Transkript
Furat Al-Obaidi (00:00)
Wenn wir Mitarbeiter anstellen, ist es immer A und O. Er wird nicht fachlich weitergeführt, sondern er wird prozessmäßig weitergeführt. Wenn jemand mit uns nicht digital zusammenarbeiten möchte, ist er auch nicht der richtige Mandant von uns.
Michel Menk (00:11)
Könntet ihr kapazitätsmäßig heute noch ohne Miele arbeiten? In der Kanzlei ohne Personal aufstocken zu müssen?
Furat Al-Obaidi (00:17)
Auf keinen Fall.
Michel Menk (00:19)
Schön, dass du da bist. Wir haben heute einen weiteren Gast. Fuad ist extra aus Berlin gekommen. Den weiten Weg nach Köln. Nur für uns oder für euch, um mit uns zu sprechen. Und zwar über eine erfolgreiche Kanzlei. Gründung. Dein letzter Haufe Artikel zum Thema Automatisierung ist ganz gut, ganz gut angekommen und ganz gut eingeschlagen. Und wir haben gedacht, wenn du das schon Haufe mitgeben kannst in einem Interview, schaffst du das mit Sicherheit auch mit uns und wir können das ein wenig vertiefen mit sehr vielen praktischen Tipps. So meine Hoffnung zumindest. Schön, dass du da bist. Vielleicht erzählst du noch ein, zwei Worte zu dir selbst, bevor ich dich mit Fragen bombardiere.
Furat Al-Obaidi (00:57)
Ja, danke, Michael. Es ist immer wieder eine Freude, hier in Köln zu sein. Immer wieder schön, wieder hier zurückzukommen. Und ja, der Haufe Artikel hat ja schon sehr große Wellen geschlagen. Wir erleben das immer wieder, dass wir wieder kontaktiert werden bezüglich Digitalisierung, Automatisierung. Und genau. Und deshalb würde ich gerne hier das Wissen gerne weitergeben.
Michel Menk (01:19)
Das hört sich doch hervorragend an, das heißt, keiner muss mehr permanent kontaktieren, sondern wir lösen heute alles auf und was es denn so gibt, was dort spannende Fragen sind. Ein ganz offenes Format. Du sagst, was du denkst, was deine persönliche Meinung ist. Ich will das auch ein wenig herleiten. Du bist Steuerberater, das ist jetzt kein Geheimnis. Das sollte dann jeder mitbekommen haben. Und du hast wann genau deine Kanzlei gegründet.
Furat Al-Obaidi (01:45)
Also die Kanzlei, die Steuerberatung, die. Die habe ich 2017 gegründet in Berlin und das war relativ relativ voraussehbar. Ich war fünf Jahre vor, habe dort meinen Steuerberater gemacht und habe dann schnell gemerkt, okay, da laufe ich will nicht sagen gewisse Dinge falsch, aber da laufen einfach Dinge aufgrund der langen Zeit anders, die man einfach vielleicht anders besser machen kann. Und dort habe ich den Satz gelernt der Stetigkeit vor Richtigkeit. Und dann dachte ich mir okay, das kann ja nicht ganz so richtig sein. Und deshalb hatte ich mir gedacht, okay, was die Großen groß können, kann man vielleicht auch einen Kleinen besser machen. Das war dann die Intention der der Selbstständigkeit.
Michel Menk (02:34)
Sehr gut. Ich denke, damit könntest du viele inspirieren, denn heute muss man sagen fünf, fünf, 1/2 Jahre später habt ihr euch mit der Steuerberatung in Berlin etabliert. Seid eine erfolgreiche Kanzlei weiterhin auf Kurs, weiterhin mit super viel Arbeit. Da müssen wir uns nichts vormachen. So wie ich euch kenne, gibt es auch immer wieder was Neues für uns. Ist natürlich spannend. Wie sah dein Weg aus? Was sind Tipps, die du mitgeben kannst? Vielleicht auch zur Gründung? Du hast auf der grünen Wiese sagen wir immer so schön gegründet. Das heißt der Start bei null null System, null Mandanten 123, die man kennt, wahrscheinlich und keine Mitarbeiter, das heißt von Grund auf aufgebaut, vielleicht aus den ersten zwei Jahren an der Stelle schon mal Was waren für dich die wichtigsten Faktoren in deiner Unternehmung und im Aufbau?
Furat Al-Obaidi (03:23)
Genau die ersten 2017 2018 ist ja immer so wenn man gründet, ist es am Anfang relativ unorganisiert. Man fängt einfach an loszumachen, denkt so einfach losstrampeln, einfach loslegen und dann hat man sich natürlich umgehört Was braucht man dafür, um eine Kanzlei zu gründen? Man braucht ein Büro, man braucht Mandanten und man braucht eine Kanzleisoftware, Kanzleisoftware relativ schnell. DATEV ist der Branchenführer und.
Michel Menk (03:53)
Wir sind der Branchenführer.
Furat Al-Obaidi (03:55)
Gerne weiter. Genau. Und dann Büro und relativ schnell ein Büro gefunden und dann einfach losgelegt. Und gerade als Steuerberater ist es. Die Nachfrage ist relativ groß und man kennt viele Unternehmer aus dem Bekanntenkreis und dann hat man einfach losgelegt und dann hat man schnell im ersten Jahr gemerkt okay, einfach loslegen, ist vielleicht ein bisschen organisiert und dann merkt man schnell, man braucht einfach einheitliche Prozesse, auch wenn man alleine erstmal startet. Ohne Mitarbeiter muss man natürlich erst mal Prozesse definieren wie laufen Prozesse ab und die ständig erweitern. So natürlich laufen Prozesse zuerst anders ab. Wenn man alleine ist und dann, wenn man Mitarbeiter hat, muss man natürlich die Prozesse ständig überdenken. Und deshalb für mich einfach ein Tipp diese dieses Prozessdenken. Das darf nie aufhören, sondern muss ständig weitergeführt werden, weil einfach verändern sich gewisse Rahmenbedingungen ständig, so dass diese immer angepasst werden müssen.
