Transkript
Hans Menzdorf (00:00)
Der Altbekannte Satz „Das haben wir schon immer so gemacht“. Warum sollen wir das anders machen? Das das klassische Fall von Investitionsstau ist, den ich entweder finanziell bewältigen kann und auch mit den nötigen Ressourcen oder eben nicht oder sterbe aus. Danke. Herzlich willkommen zum weiteren Podcast Zeitenwende in der Steuerberatung. Heute soll es um das Thema Digitale Transformation und Herausforderungen in der Kanzlei gehen, die damit einhergehen. Vielleicht gar nicht so aus der technologischen Sicht. Und. Wir haben jemanden gefunden, der uns von allen Seiten etwas berichten kann. Ich möchte dich aber gar nicht vorstellen. Hans. Herzlich willkommen! Schön, dass du den weiten Weg tatsächlich nach Köln auf dich genommen hast, in diese wunderschöne Stadt. Und erzähl doch mal ein bisschen was über dich. Damit die Leute erfahren, warum du denn hier rein gehörst in dieses Format. Ja, erstmal. Der weite Weg ist Rostock. Um das klarzustellen von der wunderschönen Ostsee in die wunderschöne Stadt Köln. Ich komme aus der Unternehmensberatung und berate Steuerkanzlei und ihre Mandanten in jeweils den digitalen Themen. Auf der einen Seite die Steuerberatung Kanzlei mit jeglichen Themen der Digitalisierung, der des Umgangs mit Mandanten und auch leichten Hilfestellungen bei verschiedenen Themen, die irgendwo Schnittpunkte zur Digitalisierung haben und ebenso die Mandanten bei der Zulieferung der Daten, bei ihren Geschäftsprozessen und auch der Digitalisierung und Optimierung dieser.
Hans Menzdorf (01:30)
Sehr schön. Ich will einfach mal ein wenig provozieren oder was aus dir herauskitzeln. Wir sind ja klasse vorbereitet und Hans weiß komplett, was auf ihn zukommt. Deswegen jetzt die Frage, wieso der Steuerberater Markt deine Historie ein wenig genauer anguckt. Dann darf man die Frage schon stellen. Du bist in sehr großen Unternehmen tätig gewesen in Konzernen und begleitest jetzt mittelständische Steuerberatung Kanzlei. Was reizt dich oder warum machst du das? Dazu vielleicht die Geschichte Wie bin ich überhaupt zur Steuerberatung gekommen? Ich habe mich selbstständig gemacht und habe dann einen Steuerberater gesucht und habe mich mit dem Steuerberater ausgetauscht. Und dann kam die Frage Hättest du Interesse, das, was du als Selbstständiger machen möchtest, nicht auch bei uns zu machen? Und daraus hat sich eine Zusammenarbeit mit der Kanzlei entwickelt, in der ich viel ausprobieren kann und über die wir sich auch noch im Verlaufe etwas reden werden. Das wir zusammen gearbeitet haben und in dieser Zeit festgestellt haben Ah, da gibt es genug Potenziale in der Kanzlei außerhalb der Kanzlei, die wir bearbeiten können. Der erste Gedanke war natürlich Hilf uns bei den Mandanten DATEV Unternehmen online einzuführen, dass wir die Daten digital in die Kanzlei bekommen und damit dann digital weiterarbeiten können.
Hans Menzdorf (02:45)
Und daraus hat sich ergeben, dass ich zu den Mandanten ging, in Unternehmen online zeigte und gleichzeitig auch schon die ersten Optimierungsansätze hatte. Und dann wiederum okay, was machen wir jetzt mit den Daten in der Kanzlei? Auf einmal haben wir sie in digitaler Form. Aber was können wir tun? Und daran haben wir angesetzt. Und jetzt? Warum die Steuerberatung weiter? Weil es ein super spannendes Thema ist, wie ich finde, dass den Unternehmern hilft. Der Steuerberater und der Unternehmer müssen zusammenarbeiten, gezwungenermaßen, um ein gut führendes Unternehmen zu etablieren. Und ich kann es durchaus nachvollziehen, weil da sind wir uns sehr, sehr ähnlich. Auch wenn ich mittlerweile den Schwenk in die eigene Software gefunden habe und die Welt Eines bleibt aber gleich Wenn wir dem Steuerberater helfen, helfen wir bestenfalls Hunderten von Unternehmen. Das heißt, wir schaffen eine Win Win Situation. Ich glaube, das ist das, was du kurz zusammengefasst ja auch gerade gesagt hast Du hilfst allen, wir haben alle etwas davon. Und ja, wir haben uns natürlich vorher ein wenig ausgetauscht.
