Unterschriften können so jederzeit und ortsunabhängig getätigt werden, was auch die Zusammenarbeit mit Mandantinnen und Mandanten vereinfacht.
Damit die Umstellung von der analogen zur digitalen Unterschrift gelingt, gibt es im Vorfeld einiges zu beachten: Wer unterschreibt und was soll wo unterschrieben werden? Welche (berufs-)rechtllichen Formerfordernisse gelten?
Dieses Handout soll Ihnen als Vorlage und Begleitunterlage zur Einführung dienen. Bei Fragen zur Einführung wenden Sie sich gerne an unser milia.io Team.
1. Allgemeines
1.1 Verschiedene Arten digitaler „Unterschriften“
Zum besseren Verständnis und zur Abgrenzung erläutern wir Ihnen nachstehend einige Begriffe:
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- Checkbox: Unter einer Checkbox wird eine Formularfunktion verstanden, wobei durch das Setzen eines Häkchens in einem Formular der Inhalt einer Transaktion bestätigt wird.
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- Einfache elektronische Signatur: Diese Form der Signatur macht lediglich den Urheber einer Nachricht kenntlich (z. B. über ein Unterschriften-Pad). Hierbei kann es sich jedoch auch um ein Faksimile (die originalgetreue Wiedergabe einer Handschrift) handeln.
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- Fortgeschrittene elektronische Signatur: Sie muss dem Unterzeichner zugeordnet werden können, dessen eindeutige Identifikation ermöglichen, mit einem Gerät erstellt worden sein, über das dieser die alleinige Kontrolle hat (z. B. passwortgeschützter Computer, Tablet, Smartphone). Zudem muss der Nachweis erbracht werden können, dass das Dokument nicht nachträglich verändert wurde.
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- Qualifizierte elektronische Signatur: Sie ersetzt die Schriftform und wird nur benötigt, wenn das Schriftformerfordernis besteht. Die qualifizierte elektronische Signatur ermöglicht die eindeutige Identifikation der unterzeichnenden Person und ist mit einem Zertifikat versehen. Entsprechend wird ein Identifikationsprozess benötigt, um ein Zertifikat sowie das erforderliche Medium (z. B. Signaturkarte) auszustellen.
1.2 Einsatzszenarien
milia.io i. V. m. Docusign bietet im normalen Signatur Vorgang eine rechtskonforme elektronische Signatur an. Kanzleiintern können Sie Unterlagen ebenfalls (nach Aktivierung) mittels der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnen*.
Da die QES mit Mehraufwand verbunden ist, ist zu prüfen, wo und wann diese rechtlich bindend oder Intern gewünscht ist.
1.3 Dokumententypen
Arbeiten in der digitalen Welt setzt gute, einfache und schöne digitale Prozesse voraus. Gleichzeitig darf der Aspekt der (Rechts-)Sicherheit nicht übersehen werden. Bei den Antworten auf die Frage, welche Art von Unterschrift bei welchem Dokument notwendig ist, haben wir an den Aussagen des Steuerberaterverband Berlin-Brandenburg an rechtlichen Formerfordernissen und an den Erfordernissen der Dokumentation und Effizienz orientiert.
Die folgende Tabelle kann und sollte laufend mit ihren Standortinternen Regeln abgestimmt werden. Im Bereich der Wirtschaftsprüfung gibt es nachlaufender Recherche noch keine umfangreiche Stellungnahme. Aktuell ist davon auszugehen, dass für den Bereich der Wirtschaftsprüfungen von Wirtschaftsprüfer die qualifizierte elektronische Signatur zu verwenden ist.