Michel Menk (04:56)
Das heißt, du beschreibst gerade eigentlich den. Ja oder die Prozesse. Organisationsstrukturen als. Die größere Herausforderung, aber auch die größte Chance, die du gesehen hast. Wir sprechen jetzt nicht über. Ich musste irgendwo an Mandanten rankommen. Ich hatte es komplett schwer. Ist das eine, was ich mitgenommen habe? Eine weitere Frage, die ich direkt mal loswerden möchte, weil die auch immer wieder uns bzw mir gegenüber gestellt wird. Wir haben viele junge Steuerberater, auch einige, die sich wahrscheinlich mit einer Gründung beschäftigen. Bist du denn heute noch davon überzeugt, dass ein Steuerberater der Gründer selbst alles können muss? Wenn wir über Jahresabschluss und Steuern sprechen, damit er das direkt von vornherein mit versteht und mit durchführen kann? Wie hast du es gemacht?
Furat Al-Obaidi (05:46)
Am Anfang schon. Also am Anfang macht man selber alles. Man ist am Anfang eine One Man Show. Man macht die Figur, man macht die Löhne, man macht einen Jahresabschluss, man macht die Organisation, man macht die Dokumentation. Und das war natürlich am Anfang learning by doing. Die beste Herausforderung, alles zu können. So, mit der Zeit muss man sich natürlich dann auch auf andere Kernkompetenzen konzentrieren. Also gerade wenn es darauf hinaus geht, Mitarbeiter anzustellen, dann muss man sich natürlich auch auf Mitarbeiter verlassen können. Und dann ist es natürlich auch eine große Herausforderung. Hört sich zwar einfach an, aber loszulassen.
Michel Menk (06:23)
Welchen Mitarbeiter für welchen Leistungsbereich hast du als erstes gesucht und welchen hast du als erstes eingestellt?
Furat Al-Obaidi (06:29)
Natürlich für die Finanzbuchhaltung, für die Finanzbuchhaltung ist natürlich immer. Man sagt ja immer Finanzbuchhaltung ist die Basic ist die Basis, um dann Jahresabschluss beraten zu können. Und deshalb war der der erste Mitarbeiter der in der Finanzbuchhaltung. Und da komme ich dann wieder zurück auf die Prozesse vor einem. Das hat sich auch nach sechs Jahren noch nicht geändert. Wenn wir einen Mitarbeiter anstellen, ist es immer A und O, Er wird nicht fachlich weitergeführt, sondern er wird prozessmäßig weitergeführt.
Michel Menk (07:00)
Weil du sagst, dass das eine das andere bedingt. Das heißt, ein guter Prozess entwickelt den Mitarbeiter von alleine auch in die fachliche Richtung.
Furat Al-Obaidi (07:07)
Genau, weil er muss. Der Mitarbeiter muss muss wissen, wie es bei der Steuerberatung funktioniert, wie die Prozesse ablaufen, wie wie der eigene Leistungsbereich von A bis Z läuft, um dann praktisch erfolgreich arbeiten zu können.
Michel Menk (07:22)
Sehr gut. Ich finde das ganz spannend. Wir zielen natürlich so ein wenig immer wieder auf das Digitalisierung ab. Wir hören das bei dir auch raus. Ich weiß das jetzt, deswegen möchte ich es mal aussprechen. Für alle, die das nicht wissen. Du hast dich dem Thema Digitalisierung von vornherein angenommen und das ist auch immer noch dein Verantwortungsbereich in der Kanzlei, den du lebst. Und deswegen weiß ich, du hast die letzten Jahre nicht nur intensiv von außen wahrgenommen wie ich vielleicht, sondern du bist selbst jeden kleinen Schritt mitgegangen. Du hast mich ja sehr, sehr früh eingesetzt als eines der vielen Beispiele. Wie siehst du denn die letzten fünf, sechs Jahre am Markt? Technologischer Wandel von dem Moment, wo du gestartet hast und dich ja auch schon mit vielen Dingen beschäftigt hast bis heute? Was waren für dich die größten Veränderungen? Wie wirkt sich die Digitalisierung immer weiter aus?
Furat Al-Obaidi (08:11)
Wir haben natürlich 2017 papiermäßig gestartet und dann DATEV Unternehmen online. Digitalisierung, das ist sozusagen der erste Schritt der Digitalisierung 2018 eingesetzt. Und seitdem haben wir nur noch Mandanten angenommen, die wirklich digital mit uns arbeiten. Das heißt, bei uns ist es ein praktisches K.O. Kriterium Wenn jemand mit uns nicht digital zusammenarbeiten möchte, ist er auch nicht der richtige Mandant von uns. Klingt vielleicht ein bisschen ein bisschen hart, weil auch dann bestimmte Mandanten sagen Wir haben seit 20, 30 Jahren digital mit euch zusammengearbeitet. Aber wir sagen einfach, wir können die Prozesse nicht wegen, wegen einer Ausnahme dann anpassen. Das klappt leider nicht so, deshalb dann sagen wir auch ganz offen und ehrlich, dann sind wir auch nicht die Richtigen. Es war auch ein sehr harter Weg, die Bestandsmandaten, mit dem wir papierbasiert angefangen haben, auf digital umzustellen.
Michel Menk (09:09)
Kannst du darüber vielleicht ein bisschen mehr erzählen? Also mal zwei, drei konkrete Fragen, weil ich weiß, damit beschäftigen sich gerade wahnsinnig viele, den Transformationsprozess abzuschließen zu einem, nennen wir es papierarmes Büro. Wir wissen alle Finanzverwaltung, Versicherungen, Banken, ohne da jetzt großartig darauf einsteigen zu wollen, das funktioniert noch nicht zu 100 %, was dann komplett papierlos angeht. Die Herausforderungen, die immer wieder kommen, ist vor allem der Bereich Mandanten und Mitarbeiterkommunikation. Ich glaube, bei Mitarbeitern können wir bei dir einen Haken dahinter machen. Auch das ist eine zwingende Voraussetzung bei euch. Die Mitarbeiter werden digital arbeiten wollen, also nicht so, dass die müssen, sondern die müssen es wollen. Ich glaube, das ist die Besonderheit. Wie bist du denn mit Mandanten umgegangen? Jetzt im Gespräch? Die bringen ihren Panelordner, sind seit 20 Jahren Unternehmer, Unternehmer? Wie bist du rangegangen? Was war der Weg, den du dir vorgenommen hast?