Hans Menzdorf (03:42)
Wir sind uns auch einig Die Steuerberatung hat Potenzial. Und zwar wahnsinnig viel, nicht nur Potenzial, was sie auf ein aktuelles Niveau heben, sondern das Ganze nachhaltig und langfristig begleiten zu können. Jetzt hatten wir gesagt, es geht um Hürden in der digitalen Transformation. Mal genug von dir als Person hin zu dem, was du tust, was du bisher so festgestellt hast und es geht ja auch um praktische Hinweise. Wir haben schon einige Dinge besprochen, einiges kennengelernt und ich glaube, den meisten, der zuhören, den sind auch die größten Hürden bewusst. Und sprechen wir es laut aus Wir stoßen auf Widerstände und wir haben Angst vor diesen Widerständen. Das kann man auch so sagen. Wir haben Angst, dass die Mitarbeiter sagen Wir haben Angst, was unsere Mandanten sagen, wenn wir den nächsten Schritt in Richtung Automatisierung gehen. Du hast ein paar ganz spannende Theorien bzw auch praktische Umsetzung Tipps heute mitgebracht und ich würde dich ganz gerne einfach mal fragen in deinem Projekt. Du hast Mila eingeführt als nächste Ausbaustufe DATEV Unternehmen online digitale Daten ab zur digitalen Kollaboration.
Hans Menzdorf (04:42)
Zu dem Warum kommen wir vielleicht noch gegen Ende. Mich interessiert gerade viel mehr. Was für Hürden hast du wahrgenommen? Nimmst du wahr und wie geht ihr damit um? Die Hürden gibt es auf beiden Seiten. Es gibt einmal den Bereich Steuerberatung Kanzlei, da gibt es andere Hürden als bei den Unternehmen. Die Unternehmen fangen wir auf der Seite an, sehen oftmals nicht den Optimierungsvorteil, die Effizienz Möglichkeiten, die Sie tatsächlich haben, wenn Sie eine digitale Buchhaltung haben, wenn Sie sich mit Ihren Prozessen auseinandersetzen und wirklich schauen, was mache ich eigentlich gerade, Ist das Ganze überhaupt rechtskonform? Die haben haben wir eine Verfahrensdokumentation, in der das Thema aufgeworfen ist, dokumentiert ist oder müssen wir die auch noch erstellen? So, und der Unternehmer? Der fokussiert sich eigentlich nur auf seine Themen, wie er sein Unternehmen nach vorne bringt. Eigentlich ist jetzt sehr verallgemeinert, aber kritisch eingeworfen und er kümmert sich nicht um die Prozesse der Steuerberater intern schimpft im schlimmsten Fall über den Mandanten, der das Ganze nicht auf die Reihe bekommt. Das macht keiner, glaube ich.
Hans Menzdorf (05:48)
Auch noch nie mitbekommen. Und da ist schon der erste Kritikpunkt, dass der Steuerberater die Möglichkeit hat, den Mandanten zu befähigen, digitale Zulieferung zu machen und dem Mandanten direkt zu erklären, dass es für ihn auch Vorteile hat. Viele Vorteile kommt. Die Prüfung, ist die Idee Verfahrensdokumentation konforme Verfahrensdokumentation. Da möchte er am Strand arbeiten. Kann er das auch machen, weil er digital unterwegs ist? Und jetzt in der Steuerberatung Kanzlei. Altbekannte Satz Das haben wir schon immer so gemacht. Warum sollen wir das anders machen? Von wem kommt er denn häufig? Von den Mitarbeitern oder aus Kanzleisperspektive? Häufig von den Mitarbeitern. Aus der Kanzlei Perspektive kommt er eher selten, weil die Kanzlei Leitungsperspektive die ist. Ich möchte mein Unternehmen voranbringen. Ich möchte natürlich auch effizient sein, Kosten sparen und meine Mitarbeiter effizient einsetzen, finde ich tatsächlich eine sehr gute Aussage. Wir sprechen da jetzt weiter. Ich will das hier nur mal festhalten. Das war nämlich eine Diskussion, die ich letzte Woche sehr intensiv führen wollte. Wollte gerade. Musste sagen musste ich natürlich nicht, wollte dieses Das haben wir schon immer so gemacht Und ja, es haben wir schon immer seit zehn Jahren Leute gesagt, es wird sich was verändern.