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Übersicht |
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Mandant |
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Art des Dokuments |
Unterschriften- |
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Ausgehende |
Infoschreiben |
Keine Unterschrift erforderlich |
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Anschreiben |
Faksimile genügt, Autorisierung durch StB sollte dokumentiert sein (z. B. per DMS Revisionshistorie). Hoheit über Unterschriftsbild sollte bei Berufsträger liegen. Prozess wird beschrieben via Verfahrensdokumentation oder Qualitätshandbuch. |
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Kündigung |
Faksimile genügt, Autorisierung durch StB sollte dokumentiert sein (z. B. per DMS Revisionshistorie). Hoheit über Unterschriftsbild sollte bei Berufsträger liegen. Prozess wird beschrieben via Verfahrensdokumentation oder Qualitätshandbuch. Ausnahme: Schriftform ist vertraglich festgelegt. |
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Rechnung |
Mit Zustimmung des Mandanten keine Unterschrift erforderlich, Autorisierung durch StB sollte dokumentiert sein. (über das DMS, DATEV EO comfort oder ProCheck) |
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Mahnung |
Keine Unterschrift erforderlich |
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EÜR ‒ Mandanten-unterschrift |
Keine Unterschrift erforderlich |
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EÜR ‒ ohne Bescheinigung |
Keine Unterschrift |
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EÜR ‒ |
Faksimile genügt, Autorisierung durch StB sollte dokumentiert sein (z. B. per DMS Revisionshistorie). Hoheit über Unterschriftsbild sollte bei Berufsträger liegen. Prozess wird beschrieben via Verfahrensdokumentation oder Qualitätshandbuch. |
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Original Jahresabschluss |
Papierausdruck durch Kanzlei oder Mandant und handschriftliche Unterschrift Mandant / bei vollständig digitaler Erstellung ist auch die fortgeschrittene elk. Signatur zulässig. Unterzeichnetes Original in Akten des StB ist nicht erforderlich. |
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Bilanz ‒ |
Qualifizierte elektr. Signatur wird empfohlen. Fortgeschrittene Signaturen bieten selbst eine revisionssichere Möglichkeit. Faksimile technisch denkbar, wenn Autorisierung durch StB dokumentiert ist (z. B. per DMS Revisionshistorie). Hoheit über Unterschriftsbild sollte bei Berufsträger liegen. |
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Lagebericht |
Papierausdruck durch Kanzlei oder Mandant und handschriftliche Unterschrift Mandant / bei vollständig digitaler Erstellung ist auch die fortgeschrittene elk. Signatur zulässig.Unterzeichnetes Original in Akten des StB ist nicht erforderlich. |
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Anhang |
Papierausdruck durch Kanzlei oder Mandant und handschriftliche Unterschrift Mandant. / bei vollständig digitaler Erstellung ist auch die fortgeschrittene elk. Signatur zulässig. Unterzeichnetes Original in Akten des StB ist nicht erforderlich. |
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Angaben |
Papierausdruck durch Kanzlei oder Mandant und handschriftliche Unterschrift Mandant / bei vollständig digitaler Erstellung ist auch die fortgeschrittene elk. Signatur zulässig. Unterzeichnetes Original in den Akten des StB ist nicht erforderlich. |
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Steuer- |
Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur |
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Eingehende |
Gesellschafter- |
Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur |
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Feststellung Jahresabschluss |
Handschriftliche Unterschrift Mandant (vertretungsberechtigte Person)/ bei vollständig digitaler Erstellung ist auch die fortgeschrittene elk. Signatur zulässig. |
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Kanzlei |
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Art des Dokuments |
Unterschriften- |
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Ausgehende |
Vollständigkeits-erklärung |
Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur |
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Freigabe |
Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur |
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Elektr. |
Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur |
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Teilnahmeerklärung |
Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur |
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Auftrag zur |
Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur |
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Eingehende |
Vollmacht |
Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur |
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Vollmacht |
Qualifizierte Signatur/handschriftlich wegen Einreichung |
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AGB/AAB |
Kenntnisnahme genügt, revisionssichere Dokumentation wird angeraten |
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Datenschutz- |
Kenntnisnahme genügt, revisionssichere Dokumentation wird angeraten |
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Basis-SEPA |
ist mit Banken zu klären (meist genügt die einfache elk. Signatur). |
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Firmen-SEPA |
ist mit Banken zu klären |
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Freigabedokument |
Checkbox mit revisionssicherem Rechte- und Rollenkonzept bei einer digitalen Freizeichnungslösung/alternativ: einfache Signatur |
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Angaben |
Checkbox mit |
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Beides |
Steuerberatungs-vertrag/ |
Checkbox mit |
| Finanzamt | ||
| Art des Dokuments | Unterschriftenerfordernis | |
| Ausgehende | Antrag an Finanzamt | über elektronische Kanäle (ELSTER) |
| Anschreiben an Finanzamt | über elektronische Kanäle (ELSTER) | |
| Fragebogen zur steuerl. Erfassung | ELSTER | |
| Eingehende | SEPA-Finanzamt | noch mit Finanzverwaltung zu klären |
| Finanzgericht | ||
| Art des Dokuments | Unterschriftenerfordernis | |
| Ausgehende | Klage | Schriftform/alternativ: BeST |
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QUELLENANGABEN ZU DIESEM ARTIKEL:
StB Jens Henke, Vizepräsident des Steuerberaterverbands Berlin-Brandenburg
und RA StB Simon Beyme, FAStR, Römermann Rechtsanwälte RA, beide Berlin
erschienen in KP Kanzleiführung professionell 2021, S. 168
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