Furat Al-Obaidi (09:58)
Ganz wichtig ist, mit dem Mandanten zu kommunizieren und der die Mandanten die Vorteile der Digitalisierung näher zu bringen. Das. Was mich persönlich genervt hat, ist, wenn Mandanten zum Beispiel anrufen und sagen Ich habe vor drei Monaten eine Kamera bei Mediamarkt gekauft, ich bräuchte den Beleg, ich muss sie jetzt umtauschen, können Sie mir eben per Mail. Das sind so ganz einfach Beispiele. Aber das sind dann Prozesse im Unternehmen, wo dann bestimmte Belege herausgesucht werden, wieder eingescannt werden müssen. Vielleicht Belege, die ursprünglich mal digital ausgedruckt werden. Dann wurden die dann analoge angeheftet und jetzt müssen die wieder eingescannt werden und dann wieder zurückgesendet werden. Und dann denke ich mir mal, da läuft doch, da läuft irgendwas falsch. Und das hat mich dann dazu bewogen. Okay. Ich habe auch eine gewisse Abneigung gegenüber Papier entwickelt, sage ich auch ganz offen. Also nicht, dass das Papier hasse oder so, aber ich denke mir warum.
Michel Menk (10:58)
Warum? Ich kann das jetzt so bestätigen. Ich weiß nicht, ob. Dafür gibt es mit Sicherheit sogar einen Fachbegriff. Den suchen wir mal raus. Was du auf jeden Fall sagst. Zusammenfassend ist die Kommunikation suchen, das heißt den offenen Austausch und gar nicht erst auf die Vorteile der Kanzlei eingehen. Denn ich sage auch und da bin ich der festen Überzeugung, das ist ja ein Mehrwert für alle, dass ihr digital weiterverarbeitet, das heißt, ihr führt ja einen bestehenden Prozess fort. Und dieser Papierprozess sollte nicht der bestehende Prozess bei den Unternehmen sein. Das ist die große Herausforderung, dass die anfangen, den Prozess umzustellen und nicht ihr, sondern ihr diesen Prozess dann einen optimalen digitalisierten Verhandlungsprozess für den Mandanten fortführt und auch dorthin wieder zurück übergibt. Das heißt, ein Abgleich der Wertschöpfungskette finde ich einen ganz wichtigen Ansatz. Was waren denn so die größten Aussagen, Kommentare, Widerstände der Mandanten, die dir so entgegengekommen sind?
Furat Al-Obaidi (11:55)
Das war einfach so, ich habe es schon immer so gemacht, oder Jetzt muss ich scannen und jetzt muss ich das und das machen. Und dann war natürlich auch der Weg für den Mandanten, den Prozess so zu gestalten, dass er möglichst wenig Arbeit hat. So, also ich habe jetzt den Mann dann mehr Wie bekommst du denn deine Belege? Dann sagt er mir ja entweder per Post oder per Email und dann sage ich ihm okay, dann versucht doch deinen Lieferanten zu sagen, dass er dir die Rechnungen nur noch per Email schicken sollen, weil dieser. Dieser Prozess, dieser digitale Prozess, der fängt ja nicht nur bei uns an, sondern der fängt ja bei den Mandanten an, das heißt, im Idealfall sollte er seine Rechnungen digital bekommen, damit er sie auch digital weiterverarbeiten kann kann. Und deshalb haben wir Ihnen geraten, okay, durch den Tipps dann auch den Prozess bei ihm zu vereinfachen, finde ich klasse.
Michel Menk (12:50)
Das heißt, wir geben Anleitung an die Hand. Ich glaube, ich habe es schon in zwei oder drei Podcast erwähnt. Ein ganz wichtiger Tipp für alle, die das noch so machen Bereitet ein Musterschreiben vor oder ein Muster Textbaustein für eure Mandanten zum Anschreiben der Lieferanten, dass bitte die Rechnung ab sofort digital an folgende E Mail Adresse gesendet werden. Wir haben die E Mail Weiterleitung nach Unternehmen online und gut ist erstmal. Und der Rest ist tatsächlich dann wahrscheinlich Zeit rum bekommen. Denn wir wissen alle, Veränderung ist erstmal schwierig, die ist im Kopf umzusetzen. Da hat Tillmann mit Uwe und Martin auch schon ausreichend darüber gesprochen. Das müssen wir jetzt nicht noch mal aufrollen, aber mit der Zeit regelt sich alles und dann ist es tatsächlich ein besserer Prozess. Und hier die Kernaussage dahinter, die du eigentlich triffst, ist Wir machen nicht aus einem ich sage jetzt bewusst schlecht. Mir fällt auch noch ein anderes Wort dafür ein aus einem schlechten Papierprozess einen schlechten digitalen Prozess, sondern wir optimieren diesen gleich. Gehen wir jetzt einen Schritt weiter.
Michel Menk (13:44)
Digitale Transformation, Trendwende Ihr seid jetzt digital aufgestellt, die Basis für alles, was folgt Automatisierung, intelligenter Automatisierung. Wer weiß, was uns dort noch erwartet, durch die Aussagen, die du heute getroffen hast, zu sagen Mitarbeiter müssen sowieso digital arbeiten wollen ein Kriterium, weil sich ja ein recht junges und dynamisches Team. Ihr setzt also tatsächlich auch auf die, die es schon teilweise gar nicht mehr anders kennen. Ich weiß, ihr habt auch ordentlich ausgebildet die letzten Jahre und ich sehe da einen ganz, ganz starken Trend, was man ja hier auch noch mal ansprechen sollte. Mitarbeiter aus eurer Kanzlei, die die letzten Jahre die Ausbildung abgeschlossen haben, können die überhaupt noch ein Panel buchen?