Hans Menzdorf (07:09)
Ich sage pauschal, es hat sich wahnsinnig viel verändert und es wird sich immer schneller verändern. Und was wir abwägen müssen und was wir eigentlich sagen wollen mit das haben wir schon immer so gemacht und warum sollen wir das ändern ist. Es gibt kein Risiko, weder für mich, für meine Arbeit, noch für meinen Job oder was ähnliches. Es stimmt aber nicht, weil gerade das unternehmerische Risiko wächst. Ja, meinetwegen. Der Markt ist in Gesetze gegossen, wir haben eine Vergütungsverordnung und viele mehr. Das muss sich nicht zwingend ändern. Was sich aber ändert und was man neu beurteilen muss, sind unternehmerische Risiken. Und wer eine Kanzlei hat, führt, der trägt auch dieses unternehmerische Risiko und muss den Wandel mitgehen. Jetzt warst du gerade bei den Knackpunkten mit Das haben wir schon immer so gemacht stehen geblieben. Jetzt interessiert auch alle, die hier zuhören, glaube ich. Der praktische Tipp Wie bist du als Berater damit umgegangen? Was für Maßnahmen habt ihr umgesetzt? Weil ich darf so viel schon mal verraten Es ist nicht bei dem, Das haben wir schon immer so gemacht geblieben.
Hans Menzdorf (08:05)
Ja, ich glaube, dann wäre ich auch nicht erfolgreich und wir würden uns wahrscheinlich auch gar nicht unterhalten und mir wäre nicht in der Kanzlei, die alles mitmachen muss, eingeführt. Dann wären wir auch raus. Da wärt ihr auch raus. Wir haben mit Digitalisierungsworkshops angefangen. Digitalisierungsworkshops in dem Sinne, dass wir über die Probleme der Mitarbeiter gesprochen haben in den Anfängen. Die ganz tief hängenden Früchte. Was stört euch eigentlich? Und dabei haben wir relativ viele Potenziale aufgedeckt, die wir brauchten. Natürlich gibt es bei der DATEV auch Möglichkeiten, das Ganze zu kontrollieren das DATEV Digitalisierungscockpit, die Mandanten, Analyse etc. um einfach auch zu sehen funktioniert das, was wir gemacht haben, ja oder nein? Das haben wir gleichzeitig gemacht und sind Ende letzten Jahres effektiv damit gestartet, dass wir die Digitalisierungsworkshops eingeführt haben. Und um das zu sagen wir hatten 50 Buchungssätze pro Stunde zum Zeitpunkt Ende 2022. Dann haben wir uns mit den Themen auseinandergesetzt, kontinuierlich und sind jetzt bei 110. Zwischendurch gab es also nach den ersten Low Hacking Fruits gab es dann die nächste Stufe, dass wir in der Mandantenanalyse geschaut haben.
Hans Menzdorf (09:22)
Okay, welche Mandanten sind jetzt die Mandanten, bei denen wir besonders lange brauchen? Und dann haben wir im Workshop mit den Mitarbeitern diskutiert Was sind die Probleme, die für Sie dort auftauchen? Da kam dann auf, dass die Bank nicht richtig zu geliefert wird, dass irgendwelche Schnittstellen nicht eingerichtet sind, sodass wir uns dann auf das Thema Bank gestürzt haben, dass wir dann auf das Thema Schnittstellen gegangen sind und auch wirklich bewusst auf den Mandanten zugegangen sind und gesagt haben okay, welche Tools hast du? Wie können wir sie anbinden an unser DATEV System, um damit die Daten sauber zu uns zu bekommen? Und das war der Weg, den wir immer gegangen sind, sodass wir von einem zum nächsten Digitalisierungsworkshops, die wir alle vier Wochen quasi nach dem zehnten durchführen, die Ergebnisse gesehen haben, die Mitarbeiter auch gesehen haben Es passiert was, da wird nicht nur gequatscht, sondern wir haben einen Mehrwert. Die Mitarbeiter merken, dass die Daten sauberer reinkommen, dass sie weniger Zeit brauchen, dass sie weniger Fehler machen. Und somit sind wir jetzt bei einer Anzahl an Buchungen pro Stunde von ungefähr zehn.
Hans Menzdorf (10:27)
Sehr gut. Wobei wir jetzt noch nicht mal beurteilen können, wie viel schneller im Jahresabschluss sein werdet aufgrund der ganzen Digitalisierungsthemen. Ich magister auch das noch mal in ganz kurze praktische Tipps zusammenfassen. Also im ersten Moment sagst du ja praktisch geht doch bitte wirklich in einem geschlossenen Rahmen, den wir auch so nennen, nicht zwischen Tür und Angel auf eure Mitarbeiterinnen zu und fragt, wo denn die Probleme liegen. Wo können wir helfen? So kannst du als Digitalisierungsberater helfen. Wo kann ich dir als Kanzlei Leiterin Leiter helfen, das Ganze zu machen? Das heißt, wir hören uns das an, drehen dann das Blatt, notieren das alles mit und schauen Passt das denn? Oder geht das einher mit dem, was wir an Zahlen und Daten im System finden? Also nützt uns denn auch etwas, dieses Problem zu beheben, außer natürlich, dass die Kolleginnen und Kollegen zufriedener sind? So, das ist der erste Kreislauf, den du schließt. Wir hören uns die Probleme an, wir versuchen es zu beheben. Auf der Kehrseite kann natürlich auch nachher keiner sagen Ja, ich will das ja gar nicht anders, weil es war ja schließlich ein Problem.