Furat Al-Obaidi (14:25)
Die ist natürlich die Frage. Ich kann dir jetzt nicht sagen, wir werden das Experiment, aber wir wissen auf jeden Fall von unseren Mitarbeitern, die auch, sage ich mal, von anderen Kanzleien zu uns gewechselt sind, Das für sie war das natürlich erst mal ein Kulturschock. Also auch wenn wenn wir über über Miele erzählen, Künstliche Intelligenz, Lerndateien, die schauen natürlich auch ein bisschen komisch rein. So, und sie werden natürlich auch so die ersten zwei Wochen mit sehr viel Input bekommen. Dieser Input und ich weiß auch so aus Feedbackgesprächen, hat mir mal gesagt, so in den ersten zwei Wochen habe ich dich gehasst, aber danach war das an sich so, so so die beste Ausbildung um reinzukommen.
Michel Menk (15:13)
Deshalb die ist heute nicht mehr da.
Sprecher 3 (15:16)
Ist.
Furat Al-Obaidi (15:16)
Das ganz wichtig. Wie ich auch so einige gesagt habe Man muss zuerst, wenn bei uns neue Mitarbeiter anfangen, die werden mit den Systemen vertraut gemacht. Das ist grundsätzlich da. Und weil, wenn wir digitalisieren und bestimmte Toolhilfsmittel verwenden, muss ja auch jeder beherrschen, weil das ist dann sozusagen, was früher das Handwerkszeug war, ein Taschenrechner, der erstmal beherrscht werden muss und jetzt ganz andere Tools notwendig, die man beherrschen muss, um dann auch digital arbeiten zu können.
Michel Menk (15:48)
Und die Besonderheit jetzt hierbei bei all diesen Aussagen und deswegen finde ich es einfach so schön, dass du heute da bist. Es hat sich in der Praxis bewährt. Es ist ja nicht mehr so, dass du darum kämpfen. Gegen Veränderungen im Personalbereich oder gegenüber den Mandanten. Es war ein Weg für dich die letzten Jahre. Das kann man ja durchaus so sagen. Einen Wandel hin zu nehmen, ihn rein in die digitale Welt. Und jetzt geht es an die Transformation. Das heißt, wir möchten aus digitalen Daten was machen. Ich möchte die Überleitung schaffen. Du hast deinen Mandanten jetzt auch vielleicht ab und zu gegen den direkten Willen zumindest zur Digitalisierung der Finanzbuchhaltung gebracht. Jetzt kommt die Rechnung. Wir wissen, dass die kommt. Es ist beschlossen. Das Ganze geht weiter. Ich sage, Jedes Mandat, was vom Steuerberater dahingehend unterstützt wurde, hat jetzt riesige Vorteile, denn das digitale Arbeiten ist schon bekannt. Ja, wir wandeln nochmal das Format, aber es bleibt ja digital. Das heißt, der Prozess kann annähernd fortgesetzt werden und muss nur noch in einzelnen Bestandteile geändert werden, aber nicht mehr das Große und Ganze.
Michel Menk (16:50)
Wie gehst du damit gegenüber deinen Mandanten um? Siehst du das ähnlich? Verkaufst du es jetzt eventuell auch als Ich habe es euch ja gesagt und jetzt habt ihr die Vorteile und alles geht einfacher und schneller.
Furat Al-Obaidi (17:00)
Genau.
Furat Al-Obaidi (17:00)
Die Rechnung wird ja jetzt zwangsläufig kommen. Ab 2025 wird sie im B2BBereich verpflichtend sein. Wir unterstützen natürlich die Mandanten. Also wir haben ein Rundschreiben geschickt, das, dass das jetzt verpflichtend kommen wird. Und wenn Sie Unterstützung brauchen und was denke ich mal ganz wichtig ist man muss mit gutem Beispiel vorangehen. Das heißt, wenn ich jemandem sage, du musst das und das machen und machst aber selber nicht, dann ist es, glaube ich, ein bisschen, da glaubt mir das keiner. Deshalb haben wir jetzt auch in unserer Kanzlei auch unsere Ausgangsrechnung, weil man dann auf Rechnung gestellt, weil nur so können wir auch glaubhaft das verkörpern. Und das ist wieder auch auch für mich auch generell ein Tipp an alle Kanzleien, aber man muss auch das verkörpern. Also jetzt einfach mal ein ganz anderes Beispiel Der Mandant kommt zum Erstgespräch und wir sagen, wir nehmen nur digitale Mandanten an und und da liegt Papier und Stift oder ein Taschenrechner. Ein ganz einfaches Beispiel, aber ich sage mal, man wirkt nur glaubhaft, wenn man das selber verkörpert, was man den anderen rät.
Furat Al-Obaidi (18:11)
Ich glaube.
Michel Menk (18:11)
Das ist das Wichtigste. Ich unterschreibe das absolut. Ich würde auch niemals solch starke Beratungsansätze verfolgen, vielleicht auch energisch hinterher bleiben und Widerstand leisten, wenn ich nicht selbst davon zu 100 % überzeugt bin und es selber kenne. Zur Verrechnung Ich hätte dich vorher briefen sollen, aber jetzt bin ich die böse Person. An alle da draußen Die Rechnung, die Umstellung auf die Rechnung ist auch schon in DATEV möglich. Das Ganze funktioniert ja, es bringt ein paar Nachteile mit sich. Und bitte keine Diskussion mehr über das Rechnungslayout. Es wird in naher Zukunft keinen mehr interessieren, ob ihr einen wunderschönen bunten Seitenrand habt mit neuen Partnern darauf oder es eben einfach nur die reine Rechnung ist zur automatisierten Weiterverarbeitung. Die Mandanten werden euch dennoch bezahlen und dafür müssen wir uns eben neue Wege überlegen, um diese Kommunikation in eine andere Richtung zu branden, zu optimieren, sich abzugrenzen wie ein reines schönes Brief oder Rechnungslayout. Hervorragende Überleitung. Wir kennen uns jetzt schon ein bisschen länger und du bist ja nach der Gründung drei Jahre später eigentlich schon mit bestehenden System an deine Grenzen gestoßen.