Hans Menzdorf (11:30)
Und dann drehst du das Ganze deswegen wirklich so, wie eine Acht eigentlich darstellen und sagst okay, jetzt gehe ich an die Zahlen und sage den Mitarbeiter, wo ich die Probleme sehe. Das heißt mehr oder weniger so eine Hand wäscht die andere, um das Ganze umzusetzen. Ich finde es super spannend, richtig und wichtig. Und ich denke das Kernmerkmal hierbei ist, dass man dran bleibt. Das ist keine Einmalaktion. Der Punkt Kontinuität ist dort sehr wichtig, um den Mitarbeitern auch zu zeigen Wir sind kontinuierlich dran, um den Mandanten zu zeigen. Wir sind kontinuierlich daran, nicht nur das Label Digitale Kanzlei zu bekommen, sondern auch wirklich eine digitale Kanzlei zu sein. Und dann gibt es ja das schöne Wort kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Letztlich ist es genau das Wir gucken uns ein Thema an und irgendwann sind die großen Themen weg und dann geht es an die kleineren Themen ran, wo dann vielleicht nicht mehr der Big Bang kommt. Aber 112 3 % Verbesserung, die am Ende immer noch gut ist. Und da sind wir vielleicht bei mir, ja höchstwahrscheinlich sogar, wobei wir da über zweistellige Prozentzahlen sprechen müssten.
Hans Menzdorf (12:31)
Sehr gut. Okay, also ihr habt jetzt die Buchung pro Stunde schon mal deutlich hochgefahren. Ist jetzt erstmal der IPO Teil. Das ganze könnten wir natürlich wiederholen für alle weiteren Prozesse, Jahresabschluss, Steuererklärungen, Beratungsthemen etc. Ihr nehmt die mit. Verstehe ich auch alles. Das heißt, ihr schafft so was wie eine Innovationskultur. Das wäre mein Begriff dafür, den man anfängt zu etablieren. Das ist halt leider tatsächlich häufig zu kurz gekommen. Das ist auch kein Vorwurf gegenüber der Branche oder sonst irgendwem. Das ist tatsächlich so, weil es nicht notwendig war, viele Jahre lang. Es gab gewisse Partner, die haben dieses technologische Fortschritts level einfach vorgegeben. Man konnte auch nachziehen, man konnte die ersten vorziehen lassen. Das wird sich jetzt ändern. Ihr habt aber ein riesen Ergebnis für alle Mitarbeiter erzielt und vielleicht lassen wir das jetzt einfach mal raus, weil da wird so viel drüber gesprochen. Vielleicht wird es aber irgendwann für alle so sein. Genau. Wir haben, als ich angefangen habe, in der Kanzlei zu arbeiten, im Mai 2020 mit 40 Stunden pro Woche ganz normal gearbeitet, sind dann über die Zeit auf 38 Stunden pro Woche runtergegangen bei den Mitarbeitern und seit dem 1.
Hans Menzdorf (13:35)
09. gibt es eine vier Tage Woche bei 35 Stunden und vollkommen Remote Arbeit, sodass die Mitarbeiter wirklich von wo aus auch immer arbeiten können. Und eben dieses Thema Work Life Balance auch reinbringen können. Der beste Beweis dafür, dass diese Innovationen irgendwo greifen, dass die Mitarbeiter effizienter arbeiten, keine Papierkisten abholen müssen, nichts mehr gescannt werden muss oder nahezu nichts mehr. Ich glaube, es ist utopisch, dass es Mandanten gibt, die das alles nicht machen wollen. Aber letztlich funktioniert das. Und das Ganze mit dem Innovationsgedanken reinzubringen. Ich glaube, viele Kanzleien haben gar nicht die Zeit, sich mit Innovation auseinanderzusetzen, weil sie viel zu viele andere Themen haben, scheuen sich aber auch davor, mit anderen zusammenzuarbeiten. Sobald dieser Gedanke da ist, dass man das die Kanzlei sich mit anderen Unternehmen zusammenfasst, nach Best Practices sucht, vielleicht auch mit Externen zusammenarbeitet, kann das Ganze gut nach vorne gehen, weil damit ein externer Blick kommt und die Mitarbeiter nicht mehr ihr eigenes Problem nur sehen und ihren eigenen Vorteil, sondern der große Vorteil gesehen wird.
Michel Menk (14:48)
Und dieses Thema Innovation. Wenn ich jeden Tag nur meine FiBu mache, dann habe ich auch keine Zeit dazu oder den Jahresabschluss mache. Und selbst die Steuerberater haben genug andere Themen, so dass sie da auch wenig Zeit für haben. Ich denke, man braucht tatsächlich einen Wegbegleiter. Das ist schon richtig. Wir hatten es in der letzten Folge mit dem Kollegen Jeremy Schwarz von MDC, die ähnliche Ansätze haben, das Ganze umzusetzen. Es braucht noch deutlich mehr. Du verfolgst das Ganze. Was man aber vielleicht mal sagen muss, wenn du offen darüber sprechen möchtest. Was war denn dein Zeitinvest auf den Monat gesehen oder die Woche gesehen, um diese digitale Transformation in der Kanzlei anzustoßen? Ich glaube, viele denken tatsächlich, ich muss jemanden haben, der Vollzeit permanent sich um das Thema kümmert, obwohl ich ja nur in Anführungszeichen 101520 Leute habe. Grob geschätzt. Rückblickend sind es 6 bis 8 Stunden pro Woche. Da sind dann aber auch Themen drin, wie die Mandanten zu befähigen, intern ein paar andere Themen zu bearbeiten und sich eben auch wirklich Zeit zu nehmen für die Mitarbeiter, um deren Probleme aufzunehmen und auch erreichbar zu sein.
Hans Menzdorf (15:56)
Also am Anfang war die Zeit, der zeitliche Aufwand deutlich höher. Jetzt mit den ersten Früchten ist es besser und der Innovationsgedanke ist eben auch bei den Mitarbeitern anders da, dass sie auch direkt die Fehler oder Probleme sehen, ansprechen und wir nicht mehr unbedingt bis zum nächsten Digitalisierungsworkshop warten müssen, finde ich sehr gut. Ich hatte es irgendwann auch schon mal geschrieben. Ich bin ja, wenn wir wirklich über digitale Transformation sprechen. Ich will den Begriff Digitalisierung auch gar nicht mehr verwenden. Gar kein Freund mehr vom Thema Return on Investment würde sich jetzt hier im klassischen Falle, wenn wir es einfach mal schwarz auf weiß runterrechnen würden, wahrscheinlich wahnsinnig lohnen. Kann man nicht anders sagen. Ich spreche ja viel über das Thema Cost of in Action. Also was passiert denn, wenn ich es nicht tue? Also wie teuer komme ich das zustande? Und da sollte auch jeder mal drüber nachdenken. Was Sie jetzt jeder mal fragen kann ist wie viel Zeit könnte ich denn theoretisch die Woche aufbringen? Entweder ich eine andere Person und wenn. Nicht zu dem Schluss kommen, dass es der eine Tag die Woche ist.
Hans Menzdorf (16:54)
Dann holt euch jemand extern dazu. Es gibt mit Sicherheit auch noch viele, viele weitere, die das Ganze sehr gerne begleiten. Auch aus dem Unternehmermarkt, die kommen. Schaut mal euren eigenen Mandantenstamm auch das ist ja ein ganz netter Tipp zu sagen wer ist denn da vielleicht in der Digitalisierung sberatung tätig oder woanders? Und wenn nicht, dann fragt halt den Hans. Er macht das alle. Wir sind jetzt da, dass wir sagen okay, ihr habt jetzt einen Innovationszyklus, eine Innovationskultur, die sich langsam etabliert. Die Vier Tage Woche. Das heißt, wir können wirklich eigentlich schon davon sprechen, dass wir, ja das Unternehmen, diese Kanzlei so weit geformt haben, dass sie eben für die Zukunft gewappnet ist, wenn man das Ganze denn so beibehält. So, jetzt kommen wir aber wieder zu einem anderen Punkt, der auch ganz, ganz viel begleitet diese Innovationsschübe vermeintlich. Und ich bricht jetzt einfach aus meinen letzten Jahren etliche DATEV Komfort Einführung DATEV, DMS Einführung Unternehmen online am Fließband. Ja, dann kamen noch die Hochleistungsrechner dazu oder sonstige Projekte und danach war erst mal gut.
Hans Menzdorf (17:55)
Ich höre ganz ganz oft ja dann dieses Jahr, da haben wir schon was gemacht, das kann ich nicht mehr machen. Was du jetzt sagst, ist wir müssen das laufend machen. Das ist halt kein Projekt als solches, was ich auf den Zeitraum begrenze, sondern das ist etwas, was wir etablieren müssen. Und ich denke, das geht ganz gut mit meiner nächsten Frage einher. Wir sprechen oder? In der Wissenschaft wird gerade darüber diskutiert, ob wir über die vierte Epoche der industriellen Revolution sprechen, die jetzt gerade ansteht oder tatsächlich etwas vollkommen Neues erleben Der Wandel von der Industrie zum Wissensmarkt, das heißt Wissen wird eine ganz andere Bedeutung einnehmen, und zwar technologisches Wissen. Wissen, was ich in Daten zusammenfassen kann, was ein PC auswerten kann und eben genau das, was diese KI erstmal nicht weiß. Weil das, was ich weiß, was ich noch nicht in den PC gebracht habe, kann die KI auch erstmal nicht wissen und so wird es halt ein ewiger Zyklus werden. Worauf möchte ich hinaus? Was glaubst du, was für eine Rolle wird dieses Thema laufend?