Michel Menk (19:17)
Dafür gibt es diverse Gründe. Wenn ich davon spreche, dass du an deine Grenzen gestoßen bist, meine ich damit natürlich deinen energischen Optimierungswillen und das nicht dulden von großartigen Medien, Brüchen oder Prozessen, die dir irgendwie, ja schwerfällig vorkommen. Und wir haben uns kennengelernt über den Punkt Mandats Aufnahmeprozess, damals noch ein großes Thema bei Media, heute immer kleiner, weil viele andere Funktionen in den Vordergrund rücken. Magst du uns dazu mal ein bisschen was erzählen, wieso du überhaupt auf uns gekommen bist? Vielleicht auch noch auf ein, zwei weitere Tools, die du benötigt hast?
Furat Al-Obaidi (19:58)
Wir haben natürlich, wie bereits eingangs erwähnt, zwei 18, also ein Jahr nach der Gründung, angefangen zu digitalisieren haben auch schnell die Erfolge der Digitalisierung entdeckt. Wie zum Beispiel? Wir hatten einen Mandanten, den haben wir papierbasiert gebucht, haben sechs Stunden gebraucht, dann auf digital umgestellt, dann waren wir bei anderthalb bis zwei Stunden. Und dann wurde auch schnell klar, dass, wenn man digitalisiert, dass das auch langfristig Erfolge mit sich bringt. Weil ich kenne immer diesen Satz Jetzt muss ich in die Digitalisierung Zeit rein investieren. Das lohnt sich doch nicht. Aber langfristig lohnt sich das um ein Vielfaches. Und dann haben wir natürlich verschiedene Prozesse die Finanzbuchhaltung, den Lohnprozess, interne Prozesse, allem drum und Dran. Aber ein Prozess, der lässt sich nicht wirklich digitalisieren, digitalisieren. Aber der war immer noch sehr kleinteilig, die Mandatsaufnahme, weil einfach zu viele Parteien mit involviert waren und man bestimmten Unterlagen hinterherrennen musste, da diesen erinnern muss, da Banken ändern muss Finanzamt und dadurch wirkt der Prozess sehr kleinteilig und war von unserer Verwaltung sehr aufwendig.
Furat Al-Obaidi (21:09)
Und dadurch habe ich mal in verschiedenen Foren recherchiert, was wie es anders geht und dann bin ich schnell auf Fehler gestoßen und dann war ich natürlich begeistert, wie es da, wie es da abläuft. Dann habe ich mir schnell den Hörer in die Hand gerissen und dann wurde ich aber anfangs vertröstet, weil natürlich die Nachfrage sehr hoch war. Und dann habe ich einmal dicht an die Stimme bekommen. Und dann.
Michel Menk (21:39)
Dann ging es.
Furat Al-Obaidi (21:40)
Natürlich.
Furat Al-Obaidi (21:40)
Dann ging schnell.
Sprecher 3 (21:41)
Für alle, die.
Michel Menk (21:42)
Zuhören Ihr könnt ruhig den Hörer in die Hand nehmen und anrufen und nicht zwingend nur auf mich warten. Es gibt ganz viele andere, die das mittlerweile können. Nein, tatsächlich war zu dem Zeitpunkt die Nachfrage immens, was das Ganze anging. Da gab es auch noch viele, viele weitere Faktoren für für die Überleitung Super. Wir haben jetzt aber schon drei Themen eigentlich mitgenommen, die du währenddessen erzählt hast, auf die ich ganz gerne noch mal eingehen würde. Deine Erfahrungswerte und deine wichtigsten Punkte. Ihr habt relativ schnell angefangen zu digitalisieren. Finanzberatung Zeit verkürzt von sechs auf anderthalb Stunden. Da stellt sich mir eine Frage. Die Überleitung darf sich gerne jeder selber bauen, Wie ich darauf komme? Was meinst du denn, wie diese digitale Trendwende eure Mandanten bzw Kunden Erwartungen auch verändert hat? Haben diese Kunden andere Erwartungen an euch? Werden neue Erwartungen kreiert? Geht es teilweise auch um das Finanzielle? Wie nimmst du das war?
Furat Al-Obaidi (22:41)
Natürlich sagen auch die Mandanten, man hört auch den Satz Ja man, Digitalisierung kommt der Kanzlei zugute. Ihr habt dadurch gewisse Vorteile usw aber dann versuchen natürlich auch immer die, das Gespräch so zu lenken und die Vorteile des Mandanten zu zeigen. Das heißt, er hat überall weltweit Zugriff auf seine Daten, auf die Finanzbuchhaltung, auf die Dokumente, auf die Verträge. Und das ist am Ende eine Win Win Situation für beide Seiten.
Michel Menk (23:12)
Und das ist die einzige Wahrheit, die nämlich existiert. Unterm Strich kann man schon fast als kostenfreie Beratung sehen und so verbuchen. Denn diese Digitalisierung der Finanzbuchhaltung, der Lohnbuchhaltung oder in allen weiteren Bereichen des Unternehmens ist einzig und allein ein Vorteil, den das Unternehmen im ersten Moment erntet. Denn ihr werdet eingekauft für eine bestimmte Leistung, die jetzt eben in unserem Beispiel lautet Erstellung der Finanzbuchhaltung, Übermittlung, Umsatzsteuervormeldung, Wahrung von Fristen muss man ganz grob umreißen. Wie ihr das allerdings macht. Das bleibt euch als Unternehmen frei überlassen. Und wenn ihr versucht, einen optimalen Weg zu finden, dann erntet natürlich auch der Mandant. Die ganzen Vorteile daraus, wie beispielsweise auch die elektronischen Auswertungen hinten raus. Jederzeit Zugriff auf die Belege. Das war eine Frage, die sich aufgetan hat. Dann haben wir über Zeit gesprochen. Natürlich braucht ein Wandel Zeit. Das ist nicht nur die Digitalisierung. Alles braucht seine Zeit. Wie gehst du damit heute noch um? Heute sprechen wir nicht mehr über. Ich habe 30 Mandate und nehme mir abends ein bisschen Zeit, um die umzustellen und zu digitalisieren.