Hans Menzdorf (18:53)
Innovation, vielleicht auch disruptive Veränderung der Technologien, die wir heute erleben. Weg von der OCR, hin zu KI, hin zu selbstlernenden Mechanismen. Wie schnell wird das Ganze gehen und wie muss sich eine Kanzlei eigentlich positionieren, um auch da nachhaltig erfolgreich zu sein? Ich glaube, da ist der erste Ansatz wiederum, die Kontinuität zu stärken, den Mitarbeitern zu zeigen, dass sie einen Mehrwert am Ende haben, wenn sie sich mit diesem Thema auseinandersetzen. Zu identifizieren, Welche Herausforderungen kommen auf mich zu? Was braucht eine KI eigentlich, um sauber arbeiten zu können? Da sind wir bei einem Problem, das glaube ich. Jede Kanzlei hat, zumindest die, mit denen ich gesprochen habe. Stammdaten Passen die Daten überhaupt, mit denen wir arbeiten? Welche Daten Zulieferungen haben wir? Also Ebene eins ist einfach Das System merkt sich, was auf welches Konto gebucht wurde und kann das wiederholen. Die nächste Stufe ist Was steht auf der Rechnung drauf? Was kann ich damit machen? Da gibt es ja auch Entwicklung hin zu den digitalen Rechnungen, zu den Rechnungen, dass dort auch viel, viel besser mit den Datensätzen gearbeitet werden kann und sich da einfach immer darauf vorzubereiten, immer wieder zu schauen, was ist, was ist die Zukunft, die auf uns zukommt?
Hans Menzdorf (20:03)
Was müssen wir eigentlich machen, um uns vorzubereiten Und dann eben auch wieder einen kleinen, ein kleines Stück nehmen, angucken, daran arbeiten. Und ich glaube auch, dass es wichtig ist, die Mandanten dahingehend zu befähigen, dass sie die Informationen, also dass sie mit der Kanzlei zusammenarbeiten wollen, dass der Weg viel, viel einfacher wird, als mit Emails mit Anrufen zusammenzuarbeiten, sondern auch wirklich das Ganze auf den Stand der Technik zu bringen, wie heute Unternehmen arbeiten, sei es große Unternehmen, kleinere Unternehmen, das Ganze eben auch an der Steuerberatung Kanzlei nicht vorbeigeht. Beispielsweise Ticketsysteme Media. Er spielt auf mich ja an, ich provoziere jetzt einfach mal, Ich bin die Kanzlei, du bist mein Berater. Die Rechnung wird aller Voraussicht nach 2026 Einzug halten. Lass uns pessimistisch sehen. 2028 wird das Realität sein. Ich werde nicht mehr buchen. Ich werde keine Rechnungen mehr lesen, auslesen oder sonstiges. Was mache ich denn dann als Kanzlei? Was ist denn dann dein Beratungsansatz, wenn es nicht mehr darum geht, die Firma zu optimieren?
Hans Menzdorf (21:10)
Ich kann mich endlich um die Mandanten kümmern. Ich kann den Mandanten eine betriebswirtschaftliche Beratung geben, kann ihnen eine steuerliche Beratung geben, was viele Mandanten sich wünschen, um die Vorteile einfach ausschöpfen zu können, die möglich sind. Und diese Zeit für die Mandanten oder die ich jetzt auch schon, wenn ich jetzt effizient arbeite, den Mandanten geben kann. Das wird mir auch dreifach zurückgezahlt. Die Mandanten bleiben ja, es kommen gute Mandanten übers Hörensagen dazu. Und letztlich ein glücklicher Mandant macht auch weniger Stress, so dass es einfach intern auch besser abläuft. Sehr gut. Was braucht es denn dazu? Wir haben jetzt gesagt, okay, was wird dann passieren in. Kanzlei, Mitarbeiter, qualifizierte Mitarbeiter, qualifizierte Mitarbeiter und gebildete Mandanten, gebildete Mandanten. Nicht insofern, dass sie ungebildet sind, sondern dass sie dahin gehend gebildet sind, was sie eigentlich für Prozesse haben, was der, was sie zuliefern müssen, was sie bekommen, welche Vereinbarung eigentlich zwischen dem Steuerberater und ihnen besteht und die Qualifizierung der Mitarbeiter. Das ist natürlich die Sache in der Steuerberatung, also die interne Thematik, dass immer wieder gesagt wird okay, hier, wir gucken uns, setzen uns mit dem Thema auseinander, gucken uns Videos an, diskutieren Beiträge, um einfach auch alle mitzunehmen.
Hans Menzdorf (22:30)
Was sind die Vorteile, was kommt auf uns zu? Und bei den Mandanten eben auch wiederum zu sagen hier, wenn ihr dieses Tool nutzt, dann könnt ihr damit eure BWL besser auswerten. Mit diesem Tool könnt ihr die Bank bearbeiten, die Tickets bearbeiten, Ihr könnt eure Belege erfassen, ihr könnt sie einsehen etc.. Denke das trifft es ja sehr gut. Wieder auf den Punkt. Und so schließen wir da auch den Kreis zu sagen, wir kommen halt zu einer Wissensgesellschaft. Was wir brauchen ist Wissen und wovon wir weggehen müssen, ist eben permanent nur an Prozesse zu denken, an Systeme und Technologien. Die stiften nämlich eben genau den Nutzen, dass ich Wissen da, wo ich es nicht brauche, auch nicht mehr kommunizieren muss. Nehmen wir ein Beispiel Prozessautomatisierung. Mandatsaufnahme ist so das treffendste Beispiel. Wie viele Parteien sind an diesem Prozess beteiligt? Was passiert, wenn die eine Person ausfällt, die den in und auswendig kennt? Schwierig. Gib mir jetzt aber ein System den Prozess vor und muss eigentlich nur das machen, was das System mir sagt.
Hans Menzdorf (23:31)
Ähnlich. Genau so wird es mit Datenanalysen sein, Das heißt Wissen, was ich heute vermitteln würde, muss ich gar nicht mehr vermitteln. Weil wenn ich das System richtig pflege, die richtigen Daten eingebe, richtig kommuniziere, dann wird mir das System irgendwann das Wissen liefern, was ich benötige. Ich muss dann selber urteilen. Das ist ganz wichtig. Das Urteilsvermögen des Menschen ist immer noch entscheidend. Wird es auch die nächsten zehn Jahre sein, zumindest nach meiner persönlichen Meinung. Und genau das ist der Grund, warum wir. Heute werde ich auch immer wieder gefragt, warum denn jetzt schon jetzt schon wieder mal in Anführungszeichen gesetzt, ganz ehrlich einsetzen, anstatt erst, wenn da 30.000 weitere Kanzleien drauf, Weil wir genau diese Daten jetzt schon brauchen. Weil wir genau dieses Gedankengut jetzt schon in ein System bringen möchten, Weil wir jetzt schon Daten miteinander kombinieren und aus diesen Daten was machen. Und es wird sich halt immer mehr mehren und wir brauchen genau dieses Verständnis dafür, bevor wir gleich zum Ende kommen, weil eigentlich waren wir gerade bei Wissensmanagement stehengeblieben und warum wir jetzt schon Daten zusammenführen sollten.
Hans Menzdorf (24:32)
Prozessautomatisierung nutzen sollten auch Collaboration. Wir nehmen halt jetzt schon alle mit auf diesem Weg, denn ein Weg ist es. Und zwar einer, der sich relativ schnell wandelt, verändert und eben disruptive Veränderungen mit sich bringt. Passiert das ein oder zwei Mal, dann bin ich raus, wenn ich davor nicht irgendwo schon auf einer Stufe stand. Das ist denke ich auch allen klar, die heute noch sehr analog unterwegs sind. Das das klassische Fall von Investitionsstau ist, den ich entweder finanziell bewältigen kann und auch mit den nötigen Ressourcen oder eben nicht. Oder ich sterbe aus. Danke. Ich möchte eine Frage mitgeben und zwar für alle. Einfach mal drüber nachdenken, Ja, dann vielleicht seine Konsequenzen stellen und jetzt stelle ich sie dir. Was glaubst du denn, wie viele qualifizierte Mitarbeiter Buchhaltungskräfte beispielsweise heute eine betriebswirtschaftliche Auswertung, die BWLer den Klassiker lesen und verstehen können. Also kann ich. Ich kann an einer BWL erkennen, was gerade bei meinem Mandanten passiert. Ich sage, ich kann das behaupte ich jetzt einfach mal! Schwierige Frage. Ich glaube, es sind circa 50 % der Mitarbeiter, die es können.