Michel Menk (24:21)
Heute sprechen wir über einen deutlich größeren Umfang bei dir in der Kanzlei an Mitarbeiter und Mandanten. Dennoch findest du Zeit auch uns regelmäßig Feedback zu geben, mit uns Ideen auszutauschen, zu pilotieren, zu testen, neue Tools in Einklang zu bringen. Was ist vielleicht ein Ratschlag, den du loswerden möchtest? Wie machst du es? Es ist für dich so weit oben in der Priorität Räumst du dir einmal die Woche einen bestimmten Slot frei oder wie gehst du damit um?
Furat Al-Obaidi (24:46)
Also ich nehme mir natürlich auch gewissen Teil meiner Zeit dafür frei, okay, Prozesse zu hinterfragen. Das ist ja auch ganz wichtig. Man muss sich natürlich auch ab und zu selber loben, aber wichtig ist auch Um voranzukommen, muss man natürlich auch bestehende Prozesse auch hinterfragen. Und deshalb, das geht ja auch von unten nach oben. Also deshalb sage ich bin ja zum Beispiel jetzt nicht mehr so involviert im Finanzbereich Heilungsprozess deshalb. Ich sage auch meinem Team immer wenn ihr Verbesserungsvorschläge habt, kommuniziert die. Das ist mal ganz wichtig, weil ich sage auch, es wird nicht alles umgesetzt. Aber wenn, wenn, wenn es eine sinnvolle Maßnahme gibt, wie man einen bestimmten Bereich umstellen kann, dann, dann sollte das auch kommuniziert werden. Das ist immer ganz wichtig. Wirklich immer bestehende Prozesse zu hinterfragen. Und was auch ganz wichtig ist, finde ich. Es gibt ja, wenn jetzt zum Beispiel ein Fehler passiert, Es gibt da zwei Ansätze Entweder man sagt Du warst schuld oder bei uns ist es aber so Wir fragen uns, warum ist dieser Fehler passiert?
Furat Al-Obaidi (25:49)
Gibt es vielleicht in dem digitalen Prozess irgendeine Schwachstelle? Gibt es vielleicht irgendwo eine Schwachstelle, wo man noch ein Vier Augen Prinzip einführen kann? Gibt es vielleicht irgendwie ein Medium Buch oder das, dass die Daten nicht digital weiterkommen? Und deshalb kann ich jeden raten, wirklich immer die bestehenden Prozesse zu hinterfragen.
Michel Menk (26:09)
Finde ich sehr gut. Dann nehmen wir das doch einfach mal als als wirklich einfache Handlungsempfehlung auf. Zumindest für den ersten Moment. Nehmt euch einmal im Monat Zeit, Prozesse zu hinterfragen, sprich einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu schaffen. Das ist ja das, worum es geht. In einzelnen Teilbereichen, wie auch immer ihr euch das einteilt, ob ihr das abgibt, ob das eine Teamaufgabe ist, Optimierungsvorschläge oder Verbesserungen zu liefern, oder ob ihr das Ganze selbst in die Hand nimmt, hinterfragt genau diese Prozesse. Von Fehlern kann man natürlich relativ schnell lernen und erkennen, wo es hingeht. Können wir mit dem Finger auf irgendwen zeigen. Wenn das hilft, da bin ich schmerzfrei. Das ist schon mal gut. Das waren die großen Themen hin zur digitalen Transformation Ab in den elektronischen Datenaustausch, das Ganze weiter forcieren. Jetzt interessiert es vielleicht auch den ein oder anderen mich insbesondere, wie du heute schon mit Milia arbeitest, damit umgehst. Ihr habt es erfolgreich in der Kanzlei etabliert. Ihr habt, ich weiß nicht, nahezu alle Mandanten in die elektronische Kollaboration gebracht.
Michel Menk (27:09)
Das heißt, nachdem die 2018 19 mit euch digital zusammenarbeiten, gibt es jetzt auch die eigene App für eure Mandanten. Ich weiß nicht, ob das ein oder andere Feedback von euch bekommen. Habe mich selbst sehr gefreut, wenn die dann kam. Gerade als die native App dann noch im App Store zu finden war, gab es einmal riesen viel Feedback und vor allem das, was es dir heute nützt, ist das, was mich interessiert. Ich steige ganz konkret ein. Könntet ihr kapazitätsmäßig heute noch ohne Miele arbeiten? In der Kanzlei, ohne Personalaufstockung zu müssen?
Furat Al-Obaidi (27:38)
Auf keinen Fall. Das heißt, es war einfach für uns in dem Zeitpunkt, wo jeder. Jeder kennt die aktuelle Situation im Steuerberatermarkt. Das heißt, es kommen immer neue neue Gesetze, Herausforderungen für den Steuerberater. Die letzten zwei, drei Jahre waren wirklich sehr herausfordernd, was die ganzen sag ich mal Nebenschauplätze wie Corona, Überbrückungshilfen neben dem alltäglichen Geschäft. Dazu kommt natürlich der demografische Wandel, der Personalmangel. Und ich würde mal behaupten, ohne wirklich Umstellung auf digitale Prozesse und dann auch auf automatisierte Prozesse lässt sich das Ganze nicht mehr händeln. Das heißt, das ist natürlich auch ein mein Rat an wirklich an alle. Wenn auch wirklich auf Kapazitätsgrenzen gestoßen und man kein Personal findet, muss man natürlich sich andere Wege suchen. Es kann natürlich selber ausbilden, es kann sein auf digitale Prozesse setzen.
Michel Menk (28:40)
Das zu kaufen wäre auch ein Ratschlag. Von meiner Seite aus natürlich. Ich finde die Aussage gut. Wir wissen alle, ich habe die ganz bewusst gestellt, weil ich die Antwort auch kannte. Aber so geht es auch vielen anderen. Denn was ihr in der Hand habt, vor allem mit digitalen Medien, digitalen Mitarbeitenden, ist ganz wertvoll. Mila wird nicht kündigen. Mila bleibt, Mila lernt weiter. Mila bringt auch Innovation in die Kanzlei. Auch das ist ja ein Part. Du entscheidest immer noch, was wann, wie wo passiert. Wir geben dir aber das Potenzial und die Möglichkeiten, dass ihr euch dort in dem Bereich laufend weiterentwickelt und vor allem um ein ganz starkes Signal an die Mandatschaft, wie man sich ändern kann und wo dort die Reise hingeht. Lass uns noch einmal kurz darüber sprechen, wie deine Mitarbeitenden und deine Mandanten diese Umstellung wahrgenommen haben. Denn das ist jetzt hier die Besonderheit. Wir nehmen alle mit und wir müssen auch alle mitnehmen auf diesem Weg über einen gewissen Zeitraum hinweg. Das können wir auch verraten.
Michel Menk (29:41)
Das ging bei dir auch nicht von heute auf morgen. Wir sind den Weg gemeinsam gegangen. Wie ist denn die Stimmung am Anfang gewesen? Vielleicht auch Skepsis gegenüber Milia auf Mandanten und Mitarbeiterseite? Und wo steht ihr heute?
Furat Al-Obaidi (29:53)
Natürlich ist es nicht immer einfach, komplett alle 100 % Mandanten, 100 % alle Mitarbeiter davon zu überzeugen, auch wenn natürlich. Man muss natürlich immer die Vorteile für jeden zeigen. Das ist immer ganz wichtig. Man muss immer dafür sorgen, dass es zu einer Win Win Situation wird, das heißt, jeder sich für einen Gewinner fühlt, um auch Veränderungen herbeizuführen. Und deshalb haben wir, sage ich mal, bevor wir an die Mandatschaft gegangen sind, haben wir zuerst die Überzeugungsarbeit intern bei uns in der Kanzlei gesorgt. Ich denke mal, für viele, besonders im Verwaltungsbereich, könnte wie ein Dorn im Auge sein, weil sie natürlich denken Oh, jemand schnappt mir da meinen Arbeitsplatz weg. Das könnte natürlich eine eine Aussage sein. Die zweite Aussage könnte sein Jetzt kommt Mila und nimmt mir lästige Arbeit weg. Das heißt, es gibt ja diese zwei Ansichten und man muss versuchen, sage ich mal, die alle Beteiligten von einer zweiten Ansicht zu überzeugen.
Sprecher 3 (30:57)
Verstehe.
Michel Menk (30:57)
Das heißt, du bist mehr oder weniger hingegangen, hast dir angeschaut, was für Teilbereiche übernimmt Milliarden nach und nach, hast aber deinen Mitarbeitenden gleich die Perspektive gezeigt und vor allem das, warum du das machen möchtest. Neben der unternehmerischen Perspektive natürlich gegenüber dem Personal, wo die Reise hingeht in diesem agilen Prozess. Wie sah es denn bei dem Mandanten aus?
Furat Al-Obaidi (31:19)
Die Mandanten, die haben sich, die haben sich relativ schnell überzeugen lassen. Also ich würde sagen 90 %. Bei 90 % der Mitarbeitern der Mandanten, Entschuldigung, ging das relativ problemlos. Wichtig ist hierbei, dass wenn man wir haben ja praktisch noch mehr vorbereitet, wir werden bald Milan nutzen als als App. Ihr könnt damit das und das machen und dann haben wir schrittweise die Mandanten dazu überführt. Ganz wichtig ist nicht einfach Login Daten zu senden, weil dann loggt sich der Mandant ein, sieht er die Plattform und denkt sich okay, schön und gut, aber was soll ich jetzt damit machen? Sondern wir haben darauf gewartet, bis der Mandant ein ToDo hatte. Das heißt zum Beispiel die Finanzbuchhaltung war fertig und er muss jetzt Belege nachreichen. Das haben wir. Vorher haben wir das noch mal per Email kommuniziert. Jetzt haben wir den Mandanten eine Aufgabe wieder eingestellt. Wir haben die Aufgabe reingestellt und haben dann gesagt okay, lieber Mandant, da ist eine Aufgabe jetzt in deinen Login Daten. Schau dir das mal an.
Michel Menk (32:21)
Der nervige Steuerberater.
Sprecher 3 (32:22)
In der Hosentasche.
Furat Al-Obaidi (32:25)
Und das hat zu 90 95 % geklappt.
Michel Menk (32:29)
Sehr gut, Das kann ich hier noch mal ergänzen. Natürlich ist Kommunikation gegenüber dem Mandanten ganz wichtig. Wir liefern aber auch fertige Informationspakete von einer Mandatsumfrage, die man vorher schalten kann, über Mandanten, Flyer, die an die Mandanten rausgehen können, was denn so die Vorteile sind, bis hin zu ersten Texten, Handlungsempfehlungen, ein Starterpaket, Wie das Ganze losgeht? Ich finde, das war ein ganz wichtiger Tipp. Ich möchte es noch konkretisieren Du hast nicht mit jedem Mandanten einzeln darüber gesprochen, dass jetzt eine App kommt.
Sprecher 3 (32:58)
Ja.