Hans Menzdorf (25:41)
Vielleicht sind es auch eher 40, also in diesem Dreh circa die Hälfte der Mitarbeiter wird es können, die restliche Hälfte wird vielleicht die Zahlen irgendwo sehen können, aber wird auch nicht genau wissen, was sie sehen. Ich sehe es ähnlich. Tatsächlich vielleicht sogar noch ein bisschen schwieriger. Kommt natürlich auf die Mandatschaft an und was das für Mandate sind. Meine Bitte an alle Das Thema Innovationskultur heute mal mitnehmen. Fragt tatsächlich in der Kanzlei, wo die Probleme sind, schaut dann aber auch nicht blind. Einfach, dass ihr diese Probleme löst, sondern verifiziert das, kontrolliert das setzt um und geht in diesen dauerhaften Zyklus über, Holt euch Hilfe dafür und macht das Ganze, was die BWL bis jetzt zum Ende angeht, hin zur Wissensgesellschaft, also das, was wir am Ende gesagt haben, hin zu Datenmengen, Systeme zusammenführen, digitale Signatur, Stammdaten, Verwaltung, Ticketsysteme alles der Startschuss von etwas ganz, ganz Großem, was sehr schnell auf uns zurollen wird. Neben den Änderungen, die so oder so auch schon vom Gesetzgeber kommen, so was wie die Rechnung, die Modernisierung der Betriebsprüfung.
Hans Menzdorf (26:43)
Nehmt euch doch mal dieses Thema einfach vor. Das ist ein guter Einstieg, um mit Leuten ins Gespräch zu kommen, sowohl mit Mitarbeitern wie auch mit Mandanten. Pickt euch bitte. Aus Berater Perspektive jeden Monat, meinetwegen stichprobenmäßig von einer Kollegin, einem Kollegen ein Mandanten raus und geht gemeinsam mal 20 Minuten diese BVA durch. Macht das. Jeder Berater nimmt sich sein Mitarbeiterkreis und spricht das einfach mal durch. Das wird erstmal zur Selbstbestätigung beitragen für einen anderen Blickwinkel, auch im Buchungsverhalten. Auch wenn wir das künftig wahrscheinlich so nicht mehr brauchen. Dann brauchen wir aber eben das Verständnis für das, was das System gemacht hat. Und wenn ich es an einer BWL erkennen kann, bin ich sehr, sehr gut dabei, weil dann muss ich nämlich nicht mehr alle Buchungssätze durchgehen, die das System mir vorschlägt. Der Abschluss gehört dir. Wir sind auch am Ende angekommen. Alle haben lang genug zugehört. Was möchtest du noch als letzten praktischen Tipp, außer dass man deine Dienstleistung in Anspruch nehmen sollte, mitgeben? Mein Tipp ist Geht auf Leute zu, mit denen ihr zusammenarbeiten könnt, ihr euch helfen kann.
Hans Menzdorf (27:44)
Macht nicht den Big Bang, sondern führt Programme Tools mit einem Schritt für Schritt Verfahren ein. Beispielsweise Milia nutzt es nur für die digitale Signatur. Dann werden die ersten Mandanten schon selbst sehen. Aber wir können auch Aufgaben erstellen und werden dann die Aufgaben erstellen und können das dann immer weiter ausrollen. Ebenso ist es auch bei anderen Digitalisierungsvorhaben, dass einfach dieses Schritt für Schritt Kontinuität. Das viel, viel wichtigere Thema ist, um voranzukommen, um erfolgreich zu sein. Mit einem Big Bang wird es nie funktionieren und es ist wichtig zu beachten, dass die Anlaufkurve immer sehr hoch ist, bevor es gut abläuft und dass der Aufwand am Ende am Anfang deutlich höher ist als am Ende und dass das einfach einkalkuliert werden muss. Und dass auch die Mitarbeiter wissen, dass sie am Anfang, egal welches neue Tool kommt, mehr machen müssen, weil sie einfach was Neues lernen müssen, neues wissen, sich aneignen müssen. Okay, zum Abschluss Hans. Du darfst noch unserem nächsten Podcast Gast eine Frage mitgeben Was möchtest du dem nächsten noch unbekannten zumindest für dich Podcast Gast gerne fragen.
Michel Menk (28:56)
Gute Frage. Soll ich das notieren? Ja bitte. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass das Change Management sehr, sehr schwierig ist, die Mitarbeiter mitzunehmen, die Mandanten mitzunehmen, auf sie einzugehen, ihnen die Vorteile zu vermitteln. Wie bekomme ich den Mehrwert vermittelt? Und ich würde gerne Erfahrungen von anderen hören. Wie gehen Sie damit um, dass die Mitarbeiter mitziehen bei Digitalisierungsprojekten? Wie bekommen Sie Ihre Mandanten dazu? Wir haben einen Weg gefunden bzw die Kanzlei und ich bzw auch das Unternehmen alleine. Wie wir das schaffen, Aber aus Erfahrungen zu lernen finde ich sehr, sehr spannend und das wäre eine Frage, die mich interessieren würde. Dann nehmen wir doch Erfahrungen zum Change Management Umgang im Prozess Einmal mit für den nächsten Gast, mal schauen wir die beantworten wird und können das so was wie der Abschluss. Danke, dass ich hier sein durfte. Vielen Dank Und wir hören uns bestimmt irgendwann noch mal!