Furat Al-Obaidi (32:58)
Also ich habe das bewusst meinen Mitarbeitern überlassen, weil die sind im regelmäßigen Austausch mit denen, mit den Mandanten. Ich habe gesagt, wenn es Probleme gibt oder wenn ihr das Gefühl habt, der nimmt es nicht wahr oder möchte das nicht, dann gib mir bitte eine Liste von Mandanten und die und die klappe ich ab. Und das waren so circa 5 bis 10 % der Mandanten. Oft hatten Telefonhörer. Einfach mal anrufen, mit dem bisschen quatschen, sagen ihm die Vorteile gezeigt und dann hat das auch anders wahrgenommen. Und dann gab es noch zwei, drei Mandanten, die wollten es partout gar nicht. Und dann habe ich ihnen zu Trick 17 gegriffen, habe gesagt dann Jahresabschluss fertig, komm mal vorbei zur Jahresabschluss Besprechung und dann, als er zufrieden war, noch mal schnell mit reingeschoben und dann. Hatten wir auch die restlichen 3 %.
Michel Menk (33:50)
So kann es funktionieren. Das ist der Weg im Einfachen beschrieben. Vielen, vielen Dank dafür. Ich selber habe wieder ganz viel mitgenommen, möchte dir aber die letzten Worte überlassen mit einer Bitte. Und zwar ein Ratschlag. Auch wenn es mittlerweile schon über fünf Jahre bei dir her ist. Aber an alle jungen Berufskollegen, an alle, die sich vielleicht auch aktuell noch nicht trauen Wir brauchen Steuerberater für den Mittelstand, Wir brauchen die nicht nur in den Big Four. Da bitte auch, aber nicht nur. Was ist denn dein Ratschlag an alle, die vielleicht auch diesen digitalen Transformationsprozess vor sich haben müssen nicht nur die die jungen Steuerberater sein? Was ist das Kernelement, was du mitgeben möchtest?
Furat Al-Obaidi (34:30)
Meine Kernaussage ist Ihr müsst langfristig denken. Ihr müsst schauen in zwei bis Oder schaut euch an, wie sich der Markt in den letzten fünf Jahren verändert hat. Schaut euch an, was die Aufgabenbereiche vor fünf Jahren für Steuerberater waren, was sie jetzt sind und die die Intensität und die Geschwindigkeit der Veränderung, die hat immer weiter zugenommen. Das heißt, ich will jetzt nicht über zehn Jahre reden, viel zu lange hin, aber einfach schon in zwei, drei Jahren kann kann die die völlig andere Kernkompetenzen für den Steuerberater erforderlich sein. Das heißt, es wird nicht mehr wichtig, Welche Kunden nehme ich jetzt? Wie verbuche ich den Beleg auf welche Konten? Sondern ich habe jetzt keine Ahnung. Ich habe einen, Ich habe Mandanten, der verkauft über Amazon, Shopify usw und jetzt stellt sich die Frage wie komme ich jetzt an die Daten ran? Ja, wie kann ich diese Daten verarbeiten? Das heißt, das Thema, die digitalen Datenströme, das wird immer wichtiger sein. Und ohne Digitalisierung können wir das gar nicht.
Michel Menk (35:34)
Siehst du keine Zukunft?
Sprecher 3 (35:35)
Ja.
Furat Al-Obaidi (35:36)
Ich hatte jetzt Mandanten. Der ist zu uns gekommen, der Steuerberater, Der war nicht digital. Und der, der da waren einfach klar. Er hatte sehr viele Geschäftsvorfälle und der Steuerberater meinte Du kannst mir das nicht bezahlen. Die Arbeit, die ich, die ich machen muss, weil da natürlich dann, weil der Analoge unterwegs war.
Sprecher 3 (35:58)
Ja.
Michel Menk (35:58)
Ich finde das eine sehr nette Aussage vom Steuerberater. Ich würde das gerne machen, aber du kannst mir das nicht bezahlen, lieber Mandanten. Dabei kann ich dir nicht helfen.
Sprecher 3 (36:05)
Also der war völlig überfordert.
Furat Al-Obaidi (36:07)
So ja und ich meine diese diese Branchen, die sind ja am boomen, die werden immer weiter zunehmen Und ohne Digitalisierung und Automatisierung wird es gar nicht möglich sein, solche Mandanten zu betreuen.
Michel Menk (36:22)
Das heißt hier zusammenfassend sagst du Digitalisierung ein Mindeststandard, eine tragende Säule, wenn nicht sogar neu. Das Fundament sehe ich auch so, bestätigen mittlerweile im Übrigen auch sehr, sehr viele Studien, dass davon schon Erfolg abhängt, das Ganze zu machen und dann weitere neue Kernkompetenzen bilden, die langfristig tragbar sind. Gar nicht mehr jetzt auf Kurzfristmaßnahmen setzen, die irgendwie mal schnell umgesetzt sind, sondern sozusagen langfristig ausrichten. Mitarbeiter vor allem auf das agile Arbeiten einstellen war glaube ich so das, was ein bisschen hinten rauskam, weil wir alle nicht wissen, was in zehn Jahren passieren wird.
Furat Al-Obaidi (36:58)
Und Digitalisierung nicht als Sprint, sondern es ist ein Marathonlauf. Es ist wirklich halt. Es werden ständig Veränderungen kommen und deshalb kann ich es immer nur betonen. Die Prozesse regelmäßig zu hinterfragen. Was heute richtig ist, muss nicht morgen richtig sein.
Michel Menk (37:14)
Sehr gut zurecht dürfen dich unsere Zuhörer bei Fragen irgendwie irgendwo kontaktieren.
Sprecher 3 (37:20)
Natürlich, wenn.
Michel Menk (37:21)
Sie dich finden.
Sprecher 3 (37:23)
Nicht so.
Michel Menk (37:24)
Super. Ihr dürft euch gerne auch an uns wenden. Vielen, vielen Dank, dass du heute dabei warst. Ich fand es einen wahnsinnig erfrischenden Podcast, auch aus der Praxis noch ein wenig was zu hören und wir freuen uns aufs nächste Mal. Vielen Dank fürs Zuhören und Zuschauen.
Furat Al-Obaidi (37:39)
Danke für die Einladung. Macht’s gut.
